Как написать заявление на выдачу трудовой книжки

В каких случаях работнику может понадобиться ТК

В соответствии с Трудовым кодексом России основным документом, включающим сведения обо всем периоде рабочего процесса работника, является трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Она ведется по форме, утвержденной Приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021.

При трудоустройстве человек отдает ее в отдел кадров и оставляет на хранение до расторжения договора. Если молодой специалист устроился на первое рабочее место в своей жизни, то работодатель приобретает новый бланк и вносит первую запись (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).

Задача по ведению, хранению и выдаче возлагается на работодателя, который организует процесс работы с документами (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Уполномоченное лицо, которое непосредственно отвечает за эти бланки строгой отчетности, назначается распоряжением руководителя (п. 41–42 Порядка, утв. Приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021).

Иногда работнику требуется получить книжку в разных целях:

• в Пенсионный фонд РФ — для оформления пенсии;
• в органы соцзащиты — для получения пособий и компенсаций;
• в банки — для получения кредитов;
• в другие госструктуры — для подтверждения занятости;
• для устройства на дополнительную работу и др.

Для этого необходимо написать заявление на предоставление трудовой книжки и отдать в отдел кадров. В некоторых случаях по закону работодатель обязан отдать оригинал, в других — только копию и выписку.

Может ли работодатель выдать ТК работнику

Законодательство предусматривает только несколько случаев, когда документ выдается работнику на руки. Обычно ТК возвращают человеку в день расторжения договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). И для этого заявки не требуется. Уволенному сотруднику отдают ТК автоматически сразу после увольнения. Но иногда это невозможно, поскольку человека нет на месте по разным причинам — например, из-за болезни. Тогда он пишет заявление или согласие, чтобы ТК отправили по почте по конкретному адресу.

Другой случай, когда работодатель вправе выдать на руки оригинал, — предоставление документа в госорганы в целях обязательного соцстрахования — например, для назначения или перерасчета пенсионного пособия. В такой ситуации работник пишет заявление на получение трудовой книжки на руки, указав основание. Руководство обязано отдать оригинал через три рабочих дня, не позже (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

В этой ситуации обязательно зафиксируйте факт выдачи документа. Например, запишите это в книге учета или получите расписку с подчиненного, который забрал подлинник. Это обезопасит работодателя и снимет с него ответственность, если произойдут непредвиденные обстоятельства — например, потеря, кража бланка или обычная халатность сотрудника.

В других ситуациях, например для предоставления сведений о работе в банковское учреждение, руководство обязано выдать не оригинал, а заверенную копию или выписку из ТК. На это отводится 3 рабочих дня с момента получения заявки от служащего. Руководство компании не вправе принимать решение о выдаче подлинника вместо выписки, если это не предусмотрено законодательством.

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки

Каждая компания сталкивается с необходимостью выдавать ТК или выписки из нее работникам. Чтобы удовлетворить просьбу подчиненного, руководителю необходимо получить от него не устное, а письменное обращение. Только в этом случае он обязан выдать документ. Работник обращается с этой целью в отдел кадров и просит бланк такой заявки.

В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы заявления на трудовую книжку, ее составляют в произвольном виде. Чтобы не изобретать велосипед, в компании такие типовые формы разрабатывают заранее.

По общепринятым правилам его составляют следующим образом:

• в правом верхнем углу — кому (фамилия и инициалы, должность руководителя, название организации) и от кого (фамилия и инициалы, должность заявителя);
• посередине — название документа;
• основная часть, в которой пишут просьбу предоставить ТК и обоснование, почему и куда она требуется;
• дата и подпись с расшифровкой.

Бумагу оставляют в отделе кадров, пока служащий не вернет ТК на место.

Вот шаблон заявки для отправки ТК по почте:

А это заполненный образец для предоставления документа в ПФР:

Что делать, если работодатель не выдает трудовую книжку

Если руководство компании по закону обязано выдать ТК, то его вправе привлечь к ответственности. При увольнении Трудовой кодекс РФ обязывает руководство компании провести расчет с работников и выдать документы в день расторжения договора. Если этого не произошло, работодателю придется отвечать.

Например, если невыдача бланка повлияет на отказ человеку в дальнейшем трудоустройстве, то работодатель обязан возместить бывшему коллеге моральный вред (ст. 234, 237 ТК РФ). В этой ситуации человек вправе обратиться в территориальный орган Роструда, Трудовую инспекцию или подать в суд иск о выдаче трудовой книжки и потребовать с бывшего руководства выдать зарплату за время задержки документа и взыскать компенсацию.

Кроме материальной ответственности, нарушителя вправе оштрафовать (ч. 1 ст. 5.27 КоАП):

• компанию — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.;
• директора (или ИП) — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.

За повторное нарушение грозит штраф (ч. 2 ст. 5.27 КоАП):

• для организации — от 50 тыс. до 70 тыс. руб.;
• для руководителей — от 10 тыс. до 20 тыс. руб.