рубрики

Как навести порядок при обмене документами между подразделениями

02 Июля 2018 в 14:24
Как часто конфликты между различными подразделениями и отдельными работниками случаются из-за утерянных или несвоевременно переданных документов? Возможно ли их избежать, или следует принять как данность и перестать понапрасну тратить нервы и сажать голосовые связки?
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

История

Игорь много слышал, что болеть невыгодно, но не думал, что до такой степени: две недели провел на больничном, и получил только половину зарплаты! Поразмышляв несколько дней, он все-таки решил разузнать в бухгалтерии – почему так мало насчитали.

Расчетчик, щелкнув мышкой и бросив взгляд на монитор, сообщила, что больничный она не получала, и предложила поискать его в отделе кадров.

Кадровик просмотрела больничные, лежащие в одной из папок, и ответила:

- Здесь нет... Вы когда его принесли?

- Сразу, как вышел на работу, 23-го.

- Все больничные, полученные до третьего числа, четвертого я передала в бухгалтерию, так что ищите у них.

- Да что Вы издеваетесь! – вскипел Игорь. – Бухгалтерия к вам посылает, вы - к ним… Идите сами и вместе ищите, куда вы его дели!

- Никуда мы Ваш больничный не дели. Раз в бухгалтерии нет, значит, мы его не получали. Кому Вы его отдали?

- Как обычно – начальнику.

Кадровик взяла другую папку.

- Ваш начальник первого принес мне только табель, и ничего больше. Кстати, больничный в нем не отмечен.

- Как?!

Игорь подскочил ближе. Действительно, в его строчке две недели были заполнены непонятными буквами НН.

- Если бы я увидела больничный, то попросила бы привести табель в соответствие с документами. Может, Вы собирались его отдать, но не сделали это?

- За дурака меня считаете? – рявкнул Игорь, вылетая из кабинета.

Начальник тоже стал уверять, что все передал вовремя.

- А почему Вы мой больничный тогда в табеле не отметили и кадровик это приняла? – Игорь был в отчаянии. Он точно помнил, как приносил этот несчастный больничный, и вот теперь тот исчез.

- Не ори на меня! – Начальник стал вытаскивать из стола ящики и с грохотом ставить на столешницу. - Пожалуйста, ищи сам!

Когда достали последний – нижний - ящик, на дне тумбы нашелся больничный. Очевидно, выпал из забитого бумагами верхнего.

Шпаргалка

Чем больше численность компании, тем выше объем документооборота и тем сложнее найти в нужное время нужный документ. Усугубляет проблему временное отсутствие на рабочем месте ответственного работника, знающего, где что лежит или когда кому было передано.

Если с хранением документов в большинстве организаций проблем обычно нет – исполненные подшиваются в соответствующие папки, находящиеся в работе разложены по различным лоткам или папкам, то при передаче документов внутри организации пропажи нужных бумаг встречаются довольно часто. Единственная возможность избежать их – четкая фиксация даты и времени передачи конкретных документов с подписями передавшего и получившего.

Да, нам не хочется разводить лишнюю бюрократию и обижать недоверием коллег, но очень быстро и они и вы убедитесь, что такие журналы существенно облегчают жизнь, не занимают много места и не отнимают много времени. Сколько сил сэкономил бы герой нашей истории, имей возможность отследить по журналу путь своего больничного.

А ведь точно так же могут потеряться кадровые приказы, табели учета рабочего времени, заявления, докладные или объяснительные записки.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Основы делопроизводства: как пишется «исполняющий обязанности» сокращенно

Врио — это временно исполняющий обязанности. И. о. — исполняющий обязанности. В чем разница и как правильно писать сокращенно «исполняющий обязанности директора» или «временно исполняющий обязанности» — разберем на примерах.

06 Мая 2019 в 16:46

Документооборот. Требования к оформлению документации

ГОСТ по делопроизводству и документообороту (2019 г.) — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов. С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

Делопроизводство Документооборот

15 Марта 2019 в 16:30

Правила оформления документов в делопроизводстве

Правила оформления документов — это утвержденный порядок обращения с деловыми бумагами в конкретной взятой организации. А поскольку в любой организации существует потребность ведения документооборота, то, как правило, эту функцию возлагают на конкретное лицо, секретаря или офис-менеджера. В крупных компаниях существует отдельная должность делопроизводителя. Рассмотрим правила оформления документов в делопроизводстве (ГОСТ 2019).

Делопроизводство

10 Февраля 2019 в 09:07

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

КДП на предприятии — это деятельность, целью которой является разработка, оформление и ведение бумаг по персоналу. К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Делопроизводство Документооборот

07 Февраля 2019 в 10:30

Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

Номенклатура дел - сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.

Архивное хранение Делопроизводство

30 Января 2019 в 17:40

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА