Как оформить договор аренды служебного автомобиля сотрудником
На практике распространены ситуации, когда организация арендует у работника его личный транспорт, который используется в производственных целях. Но недавно ко мне обратились за консультацией с вопросом о возможности иной ситуации — аренды служебного авто, принадлежащего организации, ее работником. Разбираемся, возможно ли заключение договора аренды служебного транспортного средства с сотрудником и какой порядок его оформления.
Скачать бланк договора аренды служебного автомобиля с работником
Скачать образец заполнения договора аренды служебного автомобиля с сотрудником
Возможна ли аренда служебного автомобиля сотрудником
Да, возможна. Никаких ограничений для таких ситуаций законодательство не устанавливает. Допускается арендовать служебный транспорт сотрудником организации, как и иным другим физическим лицом.
Как оформить аренду служебного автомобиля сотрудником
Для оформления арендных правоотношений организации (арендодателю) необходимо заключить с работником договор в письменном виде. В него включают следующие положения:
- Данные об арендодателе (наименование, ИНН, ОГРН, место нахождения, банковские реквизиты) и арендаторе (ФИО, данные паспорта, место регистрации).
- Предмет сделки — подробные характеристики арендуемого транспортного средства. Необходимо указать его марку и модель, госномер, цвет, год выпуска, VIN, номер двигателя и др. Это существенное условие договора. Если подробно не идентифицировать авто, а, к примеру, написать только его марку и модель, то сделку могут признать незаключенной.
- Размер арендной платы, срок и порядок ее внесения.
- Определяется, арендуется авто с экипажем (т.е. арендодатель предоставляет водителя, который управляет авто) либо без экипажа.
- Определяется, кто производит текущий и капитальный ремонт авто, несет расходы на его страхование, техническое содержание, производит заправку топливом. Если транспортное средство арендуется с экипажем, то эти обязанности, как правило, ложатся на арендодателя. Без экипажа — на арендатора. Стороны вправе установить иные условия, перераспределив перечисленные расходы между собой любым образом.
- Срок арендных правоотношений. Если срок не указать, то договор является заключенным на неопределенный срок.
- Субаренда. Арендатор вправе сдать арендуемый им у работодателя автомобиль в субаренду, если договорными условиями не установлен запрет на субаренду. Если арендуемое транспортное средство передается арендатором по субаренде, то его срок не должен превышать общий срок первоначальных арендных отношений. Ответственным перед арендодателем при субаренде остается первоначальный арендатор.
- Ответственность сторон. К примеру, пени за просрочку внесения арендатором арендной платы.
- Условия изменения и расторжения договора.
- Порядок разрешения споров.
- Иные условия, исходя из специфики правоотношений сторон.
Как выглядит договор аренды служебного автомобиля сотрудником
Бланк договора аренды служебного автомобиля сотрудником выглядит так:
|
ДОГОВОР АРЕНДЫ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА С ЭКИПАЖЕМ N__ г. _____________ «__» ________ ____ г. ______________, именуем___ в дальнейшем «Арендодатель», в лице __________, действующ___ на основании ____________, с одной стороны, и ______________, именуем__ в дальнейшем «Арендатор», в лице ____________, действующ___ на основании ________, с другой стороны, именуемые вместе «Стороны», а по отдельности — «Сторона», заключили настоящий договор (далее — Договор) о нижеследующем. 1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору во временное владение и пользование автотранспортное средство (далее — Транспортное средство) и оказывает своими силами услуги по управлению им и его технической эксплуатации. Основные характеристики Транспортного средства:
________________________________________________________ (указываются иные признаки, индивидуализирующие Транспортное средство). 1.2. Передаваемое в аренду Транспортное средство является собственностью Арендодателя на основании (выбрать нужное)
1.3. Арендодатель гарантирует, что на момент заключения Договора Транспортное средство в споре или под арестом не состоит, не является предметом залога и не обременено другими правами третьих лиц. 1.4. Договор вступает в силу со дня его заключения и действует по «__» ________ 20__ г. включительно. Срок начала аренды: «_____» _________________ 20__ г. Срок окончания аренды: «_____» _________________ 20__ г. 1.5. Арендатор должен использовать Транспортное средство в целях _________________________. 2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН 2.1. Арендодатель обязан: 2.1.1. Подготовить Транспортное средство к передаче, включая составление акта приемки-передачи, являющегося неотъемлемой частью Договора. 2.1.2. Передать Арендатору Транспортное средство вместе со всеми принадлежностями и документацией по акту до даты начала аренды, указанной в п. 1.4 Договора. 2.1.3. В течение всего срока аренды поддерживать надлежащее состояние Транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей. 2.1.4. Предоставить для управления Транспортным средством и его технической эксплуатации квалифицированный экипаж в составе ___ (_____) человек и обеспечить соответствие состава экипажа и его квалификации требованиям обычной практики эксплуатации транспортного средства данного вида и условиям Договора. (п. 2.1.5 включается в Договор, если обязанности по страхованию соответствующего вида возложены на Арендодателя) 2.1.5. Нести расходы по страхованию (выбрать нужное):
2.2. Руководство деятельностью членов экипажа по управлению Транспортным средством и его технической эксплуатации осуществляет Арендодатель. Арендатор вправе давать членам экипажа текущие и оперативные указания, обеспечивающие коммерческую эксплуатацию Транспортного средства согласно целям Арендатора. Арендатор вправе требовать замены экипажа (члена экипажа), не соответствующего условиям, которые установлены в Договоре. Арендодатель в срок не позднее одного дня, следующего за днем получения такого требования, обязан предоставить экипаж, отвечающий данным условиям. 2.3. Арендатор (выбрать нужное):
без согласия Арендодателя сдавать арендованное Транспортное средство в субаренду. 2.4. Арендатор обязан: 2.4.1. Перед подписанием акта приемки-передачи осмотреть Транспортное средство и проверить его состояние. 2.4.2. Вносить арендную плату в размере, сроки и в порядке, предусмотренные Договором. (п. 2.4.3 включается в Договор, если обязанности по страхованию соответствующего вида возложены на Арендатора) 2.4.3. Нести расходы по страхованию (выбрать нужное):
2.5. Доходы, полученные Арендатором в результате использования Транспортного средства в соответствии с Договором, являются его собственностью. 3. УЛУЧШЕНИЯ АРЕНДОВАННОГО ИМУЩЕСТВА 3.1. Произведенные Арендатором отделимые улучшения Транспортного средства являются собственностью (выбрать нужное):
3.2. Арендатор вправе с согласия Арендодателя производить неотделимые улучшения Транспортного средства. После прекращения Договора (выбрать нужное):
4. РАЗМЕР, СРОКИ И ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ 4.1. Арендная плата за пользование Транспортным средством устанавливается в размере _____ (________) руб., в том числе НДС _____ (________) руб., за __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.). 4.2. Арендная плата вносится (выбрать нужное):
4.3. Датой уплаты арендной платы по Договору считается дата зачисления денежных средств на расчетный счет Арендодателя. (П. 4.4 включается в Договор, если п. 4.2 предусмотрены авансовые платежи в счет арендной платы.) 4.4. Стороны договорились, что авансовые платежи по Договору в счет арендной платы засчитываются в следующем порядке. (Если 100 %-ный аванс (или частичная предоплата) уплачивается за каждый расчетный период в отдельности, то следует выбрать нижеприведенную редакцию пп. 4.4.1.) 4.4.1. При получении 100 %-ного аванса (или частичной предоплаты) за каждый расчетный период в отдельности авансовый платеж засчитывается в полной сумме в счет оплаты периода аренды, для которого он предназначен. (Если 100 %-ный аванс (или частичная предоплата) уплачивается за весь срок аренды несколькими платежами, то следует выбрать нижеприведенную редакцию пп. 4.4.1.) 4.4.1. При получении 100 %-ного аванса (или частичной предоплаты) за весь срок аренды несколькими платежами в счет оплаты каждого __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.) засчитывается ____ (________) процент от суммы полученных от Арендатора авансовых платежей. (Если 100 %-ный аванс (или частичная предоплата) уплачивается за весь срок аренды одним платежом, то следует выбрать нижеприведенную редакцию пп. 4.4.1.) 4.4.1. При получении 100 %-ного аванса (или частичной предоплаты) за весь срок аренды одним платежом в счет оплаты каждого __________ (указывается расчетный период: месяц, квартал и т.д.) засчитывается _____ (________) процент от суммы полученного от Арендатора авансового платежа. 4.5. Проценты на сумму оплаты по Договору не начисляются и не уплачиваются. 5. ПОСЛЕДУЮЩИЙ ВЫКУП АРЕНДОВАННОГО ИМУЩЕСТВА 5.1. Арендатор (выбрать нужное):
(П. 5.2–5.4 включаются в Договор, если в п. 5.1 Договора предусмотрено право Арендатора на выкуп Транспортного средства.) 5.2. При выкупе Транспортного средства по истечении срока аренды выкупная цена составляет _____ (________) руб., в том числе НДС _____ (________) руб. 5.3. При выкупе Транспортного средства до истечения срока аренды выкупная цена, установленная п. 5.2 Договора, увеличивается на сумму арендных платежей за период с момента выкупа до окончания установленного срока аренды. 5.4. После внесения выкупной цены в соответствии с п. 5.2 или 5.3 Договора, а также при условии уплаты арендной платы за весь период пользования Транспортное средство переходит в собственность Арендатора. 6. ВОЗВРАТ ИМУЩЕСТВА АРЕНДОДАТЕЛЮ 6.1. Арендатор обязан вернуть Арендодателю Транспортное средство в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа, если п. 5.1 Договора не предусмотрено право Арендатора на выкуп Транспортного средства либо такое право предусмотрено, но не реализовано Арендатором. 6.2. Арендатор обязан за свой счет подготовить Транспортное средство к возврату Арендодателю, включая составление акта приемки-передачи, являющегося неотъемлемой частью Договора. 6.3. В случае несвоевременного возврата Транспортного средства Арендодатель вправе потребовать от Арендатора внесения арендной платы за все время просрочки. Если указанная плата не покрывает причиненных Арендодателю убытков, то он может потребовать их возмещения сверх суммы штрафа, установленного п. 7.3 Договора. 7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН 7.1. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая обязательства по Договору, обязана возместить другой Стороне причиненные такими нарушениями убытки. 7.2. За несвоевременное перечисление арендной платы Арендодатель вправе требовать с Арендатора уплаты неустойки (пеней) в размере _____ (________) процентов от неуплаченной суммы за каждый день просрочки. 7.3. За несвоевременную передачу Транспортного средства Сторона, нарушившая Договор, обязана будет уплатить другой Стороне штраф в размере _____ (________) руб. 7.4. Взыскание неустоек и процентов не освобождает Сторону, нарушившую Договор, от исполнения обязательств в натуре. 7.5. Во всех других случаях неисполнения обязательств по Договору Стороны несут ответственность в соответствии с законодательством РФ. 8. ОБСТОЯТЕЛЬСТВА НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ (ФОРС-МАЖОР) 8.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору, если надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, под которыми понимаются: _________________________ (запретные действия властей, гражданские волнения, эпидемии, блокада, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары или другие стихийные бедствия). 8.2. В случае наступления этих обстоятельств Сторона обязана в течение _____ (________) рабочих дней уведомить об этом другую Сторону. 8.3. Документ, выданный _________________________ (уполномоченным государственным органом и т.д.), является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы. 8.4. Если обстоятельства непреодолимой силы продолжают действовать более _____, то каждая сторона вправе отказаться от Договора в одностороннем порядке. 9. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ 9.1. Все споры, связанные с заключением, толкованием, исполнением и расторжением Договора, будут разрешаться Сторонами путем переговоров. 9.2. В случае недостижения соглашения в ходе переговоров заинтересованная Сторона направляет претензию в письменной форме, подписанную уполномоченным лицом. Претензия направляется любым из следующих способов:
Претензия влечет гражданско-правовые последствия для Стороны, которой направлена, с момента ее доставки указанной Стороне или ее представителю. Такие последствия возникают и в случае, когда претензия не была вручена адресату по зависящим от него обстоятельствам. Претензия считается доставленной, если она:
9.3. К претензии должны прилагаться документы, обосновывающие предъявленные заинтересованной Стороной требования (в случае их отсутствия у другой Стороны), и документы, подтверждающие полномочия лица, подписавшего претензию. Указанные документы представляются в форме надлежащим образом заверенных копий. Претензия, направленная без документов, подтверждающих полномочия лица, ее подписавшего, считается непредъявленной и рассмотрению не подлежит. 9.4. Сторона, которой направлена претензия, обязана рассмотреть полученную претензию и о результатах уведомить в письменной форме заинтересованную Сторону в течение ___ (_____) рабочих дней со дня получения претензии. 9.5. В случае неурегулирования разногласий в претензионном порядке, а также в случае неполучения ответа на претензию в течение срока, указанного в п. 9.4 Договора, спор передается в арбитражный суд по месту нахождения ответчика в соответствии с законодательством РФ. 10. ИЗМЕНЕНИЕ И ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА 10.1. Все изменения и дополнения к Договору действительны, если совершены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами. Соответствующие дополнительные соглашения Сторон являются неотъемлемой частью Договора. 10.2. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством РФ. 11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ 11.1. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон. 11.2. Если иное не предусмотрено Договором, уведомления и иные юридически значимые сообщения могут направляться Сторонами по факсу, электронной почте или другим способом связи при условии, что он позволяет достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано. 11.3. К Договору прилагаются:
12. АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН |
И образец заполнения:
Вы можете использовать предложенные шаблоны в своей деятельности.
Налоговый и бухгалтерский учёт при сдаче в аренду автомобиля сотруднику
При сдаче служебного транспортного средства работнику арендную плату необходимо учитывать у организации в доходах. Если сдача имущества в аренду не относится к основным видам деятельности организации, то в бухгалтерском учете арендную плату необходимо отражать как прочие доходы на счете 91.1. Амортизация арендуемого транспортного средства продолжает начисляться организацией в общем порядке. Если арендодатель по условиям сделки заправляет автомобиль, то расходы на ГСМ допускается учесть, если их стоимость является составной частью арендной платы.
Часто задаваемые вопросы по аренде служебного автомобиля сотрудником
-
Допускается ли сотруднику арендовать у работодателя служебный автомобиль?
Да, допускается. Никаких ограничений на этот счет действующее законодательство не устанавливает.
-
Как оформить аренду служебного автомобиля сотрудником?
Заключить договор в письменной форме, в котором прописать характеристики арендуемого авто, размер арендной платы, срок сдачи транспортного средства и другие условия.
-
Какие особенности налогообложения и бухгалтерского учета при сдаче транспортного средства сотруднику?
Арендную плату необходимо учитывать у организации в доходах на счете 91.1. Амортизация авто продолжать начислять в общем порядке.
