100 0

Как оформить компенсацию расходов на мобильную связь работникам

Расчеты с персоналом Гарантии и компенсации Бухгалтерия в кадрах

Как оформить компенсация за мобильную связь сотруднику:

  1. Прописать возмещение в трудовом договоре.
  2. Заключить соглашение с оператором.
  3. Обработать счета, запросить детализацию.
  4. Рассчитать сумму и провести в бухучете.
Содержание

Обязан ли работодатель компенсировать расходы

Работодатель компенсирует сотрудникам расходы на корпоративную сотовую связь, если эти затраты связаны с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Такие издержки работники подтверждают специальными документами.

При использовании личного имущества в рабочих целях выплачивается (ст. 188 ТК РФ):

  • денежная компенсация работникам за мобильную связь: личный телефон, ноутбук (оплачивают интернет);
  • возмещение за износ личных технических средств.

Величину возмещения закрепляют в письменной форме — отдельным пунктом в трудовом договоре при приеме на работу или в дополнительном соглашении, если такая необходимость возникла после подписания трудового договора.

ВАЖНО!
С 01.06.2021 действуют новые правила предоставления организациям и ИП корпоративных мобильных услуг (533-ФЗ от 30.12.2020). Коммерческие организации вправе заключать договор на приобретение сим-карт работникам через интернет, используя усиленную квалифицированную электронную подпись, неквалифицированную ЭП для работы с сервисами государственных и муниципальных услуг или простую ЭП, которую владелец получал лично. Кроме того, с 1 июня компании обязаны через ЕСИА раскрывать информацию о сотрудниках, которые пользуются корпоративной связью. Таким образом, информация о работниках и корпоративных сим-картах теперь публикуется на Госуслугах.

Документы, подтверждающие расходы

В различных нормативах закреплено, как оформить компенсацию сотовой связи сотруднику (письма Минфина № 03-03-06/2/178 от 13.10.2010, Минздравсоцразвития № 2538-19 от 06.08.2010). Затраты обосновывают:

  • должностной инструкцией — в ней указывают, что при выполнении работы требуется использовать мобильный телефон и, соответственно, услуги мобильного оператора;
  • трудовым договором — в нем указывают размер и порядок компенсации издержек;
  • договором с мобильным оператором — в нем подтверждают регистрацию номера телефона за конкретным служащим;
  • счетами за связь — в них указывается сумма затрат.

Особых правил, как прописать в трудовом договоре компенсацию мобильной связи, нет: работодатели устанавливают фиксированную сумму или определяют иной порядок расчета и выплаты возмещения.

В законодательных актах не указано, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте для подтверждения расходов. У ведомств нет единого мнения на этот счет:

  1. ИФНС при проверке требует детализацию звонков для экономического обоснования расходования средств и подтверждения служебного характера телефонных разговоров (письмо УФНС по г. Москве № 16-15/104055@ от 05.10.2010). Этой позиции придерживается и Минфин — детализация позволяет отследить служебные звонки (письма № 03-03-04/3/15 от 27.07.2006, № 03-03-06/1/350 от 05.06.2008, № 03-03-07/2 от 19.01.2009).
  2. Суды утверждают обратное. В Налоговом кодексе нет перечня документов, который подтверждает служебный характер издержек на мобильные услуги, детализация не является обязательной (постановление ФАС МО № КА-А40/7416-09 от 06.08.2009). Судебные органы отсылают к тому, что содержание переговоров — это тайна, охраняемая законом (ст. 63 126-ФЗ от 07.07.2003, определение КС РФ № 345-О от 02.10.2003, постановление ФАС МО № КА-А40/4697-09-2 от 03.06.2009).
ВАЖНО!
Запрос детализации звонков не обязателен по закону. Но работодатели запрашивают детализацию наравне со счетом и счетом-фактурой для экономического обоснования надбавка за использование сотовой связи и включения таких затрат в базу расчета по налогу на прибыль. Документ позволяет доказать контролирующим органам, что работник не использует служебную связь в личных целях (постановления ФАС СКО № Ф08-2044/2007-840А от 23.04.2007, ФАС ДВО № Ф03-А59/07-2/380 от 18.04.2007).

А вот компенсация мобильных услуг генеральному директору производится без дополнительного подтверждения детализацией. Если в договоре с сотовым оператором указан единственный пользователь (директор) и акт оказанных услуг это подтверждает, нет необходимости предоставлять дополнительные документы (постановления АС трех инстанций по делу № А63-5953/2017 от 29.01.2018). Затраты в таком случае относят к прочим расходам на производство и реализацию пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ (постановление кассации № Ф08-6112/2018 от 08.08.2018).

Как оформить выплаты

Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на выплату компенсации — нет, недостаточно. Возмещение за использование личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении о компенсации сотовой связи (письма Минфина № 03-04-06-01/138 от 17.06.2009, № 03-04-06/6-327 от 31.12.2010, Минздравсоцразвития № 550-19 от 12.03.2010, № 1343-19 от 26.05.2010).

Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах (ст. 41, 45 ТК РФ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.

Приказ

Инструкция, как составить приказ на возмещение мобильных услуг:

  1. Указать основные реквизиты приказа — номер, дату, место издания.
  2. Определить цель издания распоряжения — например, производственная необходимость.
  3. Изложить суть — компенсировать сотрудникам использование личного имущества (телефон, ноутбук, оборудование) и затраты, связанные с его использованием (связь, интернет, амортизация).
  4. Установить дату начала возмещения.
  5. Перечислить работников, которым возмещают издержки.
  6. Установить лимиты (при использовании лимитов в организации).
  7. Подписать приказ у руководителя.

НДФЛ и взносы с компенсации

Работодатель не перечисляет НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного сотового телефона в служебных целях в 2022 году (письмо Минфина № 03-04-06/83831 от 14.12.2017). Если работник использовал рабочий телефон в личных целях, с него удержат НДФЛ.

Бухучет компенсаций

Бухгалтерский учет сотовой связи сотрудников осуществляется, если звонки использовались с целью извлечения компанией прибыли. Затраты, не обоснованные экономически, не принимаются к учету. В таблице показали, как оплачивать личный телефон сотрудника и как такие операции отражаются в бухучете:

Проводки Описание операции

Дт 26, 44 Кт 60, 76

Регистрация акта об оказании мобильных услуг

Дт 60, 76 Кт 51

Оплачены услуги мобильному оператору

Дт 26, 44 Кт 73

Начислено возмещение служащему

Дт 73 Кт 50, 51

Выплачена компенсация работнику

А вот как возместить мобильную связь сотруднику в бюджетном учреждении (указания № 65н от 01.07.2013, инструкция № 174н от 16.12.2010):

  • Дт 0 109 00 212 Кт 0 302 12 730 — начислено возмещение (п. 128 инструкции 174н);
  • Дт 0 302 12 830 Кт 0 201 34 610 — возмещение выплачено из кассы, если с работниками производятся наличные расчеты (п. 85 инструкции 174н);
  • Дт 0 302 12 830 Кт 0 201 11 610 — возмещение перечислили на банковскую карту, если с работниками производятся безналичные расчеты (п. 129 инструкции 174н).
100
Комментарии
  • 2021-10-05 07:28:44
    Для выплаты компенсации работникам за мобильную связь некоторые работодатели заключают договор с мобильным оператором напрямую. Бюджетные организации проводят такие контракты через госзакупки — по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Задорожнева Александра
Автор: Бухгалтер Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

163 Публикаций
942 Дней на портале
0 Комментариев
Горбикова Светлана
Автор месяца Горбикова Светлана
Похожие статьи

Справка о доходах за год — это официальный документ, который подтверждает сумму, заработанную гражданином. Ее выдают работодатели или налоговые агенты по специальной форме.

Читать дальше

Оплата больничного от стажа — это перечисление сотруднику суммы пособия по временной нетрудоспособности, рассчитанного с учетом длительности отработанного перода.

Читать дальше

Каждый день появляется огромное количество нормативных актов и разъяснений государственных органов. Охватить все невозможно, но самые важные изменения в законодательстве за прошедший 2020 год и те, что начнут действовать в наступившем 2021 году, мы собрали в одну статью. Из обзора вы узнаете о:

  • правилах проведения проверок;
  • поправках, касающихся начисления и удержания страховых взносов и НДФЛ;
  • новом перечне работ, запрещенных для женщин;
  • изменениях в формах уведомления о приеме и увольнении иностранных работников;
  • требованиях к режиму труда и отдыха водителей;
  • многом другом.
Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+38289
Александра Петрова
Александра Петрова
Александра Петрова
04:20
Спасибо, да, но у нас это я делаю, так получилось
Оксана Фалина
Оксана Фалина
Оксана Фалина
04:27
Ага
Алина Пашагина
Алина Пашагина
Алина Пашагина
04:29
Добрый день колоеги, подскажите пожалуйста за 2022 год сдала с опозданием сзв-тд на 3 сотрудников, вчера пришло уведомление от ГИТ, я так поняла грозит штраф на должностное лицо теперь? И протокола будет 3, на каждого сотрудника? Кто сталкивался с ситуацией с такой?
Ирина Санникова
Ирина Санникова
Ирина Санникова
05:20
Нашла. 2 тыщи семестр.
Ирина Санникова
Ирина Санникова
Ирина Санникова
05:20
Вы в группе задавали вопрос. Видите, у всех по разному. Расскажете нам потом, как у вас прошло.
Присоединиться к беседе