рубрики

Как оформить компенсацию расходов на мобильную связь работникам

КонсультантПлюс

Возмещение расходов на мобильную связь сотруднику — это компенсация затрат, которые образовались из-за использования работником сотового телефона во время исполнения им трудовых обязанностей.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Обязан ли работодатель компенсировать расходы

Работодатель компенсирует сотрудникам расходы на корпоративную сотовую связь, если эти затраты связаны с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Такие издержки работники подтверждают специальными документами.

При использовании личного имущества в рабочих целях выплачивается (ст. 188 ТК РФ):

  • денежная компенсация сотовой связи сотрудникам: личный телефон, ноутбук (оплачивают интернет);
  • возмещение за износ личных технических средств.

Величину возмещения закрепляют в письменной форме — отдельным пунктом в трудовом договоре при приеме на работу или в дополнительном соглашении, если необходимость компенсации возникла после подписания трудового договора.

Документы, подтверждающие расходы

Затраты обосновывают (письма Минфина №03-03-06/2/178 от 13.10.2010, Минздравсоцразвития №2538-19 от 06.08.2010):

  • должностной инструкцией — в ней указывают, что при выполнении работы требуется использовать мобильный телефон и, соответственно, услуги мобильного оператора;
  • трудовым договором — в нем указывают размер и порядок компенсации издержек;
  • договором с мобильным оператором — в нем подтверждают регистрацию номера телефона за конкретным служащим;
  • счетами за связь — в них указывается сумма затрат.

В законодательных актах не указано, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте для подтверждения расходов. У ведомств нет единого мнения на этот счет:

  1. ИФНС при проверке требует детализацию звонков для экономического обоснования расходования средств и подтверждения служебного характера телефонных разговоров (письмо УФНС по г. Москве №16-15/[email protected] от 05.10.2010). Этой позиции придерживается и Минфин — детализация позволяет отследить служебные звонки (письма №03-03-04/3/15 от 27.07.2006, №03-03-06/1/350 от 05.06.2008, №03-03-07/2 от 19.01.2009).
  2. Суды утверждают обратное. В Налоговом кодексе нет перечня документов, который подтверждает служебный характер издержек на мобильную связь, детализация не является обязательной бумагой (постановление ФАС МО №КА-А40/7416-09 от 06.08.2009). Судебные органы отсылают к тому, что содержание переговоров — это тайна, охраняемая законом (ст. 63 126-ФЗ от 07.07.2003, определение КС РФ №345-О от 02.10.2003, постановление ФАС МО №КА-А40/4697-09-2 от 03.06.2009).
ВАЖНО!
Запрос детализации звонков необязателен по закону. Но работодатели запрашивают детализацию наравне со счетом и счетом-фактурой для экономического обоснования затрат. Документ позволяет доказать контролирующим органам, что работник не использует служебную связь в личных целях (постановления ФАС СКО №Ф08-2044/2007-840А от 23.04.2007, ФАС ДВО №Ф03-А59/07-2/380 от 18.04.2007).

А вот компенсация услуг связи генеральному директору производится без дополнительного подтверждения детализацией. Если в договоре с оператором сотовой связи указан единственный пользователь (директор) и акт оказанных услуг это подтверждает, нет необходимости предоставлять дополнительные документы (постановления АС трех инстанций по делу №А63-5953/2017 от 29.01.2018). Затраты в таком случае относят к прочим расходам на производство и реализацию пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ (постановление кассации №Ф08-6112/2018 от 08.08.2018).

Как оформить выплаты

Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на компенсацию сотовой связи, — нет, недостаточно. Компенсацию использования личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письма Минфина №03-04-06-01/138 от 17.06.2009, №03-04-06/6-327 от 31.12.2010, Минздравсоцразвития №550-19 от 12.03.2010, №1343-19 от 26.05.2010).

Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах (ст. 41, 45 ТК РФ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.

Приказ

Инструкция, как составить приказ о назначении компенсации за использование личного компьютера и интернета сотрудника, за услуги мобильного оператора:

  1. Указать основные реквизиты приказа — номер, дату, место издания.
  2. Определить цель издания распоряжения — например, производственная необходимость.
  3. Изложить суть — компенсировать сотрудникам использование личного имущества (телефон, ноутбук, оборудование) и затраты, связанные с его использованием (связь, интернет, амортизация).
  4. Установить дату начала возмещения.
  5. Перечислить работников, которым возмещают издержки.
  6. Установить лимиты (при использовании лимитов в организации).
  7. Подписать приказ у руководителя.

НДФЛ и взносы с компенсации

Работодатель не перечисляет НДФЛ и страховые взносы с компенсации расходов на мобильную связь сотруднику (письмо Минфина №03-04-06/83831 от 14.12.2017). Если работник использовал рабочий телефон в личных целях, с него удержат НДФЛ.

Бухучет компенсаций

Бухгалтерский учет сотовой связи сотрудников осуществляется, если звонки использовались с целью извлечения компанией прибыли. Затраты, необоснованные экономически, не принимаются к учету. Основные проводки в таблице:

Проводки Описание операции

ДТ 26, 44 КТ 60, 76

Регистрация акта об оказании мобильных услуг

ДТ 60, 76 КТ 51

Оплачены услуги мобильному оператору

ДТ 26,44 КТ 73

Начислено возмещение служащему

ДТ 73 КТ 50, 51

Выплачена компенсация работнику

А вот как отражается компенсация использования мобильных телефонов в бюджетном учреждении (указания №65н от 01.07.2013, инструкция №174н от 16.12.2010):

  1. ДТ 0 109 00 212 КТ 0 302 12 730 — начислено возмещение (п. 128 инструкции 174н).
  2. ДТ 0 302 12 830 КТ 0 201 34 610 — возмещение выплачено из кассы, если с работниками производятся наличные расчеты (п. 85 инструкции 174н).
  3. ДТ 0 302 12 830 КТ 0 201 11 610 — возмещение перечислили на банковскую карту, если с работниками производятся безналичные расчеты (п. 129 инструкции 174н).

Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Подаем форму Р34002 о недостоверности

Форма 34002 о недостоверности — это документ, в котором заинтересованные физические и юридические лица заявляют о некорректных сведениях в ЕГРЮЛ.

Бухгалтерия в кадрах Документооборот

16 Апреля 2021 в 15:35

Порядок заполнения отчета о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств — это документ, в котором организация показывает финансовые потоки и остатки за год. Его сдают по итогам года, вместе с бухгалтерским балансом, в срок до 31 марта.

Бухгалтерия в кадрах Отчетность

14 Апреля 2021 в 13:16

Нулевой отчет 6-НДФЛ: сдавать или нет

Нужно ли сдавать 6-НДФЛ, если нет начислений зарплаты, — нет, не обязательно. Но если все же сдадите, ФНС обязана его принять, несмотря на отсутствие показателей.

Бухгалтерия в кадрах Отчетность

12 Апреля 2021 в 11:33

Как ИП перейти с упрощенной на патентную систему налогообложения

Как перейти с УСН на патент для ИП в 2021 году:

  • составить заявку и отправить ее в территориальную ИФНС;
  • получить уведомление от инспекции;
  • оплатить фиксированный налог.

Бухгалтерия в кадрах Документооборот Законодательство

09 Апреля 2021 в 16:24

Контрольные соотношения к расчету по страховым взносам

Контрольные соотношения для расчета по страховым взносам — это таблица с показателями и формулами для проверки правильности внесенных страхователем сведений. ФНС регулярно обновляет их, для отчетности за 1 квартал 2021 года действуют новые проверочные сведения.

Бухгалтерия в кадрах

09 Апреля 2021 в 16:21

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА