Рейтинг@Mail.ru
Компенсация мобильной связи сотрудникам в 2022 году
рубрики

Как оформить компенсацию расходов на мобильную связь работникам

КонсультантПлюс

Как оформить компенсация за мобильную связь сотруднику:

  1. Прописать возмещение в трудовом договоре.
  2. Заключить соглашение с оператором.
  3. Обработать счета, запросить детализацию.
  4. Рассчитать сумму и провести в бухучете.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Обязан ли работодатель компенсировать расходы

Работодатель компенсирует сотрудникам расходы на корпоративную сотовую связь, если эти затраты связаны с выполнением трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Такие издержки работники подтверждают специальными документами.

При использовании личного имущества в рабочих целях выплачивается (ст. 188 ТК РФ):

  • денежная компенсация работникам за мобильную связь: личный телефон, ноутбук (оплачивают интернет);
  • возмещение за износ личных технических средств.

Величину возмещения закрепляют в письменной форме — отдельным пунктом в трудовом договоре при приеме на работу или в дополнительном соглашении, если такая необходимость возникла после подписания трудового договора.

ВАЖНО!
С 01.06.2021 действуют новые правила предоставления организациям и ИП корпоративных мобильных услуг (533-ФЗ от 30.12.2020). Коммерческие организации вправе заключать договор на приобретение сим-карт работникам через интернет, используя усиленную квалифицированную электронную подпись, неквалифицированную ЭП для работы с сервисами государственных и муниципальных услуг или простую ЭП, которую владелец получал лично. Кроме того, с 1 июня компании обязаны через ЕСИА раскрывать информацию о сотрудниках, которые пользуются корпоративной связью. Таким образом, информация о работниках и корпоративных сим-картах теперь публикуется на Госуслугах.

Документы, подтверждающие расходы

В различных нормативах закреплено, как оформить компенсацию сотовой связи сотруднику (письма Минфина № 03-03-06/2/178 от 13.10.2010, Минздравсоцразвития № 2538-19 от 06.08.2010). Затраты обосновывают:

  • должностной инструкцией — в ней указывают, что при выполнении работы требуется использовать мобильный телефон и, соответственно, услуги мобильного оператора;
  • трудовым договором — в нем указывают размер и порядок компенсации издержек;
  • договором с мобильным оператором — в нем подтверждают регистрацию номера телефона за конкретным служащим;
  • счетами за связь — в них указывается сумма затрат.

Особых правил, как прописать в трудовом договоре компенсацию мобильной связи, нет: работодатели устанавливают фиксированную сумму или определяют иной порядок расчета и выплаты возмещения.

В законодательных актах не указано, обязан ли работник предоставлять детализацию звонков по личной сим-карте для подтверждения расходов. У ведомств нет единого мнения на этот счет:

  1. ИФНС при проверке требует детализацию звонков для экономического обоснования расходования средств и подтверждения служебного характера телефонных разговоров (письмо УФНС по г. Москве № 16-15/104055@ от 05.10.2010). Этой позиции придерживается и Минфин — детализация позволяет отследить служебные звонки (письма № 03-03-04/3/15 от 27.07.2006, № 03-03-06/1/350 от 05.06.2008, № 03-03-07/2 от 19.01.2009).
  2. Суды утверждают обратное. В Налоговом кодексе нет перечня документов, который подтверждает служебный характер издержек на мобильные услуги, детализация не является обязательной (постановление ФАС МО № КА-А40/7416-09 от 06.08.2009). Судебные органы отсылают к тому, что содержание переговоров — это тайна, охраняемая законом (ст. 63 126-ФЗ от 07.07.2003, определение КС РФ № 345-О от 02.10.2003, постановление ФАС МО № КА-А40/4697-09-2 от 03.06.2009).
ВАЖНО!
Запрос детализации звонков не обязателен по закону. Но работодатели запрашивают детализацию наравне со счетом и счетом-фактурой для экономического обоснования надбавка за использование сотовой связи и включения таких затрат в базу расчета по налогу на прибыль. Документ позволяет доказать контролирующим органам, что работник не использует служебную связь в личных целях (постановления ФАС СКО № Ф08-2044/2007-840А от 23.04.2007, ФАС ДВО № Ф03-А59/07-2/380 от 18.04.2007).

А вот компенсация мобильных услуг генеральному директору производится без дополнительного подтверждения детализацией. Если в договоре с сотовым оператором указан единственный пользователь (директор) и акт оказанных услуг это подтверждает, нет необходимости предоставлять дополнительные документы (постановления АС трех инстанций по делу № А63-5953/2017 от 29.01.2018). Затраты в таком случае относят к прочим расходам на производство и реализацию пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ (постановление кассации № Ф08-6112/2018 от 08.08.2018).

Как оформить выплаты

Руководитель в обязательном порядке издает приказ, регламентирующий возмещение расходов на мобильные звонки по работе. В ст. 188 ТК РФ и других законодательных нормативах указано, достаточно ли только приказа на выплату компенсации — нет, недостаточно. Возмещение за использование личного имущества в рабочих целях указывают в должностных обязанностях, трудовом договоре или дополнительном соглашении о компенсации сотовой связи (письма Минфина № 03-04-06-01/138 от 17.06.2009, № 03-04-06/6-327 от 31.12.2010, Минздравсоцразвития № 550-19 от 12.03.2010, № 1343-19 от 26.05.2010).

Порядок возмещения издержек закрепляют в коллективном соглашении и локальных нормативах (ст. 41, 45 ТК РФ), а в трудовом договоре фиксируют объем компенсации.

Приказ

Инструкция, как составить приказ на возмещение мобильных услуг:

  1. Указать основные реквизиты приказа — номер, дату, место издания.
  2. Определить цель издания распоряжения — например, производственная необходимость.
  3. Изложить суть — компенсировать сотрудникам использование личного имущества (телефон, ноутбук, оборудование) и затраты, связанные с его использованием (связь, интернет, амортизация).
  4. Установить дату начала возмещения.
  5. Перечислить работников, которым возмещают издержки.
  6. Установить лимиты (при использовании лимитов в организации).
  7. Подписать приказ у руководителя.

НДФЛ и взносы с компенсации

Работодатель не перечисляет НДФЛ и страховые взносы с компенсации за использование личного сотового телефона в служебных целях в 2022 году (письмо Минфина № 03-04-06/83831 от 14.12.2017). Если работник использовал рабочий телефон в личных целях, с него удержат НДФЛ.

Бухучет компенсаций

Бухгалтерский учет сотовой связи сотрудников осуществляется, если звонки использовались с целью извлечения компанией прибыли. Затраты, не обоснованные экономически, не принимаются к учету. В таблице показали, как оплачивать личный телефон сотрудника и как такие операции отражаются в бухучете:

Проводки Описание операции

Дт 26, 44 Кт 60, 76

Регистрация акта об оказании мобильных услуг

Дт 60, 76 Кт 51

Оплачены услуги мобильному оператору

Дт 26, 44 Кт 73

Начислено возмещение служащему

Дт 73 Кт 50, 51

Выплачена компенсация работнику

А вот как возместить мобильную связь сотруднику в бюджетном учреждении (указания № 65н от 01.07.2013, инструкция № 174н от 16.12.2010):

  • Дт 0 109 00 212 Кт 0 302 12 730 — начислено возмещение (п. 128 инструкции 174н);
  • Дт 0 302 12 830 Кт 0 201 34 610 — возмещение выплачено из кассы, если с работниками производятся наличные расчеты (п. 85 инструкции 174н);
  • Дт 0 302 12 830 Кт 0 201 11 610 — возмещение перечислили на банковскую карту, если с работниками производятся безналичные расчеты (п. 129 инструкции 174н).
Из декрета в декрет: какие выплаты полагаются сотруднице

Законодательство обязывает при переходе сотрудницы из одного декрета в другой выплаты на работе предоставлять в особом порядке. Рассказываем, как разобраться в правилах оплаты и документальном оформлении перехода между декретами.

Гарантии и компенсации

24 Июня 2022 в 17:04

Заполняем декларацию по НДС за 2-й квартал: новый бланк

Декларацию НДС сдают, чтобы отчитаться о налогооблагаемых операциях и рассчитать налог на добавленную стоимость к уплате. Отчитываться нужно ежеквартально.

Бухгалтерия в кадрах Отчетность Образцы документов

23 Июня 2022 в 10:55

Облагаются ли компенсации страховыми взносами

Работодатель должен начислять страховые взносы на компенсации, выплачиваемые в пользу работников. Есть ряд сумм, освобожденных от обложения, но их не так много. Если материально помогаете персоналу, то готовьтесь к уплате взносов. Доказать благие намерения можно только в суде. 

Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации

22 Июня 2022 в 13:30

Налогообложение расходов на питание сотрудников

Бесплатные обеды для персонала — настоящая головная боль для бухгалтера, требующая изучения темы по всем фронтам. Здесь поднимаются вопросы не только налогообложения питания сотрудников, но и экономической выгоды мероприятия в целом. Иногда благое дело заканчивается штрафами, судебными разборками и потерей уважения в глазах сотрудников.

Бухгалтерия в кадрах

22 Июня 2022 в 12:30

Нулевой отчет 6-НДФЛ: сдавать или нет

Надо ли сдавать 6-НДФЛ за отчетный квартал 2022 года, если не было начислений зарплаты, — нет, необязательно, но при условии что в течение отчетного периода выплаты не производились. Но, если все же отправите отчет, ФНС обязана его принять, несмотря на отсутствие показателей.

Бухгалтерия в кадрах Отчетность

20 Июня 2022 в 15:59

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА