Как оформить отказ от ведения бумажной трудовой книжки
Хотя переход на электронные трудовые книжки начался еще в 2021 году, еще далеко не все работники отказались от ее бумажного варианта. Если есть желание, то каждый владелец бумажной книжки вправе от нее отказаться в любое время. Я расскажу, как это сделать правильно и на какой закон опираться, чтобы не возникло претензий со стороны контролирующих органов.
НПА, регулирующие правила отказа от ведения бумажной трудовой книжки
По закону так называемой электронной трудовой книжки не существует. Все, что относится к сбору информации о работе сотрудника в электронном виде, в законодательстве именуют как «сведения о трудовой деятельности». Они формируются на основании отчетов, которые работодатели отправляют в Социальный фонд РФ (СФР). А трудовой книжкой их называют для удобства по аналогии с привычным документом на бумаге.
Все, что относится к электронным сведениям о трудовой деятельности (сбору, формированию, выдаче информации о трудящихся, месту работы, должностной функции), регулирует ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. А правила, как перейти на электронные сведения и оформить отказ от старого документа на бумаге, регулирует ФЗ № 439 от 16.12.2019. Возможность отказа от ведения бумажного варианта предусматривает п. 2 ст. 2 закона.
Сроки отказа от ведения бумажной трудовой книжки
Если говорить о сроках, когда работник вправе отказаться от ведения бумажного документа, то это разрешено сделать в любой момент. Даже если трудящиеся не приняли такое решение сразу в 2021 году, то они вправе сделать это позже (п. 5 ст. 2 ФЗ № 439). Сроки законом не ограничены. Об этом Минтруд РФ пояснил в Письме № 14-2/В-141 от 11.02.2020.
Аналогичное правило касается и тех, кто ранее заработал определенный стаж, но до 2021 года временно не работал. Они вправе оформить отказ от ведения документа на бумаге и перейти на его цифровой аналог уже после возобновления рабочей деятельности.
Если граждане никогда ранее не работали до 2021 года, то у первого работодателя в жизни бумажную трудовую им уже не оформят. Их сведения начнут вести только в электронном формате (п. 8 ст. 2 ФЗ № 439).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести электронные трудовые книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.
Порядок отказа от ведения бумажной трудовой книжки
Порядок отказа от ведения бумажного варианта прописан в ст. 2 ФЗ № 439. Сначала работник пишет заявление на имя директора компании, в которой официально трудоустроен (п. 5 ст. 2). В нем надо выразить желание отказаться от ведения старого варианта книжки и попросить предоставлять ему сведения о его работе только в электронном виде.
Когда работодатель получил заявление об отказе от ведения бумажной книжки, он обязан отдать ее трудящемуся. После этого за хранение и формирование записей работодатель ответственности не несет (п. 3 ст. 2 ФЗ № 439).
Но перед этим надо внести последнюю запись по следующему алгоритму (Письмо Минтруда РФ № 14-2/В-150 от 12.02.2020):
- в графе 1 пишем номер по порядку;
- в графе 2 отмечаем дату, когда книжку отдают сотруднику;
- в графе 3 — непосредственно запись, что сотрудник подал заявление об отказе от бумажного носителя;
- в графе 4 — основание (заявление).
Необходимо отдать заверенный документ лично сотруднику. Если есть такая необходимость, то допускается вариант — отправить по почте с уведомлением о получении на руки. Сделать это надо максимум через 3 дня после подачи им заявления. Затем внести запись в книгу учета движения трудовых книжек.
Подробнее:
Нормативная база
