Как оформить перерасчет отпускных

В каких случаях делается перерасчет отпускных

После подписания приказа о предоставлении работнику отпуска (статья 122 ТК РФ) производится расчет выплат за дни отдыха. В формуле расчета присутствуют:

• среднедневной заработок, рассчитанный из доходов отпускника за последние 12 месяцев до месяца ухода на отдых (ст. 139 ТК РФ);
• коэффициент — 29,3;
• число календарных дней, в течение которых работник будет отдыхать.

Если один из показателей корректируется, то изменится и сумма отпускных.

Перерасчет отпускных производится тогда, когда после начисления возникли обстоятельства, влияющие на их размер. К ним относятся:

• ошибки в расчете, когда были использованы неверные данные либо допущена арифметическая ошибка;
• изменение заработной платы сотрудника, например, если после начисления выплаты, но до фактического предоставления дней отдыха работник получил повышение заработной платы, что повлияло на средний заработок, или если изменился МРОТ;
• отмена или изменение периода отпуска после начисления отпускных (например, отзыв, больничный);
• дополнительные выплаты, которые не были учтены при первоначальном расчете (например, премии или бонусы, которые влияют на среднедневной заработок).

Также перерасчет отпускных делается в случае, когда дни отдыха начинаются с первого числа месяца, когда зарплата за предыдущий еще не рассчитана.

Как оформить перерасчет отпускных

В зависимости от причин, из-за которых требуется перерасчет отпускных, собираются документы-основания:

• приказ (распоряжение) работодателя об отзыве;
• служебная записка (бухгалтерская справка) об обнаруженной счетной ошибке;
• заявление работника, если требуется перенести дни отдыха на другой период или присоединить в следующему очередному отпуску;
• больничный лист, выданный в период очередного отпуска.

Приказ оформляется при отзыве сотрудника по производственной необходимости или на основании заявления сотрудника о перерасчете. Это могут быть:

• болезнь напарника;
• стихийное бедствие;
• иные причины.

Перед подписанием приказа надо заручиться согласием работника в письменном виде. Обязательными реквизитами в распорядительном документе выступают:

• номер и дата;
• причина, по которой отпускник отзывается;
• период отзыва в виде интервала дат;
• приказ для кадровой службы о внесении корректировок;
• приказ для бухгалтерской службы о перерасчете, если он требуется;
• указание на приложенное заявление сотрудника.

Обязательной процедурой является ознакомление всех упомянутых в документе лиц с приказом.

Служебная записка составляется расчетчиком на имя главного бухгалтера, если обнаружена счетная ошибка. В ней указываются:

• ФИО сотрудника;
• период начисления;
• причина ошибки.

На основании документа составляется бухгалтерская справка и анализируется расчетно-платежная ведомость с первичным расчетом для понимания, произошли недоплата или переплата и нужен ли перерасчет.

В 1С:ЗУП перерасчет делается в первоначальном документе либо при помощи кнопки «Исправить» формируют новый документ. Способ зависит от того, делается перерасчет отпускных до закрытия месяца или после.

Если отпуск продлевается после отзыва или больничного, то никакие документы не требуются, и первоначальные результаты не пересчитываются.

Перерасчёт отпускных и учёт НДФЛ

Основанием для удержания НДФЛ служит выплата дохода сотруднику. Если она корректируется, то меняется и сумма налога, подлежащая удержанию:

• если в результате перерасчета сумма выплаты увеличивается, то увеличивается и сумма НДФЛ, которую работодатель обязан удержать и перечислить в бюджет;
• в случае уменьшения суммы отпускных после перерасчета сотрудник может получить возврат излишне уплаченного налога, если вернет излишне полученные деньги.

В 6-НДФЛ корректировки отражаются в зависимости от того, в какой периоде производится дополнительный расчет. Если все события касаются одного квартала, то суммы НДФЛ, соответственно, попадают в строки с интервалами перечисления НДФЛ (020–026) или с датами возврата (030— 036) в первом разделе и во второй раздел в строки 140, 160 или 190.

Перерасчёт отпускных и учёт страховых взносов

Базой для начисления страховых взносов служат доходы сотрудника, начисленные в отчетном периоде. Они рассчитываются ежемесячно и не зависят от того, когда произведены выплаты. Надо помнить, что дни отдыха облагаются не только страховыми взносами в пенсионный, медицинский и социальный фонды, но и взносами на травматизм.

Работодателю необходимо ориентироваться на то, привела корректировка к занижению или завышению налогооблагаемой базы, и руководствоваться положениями статьи 420 НК РФ.

Если в результате перерасчета база по страховым взносам занижена, то сдайте уточненный расчет. Если этого не произошло, то решение останется за работодателем.

Часто задаваемые вопросы по теме