Перечисление на карту заработной платы давно никого не удивляет. Сегодня многие компании перечисляют на карту сотруднику и деньги под отчет. Использование карт сотрудников в расчетах по подотчетным суммам является удобным инструментом и для сотрудника и для организации. А правильно оформленные документы помогут избежать вопросов со стороны проверяющих.
Законодательные основы расчетов по подотчетным суммам
Сегодня безналичный перевод денег под отчет используется все чаще. В общем случае порядок расчетов по деньгам, выдаваемым работникам в подотчет, регулируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014. Но в нем говорится о наличных денежных средствах.
Законодательно не ограничена выдача в подотчет на карту работника. Министерство финансов РФ совместно с Казначейством РФ в Письме от 10.09.2013 сделало вывод о том, что выплаты подотчетных средств на банковские счета работников организаций целесообразно и не противоречит законодательству. Аналогичный вывод содержится в Письме Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288.
Порядок выдачи денежных средств в подотчет на карту сотрудника
Порядок расчетов с подотчетниками, в том числе возможность перечисления подотчетных средств в безналичном порядке, рекомендуется прописать в учетной политике предприятия. Деньги под отчет выдаются работнику по его заявлению либо на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя предприятия. В них прописываются цель выдачи денежных средств, срок, на который они выдаются.
Приказом, как правило, оформляется распоряжение руководства на выдачу денежных средств на расходы при отправке сотрудника в командировку.
Бланк заявления на подотчет также стоит разработать и утвердить распорядительным документом. Это позволит избежать ошибок в его оформлении. Заявление сотрудника должно быть обязательно подписано руководителем.
Образец распоряжения на утверждение бланка заявления в подотчет

Оформление платежного поручения
Выдача в безналичном порядке под отчет денег с расчетного счета компании осуществляется посредством оформления платежного поручения. При перечислении подотчетных сумм на карту сотрудника назначение платежа обязательно должно содержать сведения о том, что данные суммы выдаются под отчет, со следующими примерными формулировками:
- перечисление подотчетных сумм на командировочные расходы;
- перечисление под отчет на хозяйственные расходы;
- выдача денежных средств в подотчет.
Образец заполнения платежного поручения на перечисление подотчетных сумм

Проводки
Для отражения в учете операции по перечислению денежных средств под отчет в безналичном порядке,бухгалтер должен сделать проводку:
- Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- Кредит 51 «Расчетные счета».