Как оформить выдачу денег под отчет

Кому можно выдать подотчетные средства

Подотчетные средства — это деньги, полученные физическими лицами от юридического на расходы предприятия: оплату товаров, работ, услуг, командировочные. Согласно Указанию ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014, получить деньги под отчет смогут только работники, с которыми у организации заключены трудовые или гражданско-правовые договоры. Выдавать деньги стороннему лицу запрещено.

Порядок выдачи денег под отчет сотрудникам

Процедуру оформления выдачи подотчетных средств следует закрепить в учетной политике и локальных актах предприятия. Необходимо прописать такие важные аспекты:

• способ расчета с подотчетными лицами: наличный или безналичный;
• форму приказа-распоряжения руководителя о выдаче денег;
• сроки предоставления отчета за расходование полученной суммы;
• срок и способ возврата неизрасходованного остатка.

Порядок расчетов с подотчетными лицами включает в себя несколько шагов:

Шаг 1. Необходимо подготовить документ-основание для выдачи средств: заявление работника или приказ руководителя. Работодатель вправе установить, что для оформления выдачи денег нужны оба документа. В любом случае они должны содержать следующую информацию:

• данные сотрудника;
• выдаваемую сумму;
• срок предоставления отчета;
• цель получения средств под отчет.

Шаг 2. Выдать подотчетные средства сотруднику разрешено наличными из кассы организации либо переводом на его банковскую карту. Расчет наличными происходит на основе расходного кассового ордера. Согласно Указанию ЦБ РФ № 5348-У от 09.12.2019, источником может служить либо полученная наличная выручка, либо деньги, снятые с расчетного счета организации.

Письмо Минфина РФ № 09-01-07/46781 от 21.07.2017 позволяет перечислять подотчетные суммы на банковские карты сотрудников. В платежном поручении поле 20 заполнять не следует, согласно Указанию ЦБ № 6104-У от 25.03.2022.

Бесплатно скачать бланк или образец этого документа в КонсультантПлюс! Скачать бесплатно

Также работник вправе использовать банковскую бизнес-карту. В таком случает расходы списываются сразу с расчетного счета организации. Обычно в учетной политике компании предусматривают, что снятие наличных или трата с бизнес-карты являются выдачей денег под отчет.

Шаг 3. Предоставление сотрудником отчета о расходовании полученных от работодателя средств. Согласно Указанию ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014, подотчетное лицо обязано предоставить руководителю или в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие понесенные траты документы в течение периода времени, установленного руководителем в локальном документе. По командировочным расходам срок для предоставления отчета составляет три рабочих дня с даты возвращения.

Существует рекомендованная форма авансового отчета ОА-1. Но организация вправе самостоятельно разработать применяемый бланк и закрепить его вид в учетной политике.

Документами, подтверждающими понесенные расходы, являются:

• кассовый чек;
• товарный чек;
• бланк строгой отчетности;
• билеты и посадочные талоны;
• прочие квитанции.

Представляемые документы должны быть оригинальными и оформлены надлежащим образом.

Как оформляется выдача денег под отчет

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с подотчетными лицами служит счет 71.

Дебет 71 - Кредит 50 — сумма выдана из кассы организации.

Дебет 71 - Кредит 51 — средства переведены на карту сотруднику.

Задолженность закрывается при предоставлении авансового отчета. В зависимости от цели использования в проводке могут быть использованы счета 26, 41, 44 и др. Бухгалтерская запись выглядит следующим образом:

Дебет 26 (41, 44) - Кредит 71.

Возврат неизрасходованной суммы оформляется записью:

Дебет 50 (51) - Кредит 71.

Срок возврата подотчетных сумм

Период времени, в течение которого подотчетное лицо должно вернуть неизрасходованные средства, устанавливается руководителем организации либо индивидуальным предпринимателем в локальном акте. Вернуть разрешено наличными в кассу или переводом на расчетный счет организации.

Если сотрудник делает возврат наличными, то необходимо оформить приходный кассовый ордер, а вот пробивать кассовый чек не нужно.

В случае если подотчетное лицо не вернуло остаток подотчетной суммы, организация вправе:

• вычесть долг из заработной платы (не более 20 % дохода);
• простить долг;
• списать задолженность после истечения срока исковой давности.

В первом случае необходимо издать соответствующий приказ руководителя и получить согласие работника на удержание из заработной платы. В остальных ситуациях невозвращенный долг становится доходом физического лица. На эту сумму потребуется начислить страховые взносы и уплатить НДФЛ.