рубрики

Как организовать электронный документооборот внутри организации

КонсультантПлюс

Электронный документооборот внутри организации — часть общей системы ЭДО. Он обеспечивает автоматизированное движение деловой информации внутри предприятия.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Нормативная база

Приказ Росстандарта от 08.11.2013 № 1465-ст «Об утверждении национального стандарта»

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»

Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/[email protected] «Об утверждении формата предоставления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ работы и обмена документами:

  • оригиналы формируются в электронном виде;
  • подписываются электронной подписью (ЭЦП).

Первый и основной ГОСТ системы электронного документооборота — ГОСТ Р 53898-2013.

ВАЖНО!
При соблюдении условий подписанный ЭЦП документ равен по значимости бумажному (ст. 6 ФЗ-63 от 05.04.2011).

Система электронного документооборота (СЭД) — современная часть IT-инфраструктуры организации. Цель — удобное, быстрое, правильное решение задач:

  • внутреннего управления и контроля,
  • служебной коммуникации сотрудников;
  • внешнего взаимодействия с государственными службами и ведомствами, собственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, контрагентами и целевой аудиторией;
  • хранения архива.

СЭД состоит из:

  • комплекса программ — обеспечивают разграничение, регламент, редактирование прав доступа и защиту данных;
  • компьютерных сетей — для распространения файлов и контроля за ними на уровне организации.

Для внедрения системы автоматизации делопроизводства (внутренней и внешней) потребуется:

  • аппаратные средства для установки ПО — сервер, сетевое оборудование и т. п.;
  • платформа — программный пакет;
  • оператор — для контроля отправки и доставки, соблюдения правильности формата, заверения подписей, сохранности архива организации.

Основные общие требования к функционалу системы при внедрении электронного документооборота определяются возможностями, которые ей необходимы.

ВАЖНО!
Даже если организация начинает с внутреннего ЭДО, следует предусмотреть возможность развития системы до использования внешнего канала обмена.

Как организовать ЭДО поэтапно

Нормативных рекомендаций, как организовать документооборот в организации, какие программы использовать, не существует. На практике процесс перехода состоит из нескольких взаимосвязанных этапов.

Этап 1. Принятие решения о внедрении ЭДО. Следует определить:

  • цели и задачи «перехода в цифру»;
  • существующие проблемы ДО и способы их решения при изменении формата.

Этап 2. Необходимы предпроектное самообследование и ревизия делопроизводственных процессов — перед внедрением изучите и дайте оценку:

  • маршрутам информации между работниками и подразделениями;
  • существующим регламентам движения внешних и внутренних документов;
  • процессам их создания, согласования и утверждения;
  • порядку регистрации и обработки исходящей и входящей корреспонденции;
  • механизму формирования дел, их хранению и передачи в архив;
  • бизнес-процессов, обслуживание которых вы планируете «оцифровать» в первую очередь.

Этап 3. Сделайте выводы:

  • при необходимости измените форматы документов, используемых в электронном документообороте, оптимизируйте процессы их движения;
  • пересмотрите зоны ответственности и инструкции исполнителей;
  • внесите поправки в ЛНА, должностные инструкции;
  • проведите ревизию систем безопасности и разграничения доступа.
ВАЖНО!
По результатам переписывают процессы управления, разрабатывают правила электронного документооборота, меняют маршруты, порядок и очередность, доступы. Создайте, при необходимости, регламенты работы СЭД.

Этап 4. Необходимо проанализировать имеющиеся на рынке СЭД и сформулировать, как учесть специфику вашей организации в конфигурации ЭДО. Это понадобится разработчикам ПО, они учитывают индивидуальные требования заказчиков.

Этап 5. Выберите оператора и определите подходящего. На основе проведенного анализа сформулируйте вместе с ним требования к СЭД. Выбирайте из двух технических решений — документооборот в электронной форме может осуществляться с применением:

  • веб-версии — переход, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим трафиком и числом контрагентов — порядка 100 исходящих ежемесячно. Оплачиваются только отправленные;
  • интеграции с учетной системой компании — вариант позволяет работать с электронными формами в режиме единого окна, в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело.

Этап 6. При любом выбранном варианте на этом этапе начнется обработка информационного массива. Для ответственных исполнителей получите ЭЦП.

Этап 7. Создавайте цифровой архив — начните оцифровывать ранние бумажные документы, подлежащие хранению.

Этап 8. Начните подготовку системы к запуску и интеграции с действующими системами учета и безопасности — кадровой, бухгалтерской, финансовой, производственной, охраны коммерческой тайны и личных данных.

Этап 9. Важной является разработка руководств пользователей и обучение сотрудников с учетом особенностей каждого рабочего места.

Этап 10. Подготовьте приказ и оформите запуск СЭД.

Этап 11. Внедрите систему контроля за соблюдением регламентов работы, назначьте ответственных.

Этап 12. При подключении внешнего контура своевременно оповестите и подключите контрагентов, например об организации документооборота посредством электронной почты, используйте для этого:

  • ваш сайт;
  • уведомления по e-mail и корпоративную SRM;
  • сайт оператора ЭДО;
  • обзвон;
  • «посадочные страницы».

Какие документы перевести в цифровой формат

В соответствии с законодательством, только один документ не может существовать без бумаги — это вексель (ФЗ 48 от 11.03.1997). В электронный формат переводится практически все, обслуживающее хозяйственную жизнь организации (внутреннюю и внешнюю) и межведомственное взаимодействие:

  • классическое делопроизводство;
  • первичные учетные формы;
  • кадровый учет и др.

Например, в кадровом учете полностью оцифровываются:

  • журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
  • журнал учета приказов о приеме на работу;
  • форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
  • форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
  • табель учета рабочего времени и т. д.

Частично в цифру «ушла» трудовая книжка (ЭТК) и трудовой договор с дистанционным сотрудником (ст. 312.2 ТК). Последний придется распечатать после согласования и направить в бумажном виде дистанционному работнику.

Требования к ЭД

В рамках ЭДО в цифровом виде передают любые юридически значимые документы. Главное — соблюдать законодательные требования к электронному документообороту, а именно:

  • оформлению;
  • передаче;
  • хранению.

Невыполнение влечет убытки, штрафы и неустойки. Понятие документа как материального носителя определено в ФЗ 77 от 29.12.1994. Электронный введен ФЗ 149 от 27.07.2006. Фактически в СЭД используются документы:

  • материальные, переведенные в электронные образы;
  • изначально создаваемые в цифровом виде.

Это различие определяет способ заверения:

  • «образам» материальных подходит любая ЭЦП;
  • электронным — нужна усиленная.
ВАЖНО!

Цифровые и бумажные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения — те, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения. На сегодняшний день при использовании ЭДО нет единого подхода и четких законодательных ответов на следующие вопросы:

  • кто может пользоваться электронным документооборотом;
  • каковы требования к его организации и что необходимо, чтобы начать применять в отношениях с третьими лицами;
  • что понимать под ЭД и электронными подписями;
  • надо ли распечатывать документы при электронном документообороте и какие именно;
  • какие могут быть подписаны электронно.

Организации на практике руководствуются:

  • при подписании и обмене цифровыми документами — ФЗ 149 от 27.07.2006;
  • при взаимодействии с органами исполнительной власти и государственными внебюджетными фондами — ПП 1494 от 25.12.2014.

Документооборот, в зависимости от его вида, регулируется:

  • внутренний — локальными нормативными актами (трудовые договоры с дистанционными работниками, электронные трудовые книжки, иные документы, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма);
  • внешний с контрагентами — стороны сами определяют перечень документов, требований к ним, порядку подписания и использования видов ЭЦП (гражданско-правовые договоры и документы, оформляемые в рамках их исполнения);
  • внешний, исполняемый по каналам телекоммуникационной связи с налоговыми органами и органами власти.

В последнем случае действуют НПА ведомств, например:

Особый случай — заключение договоров в дистанционном режиме. Вариант предусмотрен законодательством — п. 2 ст. 434 и абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК. Оцифрованная форма приравнивается к письменной, если выполняются следующие условия:

  • сделка совершается с помощью электронных либо иных технических средств, ее содержание в неизменном виде воспроизводится на материальном носителе;
  • вместо подписи использован достоверный способ удостоверения подписи.

Использование квалифицированной ЭЦП в договоре фиксировать не обязательно (п. 1 ст. 6 ФЗ-63 от 05.04.2011). В подписанном собственноручно соглашении сторон регламентируется:

  • обмен документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
  • способ обмена в бумажном или электронном виде (с обязательным последующим обменом подписанными оригиналами).
ВАЖНО!
На настоящий момент при дистанционной форме оформления соглашений не до конца урегулирован вопрос о составлении и обмене закрывающих сделку актов, пока используется любой вид ЭЦП (ФЗ 83).

Как исправлять ошибки в е-документах

Общий порядок внесения исправлений действует на настоящий момент и на бумажный, и на ЭДО и регулируется:

В первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских) изменения вносят только по согласованию сторон хозяйственной операции и подтверждают их подписями с указанием даты внесения исправлений (письмо Минфина от 25.01.2012 № 07‑02‑06/9). Для исправления электронной первички вариантов на практике больше:

  • формирование нового электронного оригинала с параллельным аннулированием неправильного;
  • использование акта об установленном расхождении в произвольной форме;
  • составление дополнительных первичных документов, например, в случае избыточной поставки товаров.

Как хранить ЭД

ЭД хранятся в соответствии с требованиями приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Обязательные условия, которые следует соблюдать:

  • обеспечен режим хранения;
  • в архиве организации содержатся не менее двух экземпляров каждой единицы хранения — основной и рабочий (они находятся на разных физических устройствах);
  • есть технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи, контроля их физического и технического состояния; исключающие утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания;
  • не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости ЭД.
Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Составляем запрос на предоставление документов

Запрос на предоставление документов — это письмо, в котором содержится обращение одной стороны к другой отправить важные бумаги или официальную информацию. Такие письма компании обычно адресуют коммерческим партнерам или государственным органам, чтобы получить недостающие сведения. 

Документооборот

04 Мая 2021 в 10:12

Что такое договор субаренды

Договор субаренды нежилого помещения — это документ, на основании которого арендатор получает право сдачи арендуемого объекта в аренду третьему лицу. Ответственность за предмет аренды перед собственником продолжает нести первоначальный арендатор.

Документооборот

03 Мая 2021 в 10:12

Как провести собрание работников компании-должника при банкротстве

Собрание работников должника при банкротстве — это предусмотренная законом процедура при несостоятельности организации-работодателя. Ее цель — закрепить требования сотрудников и учесть их интересы в рамках судебного разбирательства.

Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации Трудовые споры

02 Мая 2021 в 10:52

Образец письма о предоставлении информации о товаре

Официальный запрос на предоставление информации о товаре — это вид делового письма. Обращение имеет структуру, рекомендованную ГОСТ Р 7.0.97-2016, и адресовано предприятию (организации). Его отправителем является:

  • юридическое лицо или его представитель;
  • физическое лицо или его представитель.

Документооборот

01 Мая 2021 в 10:47

Справка о трудоустройстве по месту требования

Справка с места работы — это документ от работодателя, который подтверждает трудоустройство сотрудника. Ее заполняют по требованию других организаций, инстанций, контролирующих органов.

Документооборот

23 Апреля 2021 в 12:00

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА