рубрики

Как организовать электронный документооборот внутри организации

КонсультантПлюс

Электронный документооборот внутри организации — часть общей системы ЭДО. Он обеспечивает автоматизированное движение деловой информации внутри предприятия.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Нормативная база

Приказ Росстандарта от 08.11.2013 № 1465-ст «Об утверждении национального стандарта»

Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»

Приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/[email protected] «Об утверждении формата предоставления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ работы и обмена документами:

  • оригиналы формируются в электронном виде;
  • подписываются электронной подписью (ЭЦП).

Первый и основной ГОСТ системы электронного документооборота — ГОСТ Р 53898-2013.

ВАЖНО!
При соблюдении условий подписанный ЭЦП документ равен по значимости бумажному (ст. 6 ФЗ-63 от 05.04.2011).

Система электронного документооборота (СЭД) — современная часть IT-инфраструктуры организации. Цель — удобное, быстрое, правильное решение задач:

  • внутреннего управления и контроля,
  • служебной коммуникации сотрудников;
  • внешнего взаимодействия с государственными службами и ведомствами, собственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, контрагентами и целевой аудиторией;
  • хранения архива.

СЭД состоит из:

  • комплекса программ — обеспечивают разграничение, регламент, редактирование прав доступа и защиту данных;
  • компьютерных сетей — для распространения файлов и контроля за ними на уровне организации.

Для внедрения системы автоматизации делопроизводства (внутренней и внешней) потребуется:

  • аппаратные средства для установки ПО — сервер, сетевое оборудование и т. п.;
  • платформа — программный пакет;
  • оператор — для контроля отправки и доставки, соблюдения правильности формата, заверения подписей, сохранности архива организации.

Основные общие требования к функционалу системы при внедрении электронного документооборота определяются возможностями, которые ей необходимы.

ВАЖНО!
Даже если организация начинает с внутреннего ЭДО, следует предусмотреть возможность развития системы до использования внешнего канала обмена.

Как организовать ЭДО поэтапно

Нормативных рекомендаций, как организовать документооборот в организации, какие программы использовать, не существует. На практике процесс перехода состоит из нескольких взаимосвязанных этапов.

Этап 1. Принятие решения о внедрении ЭДО. Следует определить:

  • цели и задачи «перехода в цифру»;
  • существующие проблемы ДО и способы их решения при изменении формата.

Этап 2. Необходимы предпроектное самообследование и ревизия делопроизводственных процессов — перед внедрением изучите и дайте оценку:

  • маршрутам информации между работниками и подразделениями;
  • существующим регламентам движения внешних и внутренних документов;
  • процессам их создания, согласования и утверждения;
  • порядку регистрации и обработки исходящей и входящей корреспонденции;
  • механизму формирования дел, их хранению и передачи в архив;
  • бизнес-процессов, обслуживание которых вы планируете «оцифровать» в первую очередь.

Этап 3. Сделайте выводы:

  • при необходимости измените форматы документов, используемых в электронном документообороте, оптимизируйте процессы их движения;
  • пересмотрите зоны ответственности и инструкции исполнителей;
  • внесите поправки в ЛНА, должностные инструкции;
  • проведите ревизию систем безопасности и разграничения доступа.
ВАЖНО!
По результатам переписывают процессы управления, разрабатывают правила электронного документооборота, меняют маршруты, порядок и очередность, доступы. Создайте, при необходимости, регламенты работы СЭД.

Этап 4. Необходимо проанализировать имеющиеся на рынке СЭД и сформулировать, как учесть специфику вашей организации в конфигурации ЭДО. Это понадобится разработчикам ПО, они учитывают индивидуальные требования заказчиков.

Этап 5. Выберите оператора и определите подходящего. На основе проведенного анализа сформулируйте вместе с ним требования к СЭД. Выбирайте из двух технических решений — документооборот в электронной форме может осуществляться с применением:

  • веб-версии — переход, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим трафиком и числом контрагентов — порядка 100 исходящих ежемесячно. Оплачиваются только отправленные;
  • интеграции с учетной системой компании — вариант позволяет работать с электронными формами в режиме единого окна, в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело.

Этап 6. При любом выбранном варианте на этом этапе начнется обработка информационного массива. Для ответственных исполнителей получите ЭЦП.

Этап 7. Создавайте цифровой архив — начните оцифровывать ранние бумажные документы, подлежащие хранению.

Этап 8. Начните подготовку системы к запуску и интеграции с действующими системами учета и безопасности — кадровой, бухгалтерской, финансовой, производственной, охраны коммерческой тайны и личных данных.

Этап 9. Важной является разработка руководств пользователей и обучение сотрудников с учетом особенностей каждого рабочего места.

Этап 10. Подготовьте приказ и оформите запуск СЭД.

Этап 11. Внедрите систему контроля за соблюдением регламентов работы, назначьте ответственных.

Этап 12. При подключении внешнего контура своевременно оповестите и подключите контрагентов, например об организации документооборота посредством электронной почты, используйте для этого:

  • ваш сайт;
  • уведомления по e-mail и корпоративную SRM;
  • сайт оператора ЭДО;
  • обзвон;
  • «посадочные страницы».

Какие документы перевести в цифровой формат

В соответствии с законодательством, только один документ не может существовать без бумаги — это вексель (ФЗ 48 от 11.03.1997). В электронный формат переводится практически все, обслуживающее хозяйственную жизнь организации (внутреннюю и внешнюю) и межведомственное взаимодействие:

  • классическое делопроизводство;
  • первичные учетные формы;
  • кадровый учет и др.

Например, в кадровом учете полностью оцифровываются:

  • журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
  • журнал учета приказов о приеме на работу;
  • форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
  • форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
  • табель учета рабочего времени и т. д.

Частично в цифру «ушла» трудовая книжка (ЭТК) и трудовой договор с дистанционным сотрудником (ст. 312.2 ТК). Последний придется распечатать после согласования и направить в бумажном виде дистанционному работнику.

Требования к ЭД

В рамках ЭДО в цифровом виде передают любые юридически значимые документы. Главное — соблюдать законодательные требования к электронному документообороту, а именно:

  • оформлению;
  • передаче;
  • хранению.

Невыполнение влечет убытки, штрафы и неустойки. Понятие документа как материального носителя определено в ФЗ 77 от 29.12.1994. Электронный введен ФЗ 149 от 27.07.2006. Фактически в СЭД используются документы:

  • материальные, переведенные в электронные образы;
  • изначально создаваемые в цифровом виде.

Это различие определяет способ заверения:

  • «образам» материальных подходит любая ЭЦП;
  • электронным — нужна усиленная.
ВАЖНО!

Цифровые и бумажные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения — те, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения. На сегодняшний день при использовании ЭДО нет единого подхода и четких законодательных ответов на следующие вопросы:

  • кто может пользоваться электронным документооборотом;
  • каковы требования к его организации и что необходимо, чтобы начать применять в отношениях с третьими лицами;
  • что понимать под ЭД и электронными подписями;
  • надо ли распечатывать документы при электронном документообороте и какие именно;
  • какие могут быть подписаны электронно.

Организации на практике руководствуются:

  • при подписании и обмене цифровыми документами — ФЗ 149 от 27.07.2006;
  • при взаимодействии с органами исполнительной власти и государственными внебюджетными фондами — ПП 1494 от 25.12.2014.

Документооборот, в зависимости от его вида, регулируется:

  • внутренний — локальными нормативными актами (трудовые договоры с дистанционными работниками, электронные трудовые книжки, иные документы, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма);
  • внешний с контрагентами — стороны сами определяют перечень документов, требований к ним, порядку подписания и использования видов ЭЦП (гражданско-правовые договоры и документы, оформляемые в рамках их исполнения);
  • внешний, исполняемый по каналам телекоммуникационной связи с налоговыми органами и органами власти.

В последнем случае действуют НПА ведомств, например:

Особый случай — заключение договоров в дистанционном режиме. Вариант предусмотрен законодательством — п. 2 ст. 434 и абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК. Оцифрованная форма приравнивается к письменной, если выполняются следующие условия:

  • сделка совершается с помощью электронных либо иных технических средств, ее содержание в неизменном виде воспроизводится на материальном носителе;
  • вместо подписи использован достоверный способ удостоверения подписи.

Использование квалифицированной ЭЦП в договоре фиксировать не обязательно (п. 1 ст. 6 ФЗ-63 от 05.04.2011). В подписанном собственноручно соглашении сторон регламентируется:

  • обмен документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
  • способ обмена в бумажном или электронном виде (с обязательным последующим обменом подписанными оригиналами).
ВАЖНО!
На настоящий момент при дистанционной форме оформления соглашений не до конца урегулирован вопрос о составлении и обмене закрывающих сделку актов, пока используется любой вид ЭЦП (ФЗ 83).

Как исправлять ошибки в е-документах

Общий порядок внесения исправлений действует на настоящий момент и на бумажный, и на ЭДО и регулируется:

В первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских) изменения вносят только по согласованию сторон хозяйственной операции и подтверждают их подписями с указанием даты внесения исправлений (письмо Минфина от 25.01.2012 № 07‑02‑06/9). Для исправления электронной первички вариантов на практике больше:

  • формирование нового электронного оригинала с параллельным аннулированием неправильного;
  • использование акта об установленном расхождении в произвольной форме;
  • составление дополнительных первичных документов, например, в случае избыточной поставки товаров.

Как хранить ЭД

ЭД хранятся в соответствии с требованиями приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Обязательные условия, которые следует соблюдать:

  • обеспечен режим хранения;
  • в архиве организации содержатся не менее двух экземпляров каждой единицы хранения — основной и рабочий (они находятся на разных физических устройствах);
  • есть технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи, контроля их физического и технического состояния; исключающие утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания;
  • не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости ЭД.
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как возложить обязанности по вакантной должности

Исполнение обязанностей по вакантной должности — это выполнение новых функций (не предусмотренных основным трудовым договором) при временном переводе или назначении на свободное рабочее место. Обычно это происходит до назначения нового специалиста или до выхода на работу прежнего.

Подбор персонала Прием на работу Увольнение Управление персоналом

21 Января 2021 в 16:50

Как правильно составить штатное расписание в 2021 году

Штатное расписание — это документ, которым оформляется структура, численность и размер заработной как в целом по предприятию, так и по каждой отдельной должности. Его необходимость в организации часто вызывает споры. 

Документооборот

14 Января 2021 в 13:35

Нужна ли справка о коронавирусе для санатория

Справка об отсутствии коронавируса для санатория — это медицинский документ, который подтверждает отрицательный результат исследования на COVID-19. Приказ Минздрава от 07.07.2020 № 685н отменил требование предоставлять документ в учреждения для отдыха.

!Карантин!

11 Января 2021 в 10:18

Нужна ли справка о коронавирусе для поездок

Нужна ли справка о коронавирусе в аэропорту — при внутренних перелетах по территории РФ нет. Ее предоставляют граждане РФ при прилете в иную страну, а также иностранцы, прибывающие в Россию.

!Карантин!

11 Января 2021 в 10:18

Как получить справку о выздоровлении после коронавируса

Справка о том, что переболел коронавирусом, — это документ с результатами теста, подтверждающий отсутствие в организме пациента вируса SARS-CoV-2. Утвержденная на уровне действующего законодательства форма отсутствует.

!Карантин! Документооборот

24 Декабря 2020 в 13:04

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА