Как организовать электронный документооборот внутри организации

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это способ работы и обмена документами:

• оригиналы формируются в электронном виде;
• подписываются электронной подписью (ЭЦП).

Первый и основной ГОСТ системы электронного документооборота — ГОСТ Р 53898-2013.

Система электронного документооборота (СЭД) — современная часть IT-инфраструктуры организации. Цель — удобное, быстрое, правильное решение задач:

• внутреннего управления и контроля,
• служебной коммуникации сотрудников;
• внешнего взаимодействия с государственными службами и ведомствами, собственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, контрагентами и целевой аудиторией;
• хранения архива.

СЭД состоит из:

• комплекса программ — обеспечивают разграничение, регламент, редактирование прав доступа и защиту данных;
• компьютерных сетей — для распространения файлов и контроля за ними на уровне организации.

Для внедрения системы автоматизации делопроизводства (внутренней и внешней) потребуется:

• аппаратные средства для установки ПО — сервер, сетевое оборудование и т. п.;
• платформа — программный пакет;
• оператор — для контроля отправки и доставки, соблюдения правильности формата, заверения подписей, сохранности архива организации.

Основные общие требования к функционалу системы при внедрении электронного документооборота определяются возможностями, которые ей необходимы.

Как организовать ЭДО поэтапно

Нормативных рекомендаций, как организовать документооборот в организации, какие программы использовать, не существует. На практике процесс перехода состоит из нескольких взаимосвязанных этапов.

Этап 1. Принятие решения о внедрении ЭДО. Следует определить:

• цели и задачи «перехода в цифру»;
• существующие проблемы ДО и способы их решения при изменении формата.

Этап 2. Необходимы предпроектное самообследование и ревизия делопроизводственных процессов — перед внедрением изучите и дайте оценку:

• маршрутам информации между работниками и подразделениями;
• существующим регламентам движения внешних и внутренних документов;
• процессам их создания, согласования и утверждения;
• порядку регистрации и обработки исходящей и входящей корреспонденции;
• механизму формирования дел, их хранению и передачи в архив;
• бизнес-процессов, обслуживание которых вы планируете «оцифровать» в первую очередь.

Этап 3. Сделайте выводы:

• при необходимости измените форматы документов, используемых в электронном документообороте, оптимизируйте процессы их движения;
• пересмотрите зоны ответственности и инструкции исполнителей;
• внесите поправки в ЛНА, должностные инструкции;
• проведите ревизию систем безопасности и разграничения доступа.

Этап 4. Необходимо проанализировать имеющиеся на рынке СЭД и сформулировать, как учесть специфику вашей организации в конфигурации ЭДО. Это понадобится разработчикам ПО, они учитывают индивидуальные требования заказчиков.

Этап 5. Выберите оператора и определите подходящего. На основе проведенного анализа сформулируйте вместе с ним требования к СЭД. Выбирайте из двух технических решений — документооборот в электронной форме может осуществляться с применением:

• веб-версии — переход, который не затрагивает информационных систем компании. Подходит организациям с небольшим трафиком и числом контрагентов — порядка 100 исходящих ежемесячно. Оплачиваются только отправленные;
• интеграции с учетной системой компании — вариант позволяет работать с электронными формами в режиме единого окна, в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело.

Этап 6. При любом выбранном варианте на этом этапе начнется обработка информационного массива. Для ответственных исполнителей получите ЭЦП.

Этап 7. Создавайте цифровой архив — начните оцифровывать ранние бумажные документы, подлежащие хранению.

Этап 8. Начните подготовку системы к запуску и интеграции с действующими системами учета и безопасности — кадровой, бухгалтерской, финансовой, производственной, охраны коммерческой тайны и личных данных.

Этап 9. Важной является разработка руководств пользователей и обучение сотрудников с учетом особенностей каждого рабочего места.

Этап 10. Подготовьте приказ и оформите запуск СЭД.

Этап 11. Внедрите систему контроля за соблюдением регламентов работы, назначьте ответственных.

Этап 12. При подключении внешнего контура своевременно оповестите и подключите контрагентов, например об организации документооборота посредством электронной почты, используйте для этого:

• ваш сайт;
• уведомления по e-mail и корпоративную SRM;
• сайт оператора ЭДО;
• обзвон;
• «посадочные страницы».

Какие документы перевести в цифровой формат

В соответствии с законодательством, только один документ не может существовать без бумаги — это вексель (ФЗ 48 от 11.03.1997). В электронный формат переводится практически все, обслуживающее хозяйственную жизнь организации (внутреннюю и внешнюю) и межведомственное взаимодействие:

• классическое делопроизводство;
• первичные учетные формы;
• кадровый учет и др.

Например, в кадровом учете полностью оцифровываются:

• журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
• журнал учета приказов о приеме на работу;
• форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
• форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
• табель учета рабочего времени и т. д.

Частично в цифру «ушла» трудовая книжка (ЭТК) и трудовой договор с дистанционным сотрудником (ст. 312.2 ТК). Последний придется распечатать после согласования и направить в бумажном виде дистанционному работнику.

Требования к ЭД

В рамках ЭДО в цифровом виде передают любые юридически значимые документы. Главное — соблюдать законодательные требования к электронному документообороту, а именно:

• оформлению;
• передаче;
• хранению.

Невыполнение влечет убытки, штрафы и неустойки. Понятие документа как материального носителя определено в ФЗ 77 от 29.12.1994. Электронный введен ФЗ 149 от 27.07.2006. Фактически в СЭД используются документы:

• материальные, переведенные в электронные образы;
• изначально создаваемые в цифровом виде.

Это различие определяет способ заверения:

• «образам» материальных подходит любая ЭЦП;
• электронным — нужна усиленная.

Организации на практике руководствуются:

• при подписании и обмене цифровыми документами — ФЗ 149 от 27.07.2006;
• при взаимодействии с органами исполнительной власти и государственными внебюджетными фондами — ПП 1494 от 25.12.2014.

Документооборот, в зависимости от его вида, регулируется:

• внутренний — локальными нормативными актами (трудовые договоры с дистанционными работниками, электронные трудовые книжки, иные документы, за исключением случаев, когда для них предусмотрена обязательная бумажная форма);
• внешний с контрагентами — стороны сами определяют перечень документов, требований к ним, порядку подписания и использования видов ЭЦП (гражданско-правовые договоры и документы, оформляемые в рамках их исполнения);
• внешний, исполняемый по каналам телекоммуникационной связи с налоговыми органами и органами власти.

В последнем случае действуют НПА ведомств, например:

• приказы ФНС России № 7-10/551@, № 7-10/552@ в отношении № ММВ-7-15/820@;
• приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2016 № 252 и др.

Особый случай — заключение договоров в дистанционном режиме. Вариант предусмотрен законодательством — п. 2 ст. 434 и абз. 2 п. 1 ст. 160 ГК. Оцифрованная форма приравнивается к письменной, если выполняются следующие условия:

• сделка совершается с помощью электронных либо иных технических средств, ее содержание в неизменном виде воспроизводится на материальном носителе;
• вместо подписи использован достоверный способ удостоверения подписи.

Использование квалифицированной ЭЦП в договоре фиксировать не обязательно (п. 1 ст. 6 ФЗ-63 от 05.04.2011). В подписанном собственноручно соглашении сторон регламентируется:

• обмен документами, подписанными простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью;
• способ обмена в бумажном или электронном виде (с обязательным последующим обменом подписанными оригиналами).

Как исправлять ошибки в е-документах

Общий порядок внесения исправлений действует на настоящий момент и на бумажный, и на ЭДО и регулируется:

• 402-ФЗ от 06.12.2011;
• положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских) изменения вносят только по согласованию сторон хозяйственной операции и подтверждают их подписями с указанием даты внесения исправлений (письмо Минфина от 25.01.2012 № 07‑02‑06/9). Для исправления электронной первички вариантов на практике больше:

• формирование нового электронного оригинала с параллельным аннулированием неправильного;
• использование акта об установленном расхождении в произвольной форме;
• составление дополнительных первичных документов, например, в случае избыточной поставки товаров.

Как хранить ЭД

ЭД хранятся в соответствии с требованиями приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Обязательные условия, которые следует соблюдать:

• обеспечен режим хранения;
• в архиве организации содержатся не менее двух экземпляров каждой единицы хранения — основной и рабочий (они находятся на разных физических устройствах);
• есть технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи, контроля их физического и технического состояния; исключающие утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания;
• не реже одного раза в пять лет производится технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости ЭД.