рубрики

Как организовать удаленную работу

КонсультантПлюс

Как организовать дистанционную работу офиса:

  1. Определиться с режимом работы.
  2. Подготовить соответствующие документы.
  3. Оснастить всех сотрудников необходимой техникой и обеспечить поддержку специалистов.
  4. Ввести грамотную систему контроля за выполнением поставленных задач.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Что такое удаленная работа

Прежде чем рассматривать особенности, необходимо разобраться с тем, что такое удаленный режим работы и какие есть варианты. Такой принцип организации труда предполагает, что сотрудники компании будут выполнять обязанности, находясь дома. Это значит, что им необходимы средства. Например, компьютер или ноутбук. Существует два основных варианта организации:

  1. Полный. В такой ситуации абсолютно все сотрудники и руководство компании будут трудиться дома. Требует определенных усилий для организации, но в конечном результате получится полностью отказаться от офиса.
  2. Частичный. Часть сотрудников находится в офисе, часть дома. Обычно такая практика встречается тогда, когда нет физической возможности выполнять обязанности на дому. Например, для бухгалтеров и менеджеров на производственном предприятии организовать работу на удаленке несложно, но производить товар получается исключительно в цеху, и рабочим все равно придется туда ездить.

Почему отправляют на удаленную работу

Многие компании по всему миру переходят на принципы удаленной работы из-за угрозы заражения сотрудников коронавирусом. Если никто никуда не ходит, то и болезнь распространяется намного медленнее. Но нередко фирмы изначально ориентированы на дистанционную занятость. Это, например, актуально для различных call-центров и отдельных профессий. Многие дизайнеры, авторы статей, программисты и другие специалисты трудятся на дому.

ВАЖНО!
Сейчас такой тип занятости является необходимостью и вынужденной мерой, но после решения проблемы с болезнью часть компаний, вполне возможно, и дальше продолжит трудиться с полной или частичной дистанционной занятостью, так как у этого подхода есть преимущества.

Что нужно при организации удаленки

Для того, чтобы понять, как организовать удаленную работу сотрудников, рекомендуется следовать этой инструкции:

  1. Документальное оформление по правилам. В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ, для перехода на дистанционную занятость необходимо заключать трудовой договор. Это следует сделать в первую очередь, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с инспекцией. Трудовой договор подписывает каждый сотрудник.
  2. Подготовка средств электронной подписи. Если функции человека предполагают необходимость оформлять документы, проставлять подписи и печати, то потребуется соответствующее программное обеспечение. Защищенная цифровая подпись — это отличный способ решить данную проблему.
  3. Организация рабочего пространства. Далеко не у всех людей есть средства для труда на дому. У многих нет компьютеров или ноутбуков, а у тех, у кого они есть, возникают проблемы с производительностью, отсутствует интернет-подключение и так далее. Оптимальный способ решить эту проблему удаленного способа работы — предоставить сотрудникам все необходимое оборудование. Как вариант: обеспечить дистанционный доступ к рабочим компьютерам, но в этой ситуации придется назначать дежурного в офисе, чтобы он перезагружал зависшие компьютеры и решал другие сопутствующие задачи. Обычно этим человеком является системный администратор или один из сотрудников, на достаточно высоком уровне разбирающийся в функционировании ПК и сетей.
  4. Переформатирование функций и задач. Это один из самых важных этапов. Хорошо, если сотрудник сам прекрасно справляется со своими обязанностями и не требует отдельного контроля. Но нередко для решения какой-то проблемы приходится обращаться за помощью к коллегам, уточнять информацию у руководства, согласовывать проекты и так далее. Придется выделять отдельное время на совещания, причем если раньше достаточно было просто зайти в кабинет коллеги и уточнить информацию, то теперь придется тратить время на звонки. Оптимальный вариант, продумать всю схему действий в той или иной ситуации для каждого сотрудника и всем выдать соответствующие инструкции. Под подпись. Нередко это требует серьезных усилий и еще на этапе перехода на такой тип занятости приходится формировать специальный «штаб», который и займется этой проблемой.
  5. Контроль над выполнением обязанностей. Из-за особенностей нового формата проконтролировать, что делает тот или иной человек, становится намного сложнее. Нередко используются специальные сервисы, в которых указан каждый этап и назначен ответственный за него. Несложно проследить, что и кем делается прямо сейчас, кто виноват в просрочке и кого наградить за максимально эффективный труд.

Правила удаленной работы

Строгих правил не существует, есть только рекомендации по удаленной работе от специалистов, например, такие:

  1. Шифрование и защита данных. Зачастую информация, которой оперируют сотрудники компании, относится к коммерческой тайне. Если в офисе за ее защитой следят специалисты, то решить проблему на дому намного сложнее. Придется или устанавливать специализированное ПО, после чего внимательно следить за выполнением всех соответствующих инструкций, или давать дистанционный доступ к компьютерам в офисе.
  2. Получение любой задачи необходимо подтверждать. Мало отправить задание человеку, необходимо проверить, что он его получил и понял. Без этого любой регламент по удаленной работе не имеет смысла. Необходимо донести до всех сотрудников необходимость получать подтверждение любого действия.
  3. Общение в команде — важная часть функционирования любой компании. Нередко при «пустом» общении «возле кулера» или в курилке решаются важные вопросы или возникают отличные идеи. Рекомендуется создать специальную «электронную комнату отдыха», где сотрудники смогут общаться не только на рабочие темы.
  4. Регулярные рассылки. Многие фирмы предполагают необходимость рассылать всевозможную информацию для повышения эффективности. Например, новые инструкции, данные о деятельности компании или что-то другое. Особенно важно держать людей в курсе происходящего, когда они находятся дома и не имеют возможности узнать важные данные между делом.
  5. Техническая поддержка. Далеко не все владеют компьютером на достаточно высоком уровне, чтобы подключить необходимые сервисы и так далее. Необходимо предусмотреть специалистов, понимающих, как настроить удаленную работу с данными, и готовых в любой момент помочь с настройками.

Как учесть и компенсировать расходы

Как таковая подробная инструкция по удаленной работе, мерам оптимизации и сокращении затрат отсутствует. Часть клиентов перестает выходить на связь, и доходы уменьшаются. Один из самых очевидных способов: сократить затраты на функционирование офиса. Если он находится в аренде — отказаться от нее. Разумеется, актуально это только в том случае, если в дальнейшем компания планирует функционировать дистанционно.

Для того же, чтобы определить эффективность каждого сотрудника, лучше использовать, как уже было сказано выше, специальные сервисы. Отслеживая этапы выполнения задачи, руководство разберется в том, кто трудится лучше, а кто хуже.

Советы по работе на удаленке

Для оптимизации и повышения эффективности учитывайте эти советы по удаленной работе, как никогда актуальные на момент самоизоляции и карантина:

  1. Используйте облачные хранилища. Вероятность того, что важные данные будут утеряны из-за сбоя в функционировании одного из компьютеров будут сведены к нулю.
  2. Проверьте скорость интернет-соединения. Стандартного мобильного интернета, который сейчас есть почти у всех, не хватит для полноценного выполнения обязанностей.
  3. Необходим разумный контроль. Нет смысла требовать от сотрудников постоянные отчеты о выполненных задачах, проводить бесконечные совещания и так далее. Все это только снижает эффективность.
  4. Внимание не на количество затраченного времени, а на результат. Каждый человек выполняет задачи по-разному, потому нет особого смысла контролировать, когда и чем он занимается. Один справится с задачей за 2 часа, а второй потратит на это весь рабочий день. Судить следует по полученному результату.
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Сокращение рабочего дня при высокой температуре воздуха

Допустимая температура в помещении на рабочем месте — от 18 до 28 градусов. Если она отличается от установленных показателей, работодателю следует либо сделать условия работы более комфортными, либо ввести дополнительные привилегии, либо полностью изменить график работы и отдыха персонала.

Рабочее время Актуально

22 Июня 2020 в 13:11

Как оплатить время простоя

Оплата простоя — это денежная компенсация, которая полагается сотруднику в случае, если работа по каким-либо причинам выполняться не может. Работодатель обязан оплачивать этот период по-разному — в зависимости от того, кто виновен в приостановлении деятельности.

Бухгалтерия в кадрах Рабочее время !Карантин!

10 Июня 2020 в 18:08

1 июля — день голосования по конституции — объявлен выходным

День голосования 1 июля — выходной: соответствующий указ подписан президентом. Поскольку дата референдума выпадает на середину рабочей недели, всем россиянам — и работающим, и отдыхающим — день оплатят.

Рабочее время Актуально

09 Июня 2020 в 16:58

Сокращенный ли день 11 июня 2020 года

Короткий ли день 11 июня 2020 года, будет определяться установленным режимом работы каждого конкретного предприятия. Но для отдельных категорий сотрудников наличие предпраздничного дня не является основанием для сокращения рабочей смены.

Актуально

09 Июня 2020 в 11:05

День России 12 июня: график работы

12 июня — это официальный государственный праздник — День России. В статье 113 ТК РФ зафиксировано, что трудовая деятельность в праздничные дни запрещена, но есть исключения.

Актуально Рабочее время

07 Июня 2020 в 08:46

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА