Как отражать операции с самозанятыми в 1С

Как ведется учет операций с плательщиками НПД

Сотрудничество с плательщиком налога на профессиональный доход для нанимателя выгоднее, чем с работниками по трудовому договору. Налог на доходы исполнитель платит сам, а на выплаты самозанятым в 1С бухгалтерии не надо начислять страховые взносы и перечислять их в бюджет.

С плательщиком НПД оформляют не трудовые отношения (то есть не трудовой договор), а гражданско-правовые. Стороны договариваются как устно, так и письменно (ст. 158 ГК РФ, п. 1 письма ФНС № СД-4-3/2899@ от 20.02.2019). Но на практике отношения заказчиков и исполнителей подкрепляют договором ГПХ — подряда или оказания услуг (ст. 702, 779 ГК РФ).

В бухгалтерском и налоговом учете расходы на работы и услуги плательщика НПД отражаются по-разному. В таблице показали, как отражать расходы в зависимости от характера выполняемых работ или оказываемых услуг.

Чтобы подтвердить расходы, запросите у плательщика НПД (письмо № СД-4-3/2899@):

• чек. Самозанятые оформляют чек в электронном или бумажном виде и указывают в нем название товаров, работ, услуг и ИНН заказчика (п. 8, 9, 10 ст. 15 422-ФЗ от 27.11.2018);
• акт. Это не самостоятельный документ, его делают в дополнение к чеку. В акте отражают период и дату выполнения работ, оказания услуг, чтобы подтвердить фактические расходы для налогового учета.

Акт — необязательный документ (обычно его требуют налоговики), а вот закрывать сделку с плательщиком НПД без чека нельзя. На основании чеков самозанятых в 1С или в других учетных программах признают расходы в налоговом учете. Еще чек подтверждает, что за исполнителя не надо платить страховые взносы (п. 1, п. 8 ст. 15 422-ФЗ, письма ФНС № СД-4-3/2899@, Минфина № 03-11-11/24008 от 26.03.2020).

Заводим самозанятого контрагента в 1С

В пользовательской инструкции показано, как оформить самозанятых в 1С, — плательщиков НПД заводят как новых контрагентов, по аналогии с организациями и ИП. Для этого надо зайти в «Справочники», затем — в «Контрагенты». При регистрации нового контрагента указываем, что он самозанятый.

В счетах учета расчетов отмечаем «Счет расчетов с поставщиком» и «Счет выданных авансов» 76.09 (или 60.01). После этого заводим договор в карточке исполнителя или в справочнике договоров. Ставим вид договора с поставщиком.

Для расчета с самозанятыми в 1С ввели специальный счет — 76.16. Он доступен с релиза 3.0.100.16. Но по работе с ним есть нюансы. Во-первых, его используют только для расчетов с плательщиками НПД по реестрам. Во-вторых, у него только одно субконто — по контрагентам. И в-третьих, по нему не отражаются акты сверки. Для детального учета выберите другие счета.

Проводим работы и услуги

Выполненные работы, услуги самозанятых в 1С проводим через поступления в разделе покупок.

Формируем новое поступление услуги. Пишем реквизиты акта или другого исполнительного документа. Если плательщик НПД не формировал акт, в эту строку разрешают ввести номер и дату чека. В таблице пишем номенклатуру — название товаров, работ, услуг. Указываем счет учета.

В момент проведения документа формируется бухгалтерская проводка по дебету расходного счета и кредиту счета учета затрат на работы, услуги плательщика НПД. В нашем примере на картинке проводка по самозанятым в 1С такая — Дт 26 Кт 60.01 (проводят и по 76.09).

Проводим оплату

Разработчики программы объяснили, как в 1С провести выплату самозанятому, — необходимо создать платежное поручение непосредственно через 1С или через онлайн-банк.

Вот инструкция, как это сделать в 1С:

Шаг 1. Заходим в раздел «Банк и касса» и выбираем платежное поручение.

Шаг 2. Создаем и заполняем новый платежный документ. Указываем вид операции — прочие расчеты с контрагентами. Получателем выступает плательщик НПД, пишем его Ф.И.О. Отражаем его расчетный счет, сумму и назначения платежа. В удержаниях по исполнительному листу ставим код 1, который позволяет удерживать средства с ограничением по сумме.

Шаг 3. Сохраняем и проводим документ.

Шаг 4. Отправляем платеж в банк. Проводим операцию прямо в журнале платежных поручений. Нажимаем на кнопку «Отправить в банк», выбираем нужное поручение, выгружаем и отправляем его на оплату.

Шаг 5. Отражаем проведенный платеж. Для этого надо ввести банковскую выписку. Пользователь сможет выгрузить оплаченные поручения напрямую из онлайн-банка.

Другой способ — подобрать нужную платежку из исполненных поручений.

Еще один вариант — найти платежное поручение, нажать на файл правой кнопкой мыши и выбрать «Создать на основании». Через это действие вы сможете провести списание с расчетного счета на счет расчетов с контрагентом — 76.09 или 60.01.

Проводим чеки

А вот как проводить самозанятых в 1С после выдачи чека. По правилам, плательщик НПД выдает чек в момент оплаты при наличной оплате или до 9-го числа следующего месяца — при безналичном переводе (ч. 3 ст. 14 422-ФЗ).

Если стороны договорились о постоплате, то заказчик признает расходы после получения чека. Если в договоре речь шла о предоплате, то расходы признают только на основании выданного чека и подписанного акта выполненных работ.

Самозанятые не используют онлайн-кассы. Они формируют расчетные документы в приложении «Мой налог». Чек надо отправить по электронной почте или в онлайн-сообщениях (например, в СМС). Только в таком случае его принимают в расходы (письмо ФНС № СД-4-3/7089@ от 16.04.2019).

Чеки, которые получили от плательщиков НПД, сразу загрузите в выплаты — перейдите по ссылке в ячейке «Чек самозанятого». Если проводите списание по реестру, в документе «Списание с расчетного счета» установите вид операции «Прочее списание». Выберите реестр выплат, нажмите «Загрузить из файла» и подберите все чеки самозанятых из файла, который получили от банка.