Как отразить дополнительный отпуск в 1С
У моей знакомой — ненормированный день: она часто начинает трудиться до начала официального рабочего дня. По закону ей положен дополнительный оплачиваемый отпуск. Она попросила меня перепроверить начисления, и мы пошагово прошли всю процедуру оформления допотпуска на примере 1С.
Как отразить дополнительный отпуск в 1С:ЗУП: подготовка
Допотпуск — это гарантия для тех сотрудников, чьи условия труда отличаются от нормальных. Ежегодный оплачиваемый допотпуск предоставляют:
- за вредные условия труда;
- за ненормированный рабочий день;
- за работу на Крайнем Севере и в приравненных местностях;
- за особый характер работы;
- спортсменам и тренерам;
- медработникам;
- чернобыльцам.
Допотпуск включают в график отпусков наравне с основным. Продолжительность допотопуска работодатели определяют сами и прописывают в коллективном договоре.
Например, у моей знакомой минимальный дополнительный отпуск за ненормированную работу — 3 дня. Но ее работодатель установил допотпуск в 10 дней, все они оплачиваются. В табеле учета дни дополнительного отдыха отмечают кодом «ОД» или 10.
Дополнительный отпуск разрешают делить на части, как и основной. Главное условие — такое же: чтобы одна из частей общего ежегодного отпуска была не менее 14 дней.
Например, если работнику положено 28 дней основного отпуска и 21 — дополнительного, то ему надо предоставить 14 дней отдыха подряд, а оставшиеся 35 дней разделить на любое количество частей.
В некоторых случаях допускается замена допотпуска компенсацией. Как и в случае с моей знакомой: она часто берет вместо дополнительного отдыха компенсацию — пишет произвольное заявление и передает работодателю. А вот дополнительный отпуск за вредные условия труда разрешают компенсировать только частично: заменить на выплату вы сможете только минимальную продолжительность такого отдыха — 7 дней.
С отпусками сотрудников работают в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП). Но прежде чем начислить отпускные, надо настроить виды дополнительных отпусков — в начальной конфигурации зарплатного 1С их нет.
Создайте новый вид допотпуска. Укажите:
- название;
- периодичность;
- продолжительность.
Если такой отдых предоставляют всем сотрудникам, то проставьте отметку в 1С. Если нет — не отмечайте это поле. Но сможете отразить информацию о сотрудниках, которым положен допотпуск, в штатном расписании 1С.
Сохраните и проверьте новый допотпуск в «Плане видов расчета». Зайдите в «Настройки», затем в «Начисления» и посмотрите результат подготовки расчетов в 1С:ЗУП.
Как отразить дополнительный отпуск в 1С: пошагово
Завести допотдых для каждого сотрудника вы сможете не только в штатном расписании, но и другими документами: прием на работу и кадровый перевод. А создать новое начисление в 1С:ЗУП — через документ «Отпуск».
Зайдите в раздел «Зарплата» и создайте новый отпускной документ в 1С:ЗУП.
Укажите месяц ОТ и ФИО сотрудника. На вкладке сведений об основном ежегодном ОТ снимите отметку «Отпуск».
Отметка об учете МРОТ стоит по умолчанию — не снимайте ее, если сотрудник работает на полную ставку и в режиме полного дня/недели. В поле «Выплата» покажите, когда работнику заплатят отпускные:
- с зарплатой;
- с авансом;
- в межрасчетный период.
Ниже напишите планируемую дату выплаты отпускных.
Переходите на вкладку «Дополнительные отпуска, отгулы» в 1С:ЗУП. Проставьте там отметку о дополнительном отпуске. Затем нажмите «Добавить» и заполните в новой строке:
- вид ОТ — дополнительный;
- период — даты начала и окончания отдыха;
- Дн. — здесь автоматически рассчитывается количество дней отдыха;
- Дн. комп. — количество дней компенсации, если заменили отдых на денежную выплату;
- рабочий год — здесь автоматически появятся годы, за которые предоставляется дополнительный ОТ;
- основание — пропишите название и реквизиты документа, по которому предоставляют дополнительный отдых — к примеру, номер и дата заявления (эта информация дублируется в печатном приказе Т-6 в 1С:ЗУП).
Прежде чем сохранить документ, проверьте начисления по допотпуску в 1С:ЗУП. Выплаты рассчитываются автоматически, после того как введутся отпускной период и количество дней отдыха. Если начисления соответствуют фактическим расчетным данным по работнику, то сохраните и проведите дополнительный ОТ. При необходимости сформируйте и выведите на печать — прямо из этого же документа в 1С:ЗУП — отпускной приказ.
Читайте также:
Дополнительный отпуск в 1С: вопросы и ответы
-
Что это, и когда его предоставляют?
Это еще один вид оплачиваемого отдыха, который предоставляют дополнительно к основным 28 дням. Допотпуск положен за работу, отклоняющуюся от нормальных условий. К примеру, за ненормированный график, вредность, особый характер труда, работу на Крайнем Севере и приравненных районах.
-
Сколько дней дополнительно предоставляют работникам?
Это решает работодатель — единых правил нет. Продолжительность дополнительного отдыха закрепляют в коллективном соглашении и трудовом договоре с работником. Но в каждом случае есть минимальные дни допотдыха: к примеру, за ненормированный график — 3 дня, за вредность — 7 дней, чернобыльцам — 7, 14 или 21 день.
-
Как отразить допотпуск в 1С?
Допотпуска регистрируют в 1С:ЗУП. Сначала надо настроить начисление: завести в системе нужный вид ОТ, определить продолжительность, периодичность и список сотрудников, которым положен такой отдых. Затем — начислить опускные конкретному сотруднику на основании его заявления.
Нормативная база
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
