Как отразить учебный отпуск в 1С
Если работник-студент сдает сессию или госэкзамен, то его отправляют в учебный отпуск. Работодателю нужно сделать приказ и провести учебный отпуск в 1С: 8.3. Разбираемся в нюансах оформления.
Что учесть при оформлении учебного отпуска
Учебный отпуск (УО) для сдачи сессии, государственных экзаменов дают только по основному месту работы и только сотруднику, который впервые получает образование определенного уровня (ст. 177, 287 ТК РФ). А вот если сотрудник получает второе высшее образование и ему надо сдать экзамены, то предоставлять и оплачивать такой УО работодатель не обязан (Письмо Минтруда № 14-1-187 от 08.11.2013).
Продолжительность УО указывают в справке-вызове. Но учтите, что продолжительность оплачиваемого УО ограничена (ст. 173–176 ТК РФ).
Например, для студента очно-заочной и заочной магистратуры, бакалавриата оплачивают:
- на 1 и 2-м курсах — 40 дней в учебном году;
- на следующих курсах — 50 дней;
- во время госэкзаменов — 4 месяца.
Студенту-очнику положен только неоплачиваемый УО (ст. 173 ТК РФ):
- на сдачу сессии — 15 дней в учебном году;
- на госэкзамены и защиту диплома — 4 месяца.
Бухгалтер оформляет и проводит оплачиваемый учебный отпуск в 1С на основании справки-вызова и приказа руководителя о предоставлении УО.
Отпускные по УО включаются в налоговые расходы на оплату труда. Выплату облагают НДФЛ и страховыми взносами (ст. 255, 422 НК РФ).
Стандартные проводки для УО в бухучете:
- Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 70 — начислили оплату за УО.
- Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 69 — начислили страховые взносы.
- Дт 70 Кт 68 — удержали подоходный налог.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как отражать в бухгалтерском учете отпускные. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как настроить учебный отпуск в 1С: 8.3 бухгалтерия
Прежде чем проводить, сначала надо настроить УО в 1С — включить оформление оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков. Сделать это несложно: в 1С: Зарплата и управление персоналом (версия 8.3) зайдите в «Настройку состава начислений и удержаний». Затем отметьте такие функции:
- «Предоставляются УО»;
- «Отпуска без оплаты» — для неоплачиваемых УО;
- «В том числе внутрисменные» — для неоплачиваемых УО, которые предоставляют в течение нескольких рабочих часов.
Обязательно проверьте справочник начислений учебного отпуска в 1С: ЗУП 8.3 — если все сделали правильно, то там появятся два новых:
- Дополнительный оплачиваемый УО.
- Дополнительный УО без оплаты.
А если включили функцию внутрисменных УО, то система дополнительно сформирует еще одно начисление — дополнительный внутрисменный УО без оплаты.
Как отразить отпуск по учебе в 1С
Вот как оформляем в 1С: 8.3 учебный отпуск для сотрудника-студента:
- Создаем новый документ. Если УО предоставляют отдельно от основного, то во вкладке с основным убираем отметку «Отпуск».
- Заходим во вкладу допотпусков. Ставим отметку «Предоставить допотпуск».
- Нажимаем кнопку «Добавить». В таблице автоматически заполнятся вид, период отдыха, количество отпускных дней и основание для его предоставления. Напоминаем, что основание — это справка-вызов от учебного заведения, которую выдали сотруднику-студенту.
Сумму к оплате по УО программа рассчитает автоматически — по среднему заработку. Подробный расчет вы сможете посмотреть во вкладке начислений. Приказ о предоставлении УО и расчет среднего заработка сформируете, если нажмете на печать.
Неоплачиваемый УО формируется по аналогии. Бухгалтеру надо создать новый документ для отпуска без сохранения оплаты и выбрать нужный вид начисления. Дальше вводятся данные работника, отпускные дни и основание для предоставления временного отдыха.
Читайте также:
