Как ознакомить работников с локальными актами

Порядок и сроки изучения работниками ЛНА организации

Законодательно регламентирует порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами статья 68 ТК РФ. Согласно ее третьей части в обязанность работодателя входит знакомство нового сотрудника под роспись с документами. Примерный перечень документов для изучения работником:

• ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);
• Положение о коммерческой тайне;
• Положение об оплате труда;
• график сменности;
• должностные инструкции;
• Положение о защите персональных данных;
• Положение об аттестации сотрудников;
• положения, связанные с охраной труда в компании;
• Положение о персонале компании;
• Положение о структурном подразделении;
• Положение о премировании работников;
• Положение о командировках;
• инструкция по делопроизводству;
• коллективный договор (если имеется).

Подпись в журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами ставится при приеме на работу до того момента, как сотрудник подпишет трудовой договор.

Более подробно о том, какие документы трудоустраиваемый работник читает и подписывает в листе ознакомления с локальными нормативными актами в компании, разъясняет доклад Роструда. В нем содержится информация по соблюдению обязательных требований при приеме нового специалиста на работу и разбор требований НПА за 2-й квартал 2018 г.

Как вести журнал ознакомления сотрудников с ЛНА

Документа, который бы регламентировал, как правильно ознакамливать вновь принятых сотрудников с ЛНА организации и вести журнал, — нет. Работодатель вправе купить журнал ознакомления с локальными нормативными актами уже готовый, например в магазине канцтоваров, или разработать форму самостоятельно. Примерная форма журнала содержит следующую информацию:

• порядковый номер;
• ФИО сотрудника;
• должность работника;
• структурное подразделение;
• наименования и перечень ЛНА;
• подпись ознакомленного сотрудника и дату.

Заполняет журнал чаще всего специалист кадровой службы или лицо, назначенное приказом руководства (секретарь, делопроизводитель).

В некоторых компаниях ведение журнала не предусматривается, поэтому с сотрудником подписывается трудовой договор с ознакомлением с локальными актами, на последней странице новый специалист ставит роспись, подтверждающую изучение необходимых для работы ЛНА организации.

Также работодатель при желании издает приказ об ознакомлении с локальными нормативными актами, который подписывается работником при трудоустройстве.

Ответственность за неознакомление работников с ЛНА

Регулируется ознакомление с локальными нормативными актами по ТК РФ статьей 22. В ней звучит, что работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Из статьи следует вывод, что обязанность работодателя ознакомить с локальными нормативными актами должна соблюдаться. Если в организации не предусмотрено ведение журнала учета ознакомления с ЛНА и работодатель не ознакамливает сотрудников с документами иным способом, то он наказывается согласно ст. 5.27 КоАП РФ, что влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

1. От 1000 до 5000 — на должностных лиц.
2. От 1000 до 5000 — на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
3. От 30 000 до 50 000 — на юридических лиц.

Судебная практика показывает, что сотрудник, не ознакомленный с ЛНА организации и не поставивший подпись в журнале, не привлекается к ответственности, если ненадлежащим образом исполняет трудовые обязанности (Бюллетень судебной практики Амурского областного суда № 4 за 2018 год). В данной ситуации вина полностью ложится на работодателя, и это расценивается как нарушение трудового законодательства.