Как писать заявления и объяснительные записки

06 Декабря 2017 в 14:05
Ни один работник не застрахован от написания заявлений и объяснительных записок. Даже не нарушая дисциплину, можно получить от руководителя просьбу описать события, свидетелем которого невольно оказался, или объяснить свою версию происшествия. Только не все осознают, что за словом «записка» все равно скрывается документ, который необходимо оформлять по правилам.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

История

В отдел кадров зашла, смеясь, секретарь директора.

— Как думаете, мне это стоит регистрировать?

У нее в руках был листок бумаги, на котором по диагонали крупным почерком явно рассерженного человека было написано: «Из-за ваших отвратительных зарплат я увольняюсь!». Ниже стояла размашистая подпись.

— Егоров написал?

Секретарь кивнула. Сергей Егоров был прекрасным специалистом и, в общем, не злым человеком, но обладал фантастически взрывным темпераментом. Вывести из себя его могла любая безобидная мелочь. Наверное, и сейчас что-то не досчитал в премии или забыл про выплаченный аванс, и вместо того, чтобы пойти в бухгалтерию и выяснить, в чем дело, бросил на стол секретарю заявление, которое наверняка завтра или послезавтра попросит порвать.

— Не регистрируй, я с ним поговорю.

Начальник отдела кадров с заявлением в руках пошла к Егорову. Тот наводил порядок в бумагах.

— Здравствуйте, Сергей Иванович!

— А, здравствуйте! Когда я получу расчет и трудовую?

— Я как раз по этому поводу и пришла, — начальник положила бумагу на стол. – К сожалению, мы не можем принять такое заявление.

Егоров подозрительно на нее покосился.

— Во-первых, надо указать, на чье имя бумага, то есть в правом верхнем углу написать: «Генеральному директору ООО "Феникс" Рогачеву И.С.» Затем написать, от кого, по центру должно стоять слово «Заявление». Еще, Сергей Иванович, все заявления подшиваются в папку, поэтому слева необходимо оставить поля шириной не меньше двух сантиметров, иначе текст будет сложно прочитать. Ну и строчки должны располагаться по горизонтали. В самом тексте нужно обязательно написать «прошу уволить такого-то числа», иначе проверка может посчитать увольнение незаконным и обяжет нас восстановить вас на работе.

— А если я сам не хочу у вас работать.

— Боюсь, в ходе проверки их это будет мало интересовать. И ниже подписи нужно указать сегодняшнее число.

— Хорошо. Но я могу написать, что увольняюсь из-за зарплаты?

— Конечно, можете. Я сказала про правильную форму документа, а содержание определяете вы.

— Хорошо. Переделаю.

Начальник видела, что Егоров уже успокаивается, а в процессе переписывания документа «по правилам» остынет окончательно.

Шпаргалка

В настоящее время можно использовать 2 стандарта оформления документов: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст; и ГОСТ Р 7.0.97-2016, Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 25.05.2017), вступающий в силу 01.07.2018.

Внутренние документы (заявления, служебные, объяснительные, докладные записки) оформляются на чистом листе бумаги, допускается как печать на компьютере, так и написание от руки.

По правому краю необходимо выдерживать поля не менее 10 мм, по остальным — не менее 20. Шапка с указанием адресата и адресанта (автора) документа располагается в правом верхнем углу, в пустом левом позднее напишет свою резолюцию руководитель.

Документ должен содержать название — заявление, служебная записка, докладная записка или объяснительная записка. В идеале следует указывать еще и заголовок, из которого можно понять содержание документа. Например, «Объяснительная записка о причинах опоздания на работу 20.10.2017».

Содержание документа должно быть максимально конкретным. Но подсказывать его работнику нельзя, чтобы не давать повод обвинить работодателя в оказании давления. Если текст не помещается на одной странице, можно дописать на обороте, тогда поле шириной не менее 20 мм должно быть справа.

Ниже текста следует поставить дату его написания и подпись. Расшифровывать ее не нужно, потому что автор известен из шапки. Дата написания очень важна при определении срока увольнения (если работник не указал его в тексте), правильности соблюдения процедуры увольнения или вынесения дисциплинарного взыскания.

Задайте вопрос экспертам
Как проследить заказное письмо по номеру квитанции

Интернет, ставший неотъемлемой частью повседневной жизни, уверенно теснит привычные форматы общения. Постепенно уходит в прошлое и эпоха бумажных писем. Однако если речь заходит об официальных приглашениях, системе уведомлений или подаче претензий и других важных аспектах официальной переписки, услуги почтовой пересылки по-прежнему актуальны. А значит, нелишним будет еще раз вспомнить, как проследить заказное письмо по номеру квитанции.

Кадровики советуют

07 Декабря 2017 в 12:18

Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое и кому она нужна

Несколько лет назад в России утвердили программу перехода на электронный документооборот. По ней большинство государственных услуг переводится в онлайн-формат, включая общение с организациями и ИП. Чтобы стать частью этого е-пространства, нужна квалифицированная и неквалифицированная электронная подпись. Разница между этими понятиями существенная. Какая — об этом читайте в нашей статье. Из материала вы также узнаете, как получить усиленную квалифицированную электронную подпись и зачем она может понадобиться. 

Делопроизводство Документооборот

22 Ноября 2017 в 10:06

Как кадровику вести несколько юридических лиц

Часто в нескольких небольших организациях, принадлежащих одному хозяину, бухгалтерия и отдел кадров обслуживают все фирмы. Поскольку в нормативных документах не сказано, как это делать, у кадровиков могут возникнуть сомнения в правильности своих действий.

Делопроизводство Разбираем на примерах

27 Октября 2017 в 17:20

Типовая номенклатура дел

Грамотно составленная номенклатура дел позволит обеспечивать высокую скорость обработки и поиска документов вне зависимости от наименования и специфики подразделения, а также надежность и сохранность всего документооборота компании. Расскажем, как грамотно составить номенклатуру.

Делопроизводство

25 Июля 2017 в 16:16

Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

К сожалению, не во всех организациях ведению кадрового делопроизводства (далее КДП) уделяется должное внимание. Руководители порой считают эту задачу второстепенной, и в результате КДП оказывается в запущенном состоянии. Восстановить документы и привести все в соответствие с требованиями закона — задача непростая. С чего начать и как ничего не упустить?

Делопроизводство Документооборот

14 Июля 2017 в 12:06

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА