Как подготовиться к плановой проверке трудовой инспекции. Поэтапная инструкция

21 Сентября 2017 в 10:50
Каждая организация может оказаться в плане проверок трудовой инспекции, или ГИТ. Увидев в списке название своей компании, многие специалисты хватаются за голову: что делать? Как готовиться к проверке, что можно успеть сделать за оставшийся короткий срок? Не нужно паниковать, даже за небольшое время «довести до ума» можно очень многое.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

Проверки Государственной инспекции труда (ГИТ) могут быть плановые или внеплановые. Перечень запланированных проверок утверждается в конце года и выкладывается в свободном доступе на сайте трудовой инспекции и прокуратуры. Плановые проверки бывают выездными или документарными. Суть подготовки от этого не меняется, проверять в обоих случаях инспекторы имеют право все документы охраны труда, кадрового учета и оплаты труда.

Этап 1. Что готовить на проверку

Список документов, который присылает ГИТ перед проверкой, очень велик, в нем насчитывается более 70 пунктов. Их можно разделить на блоки по темам:

1. Уставные документы

2. Документы по оплате труда

3. По кадровому учету:

4. По охране труда (ОТ):

5. Документы на иностранных работников.

Список может быть расширен в ходе проверки, если потребуются дополнительные сведения.

Этап 2. Наиболее важные направления

Объем проверяемых направлений работы может заставить поволноваться даже опытных специалистов. На что в перечисленном перечне обратят внимание в первую очередь? Самыми проверяемыми моментами являются:

  1. Задолженность по зарплате – наличие или отсутствие.
  2. Своевременность выплат заработной платы и отпускных, а также пособий.
  3. Наличие и содержание трудовых договоров.
  4. Наличие графика отпусков и его исполнение.
  5. Правильность оформления увольнений и расчета.
  6. Трудовые книжки – наличие и правильность оформления.
  7. Правила трудового распорядка и ЛНА, связанные с оплатой труда.
  8. Документы по специальной оценке условий труда (в случае ее проведения).
  9. Все, что связано с охраной труда. Перечень зависит от наличия/отсутствия вредных условий, производственных травм и т.д.

Этап 3. Трудовые договоры

Для начала нужно убедиться, что у всех работников они есть. Затем проверить содержание договоров, а именно – наличие в них всех основных условий. Для этого обращаемся к ст. 57 ТК РФ. К основным условиям относятся:

  1. Место работы.
  2. Трудовая функция.
  3. Размер оплаты и даты выплат.
  4. Дата начала работы.
  5. Характер работы.
  6. Условия труда на рабочем месте.
  7. Компенсации и льготы при их наличии.

Если какого-то из этих пунктов нет, нужно составить дополнительные соглашения и внести недостающую информацию.

Еще один шаг на этом этапе – проверка дополнительных соглашений. Определите, какие изменения произошли за время работы сотрудников и имеются ли в наличии все доп. соглашения. Особенно важны перемены оплаты труда, должности, условий труда.

Этап 4. Штатное расписание и ЛНА

Штатное расписание должно быть в любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях. Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не может быть разных окладов, так же, как и не может быть цифры «20 000 – 25 000». Также важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.

Обязательные ЛНА – Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и Положение об оплате труда (премировании). ПВТР должны содержать разделы:

  1. Порядок приема, перевода и увольнения.
  2. Права и обязанности работника и работодателя.
  3. График работы, рабочее время и время отдыха.
  4. Оплата труда и поощрения.
  5. Ответственность сторон.

Положение о премировании должно быть, если премии в организации есть. Если присутствует другая система оплаты, «Положение об оплате труда» или иной ЛНА должен ответить на все вопросы проверяющих об основании выплат работникам.

Остальные ЛНА представляют интерес для ГИТ, если имеют отношение к льготам, компенсациям и другим денежным поступлениям. «Положение о командировках», например, может быть запрошено на проверку, если в вашей организации увеличены суточные выплаты. А вот «Регламент внешнего вида специалиста», «Положение о документообороте» и т.д. вряд ли удостоятся внимания проверяющих.

Этап 5. График отпусков

Графики отпусков имеют небольшой срок хранения - 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но зато предусмотрено, что работник длжен быть уведомлен о предстоящем отпуске за две недедли. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, это должно быть прописано в ПВТР или в Положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, могут свидетельствовать заявления с просьбой внести в график несколько частей отпуска.

Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска нужно оформить заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, приказ может быть один на все изменения.

В график нужно вписать даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса - заявление, приказ.

И, конечно, утвержден сам график должен быть не позднее, чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.

Этап 6. Личные карточки и приказы

Личные карточки Т-2 должны содержать максимум запрашиваемой информации. Проверьте наличие записей о переводах, изменениях оклада и предоставляемых отпусках. Данные можно ввести как вручную, так и в печатном виде. Обязательно возьмите подписи работника в графе "Прием и переводы" напротив каждого вписанного приказа.

Приказы о приемах и увольнениях имеют срок хранения 75 лет, так что имеет смысл вести их аккуратно, независимо от проверок. Каждый приказ должен иметь под собой основания - заявление, трудовой договор, соглашение сторон и т.д. Обязательным является своевременное ознакомление с приказом работника. Недопустимо составлять документ "задним числом". Дата приема на работу должна совпадать с датой приказа или быть более поздней.

Приказы на отпуск нужно проверить на наличие и соответствие графику отпусков. Также важно взять подписи сотрудников в приказах перед отпуском, лучше за 2 недели, если у вас нет практики письменного извещения о предстоящем отпуске.

Этап 7. Охрана труда

Это направление является одним из самых проверяемых, подойти к нему нужно максимально серьезно. Независимо от специфики предприятия, в организации должны быть:

  1. Специалист по охране труда (ОТ), если в компании более 50 чел., либо лицо, на которое возложены соответствующие обязанности, если численность меньше 50 чел.
  2. Документы, подтверждающие обучение руководства и специалиста правилам ОТ.
  3. Должностная инструкция специалиста по ОТ.
  4. Инструкции по охране труда.
  5. Журнал вводного инструктажа.
  6. Программа вводного инструктажа.
  7. Документы по специальной оценке условий труда (СОУТ)

В организациях, где имеются вредные условия труда, список значительно расширяется, его дополняют также первичный и периодический инструктаж и журналы по нему, дополнительные инструкции, документы по медосмотрам.

Если СОУТ еще не проведена, но уже есть приказ о ее проведении, а также договор с организацией по СОУТ, проверяющие не будут наказывать за отсутствие спец. оценки. В обратном случае вам может грозить штраф.

В целом по охране труда стоит проверить наличие всех подписей в журналах, соответствие дат приема и инструктажа, а при обнаружении пробелов – восстановить по максимуму.

Этап 8. «Особые» сотрудники

Пристальное внимание ГИТ уделяет следующим категориям работников:

По этим работникам проверяются все составленные на них бумаги: договоры, приказы, положения о гарантиях и компенсациях. Важно проверить содержание договора по каждому такому сотруднику: есть ли там информация о сокращенном дне для инвалидов или об основаниях срочного договора у иностранца. Если день сокращен, это отражается в табеле, нужно проверить и его.

В заключение хочется напомнить, что на подготовку документов при плановой проверке дается 10 дней, так что даже за этот срок можно многое успеть. И еще – не спешите подписывать акт проверки, внимательно читайте все замечания, порой работодателям удается доказать свою правоту еще до предписаний и штрафов. В случае несогласия с результатами не спешите оплачивать штраф, вы имеете право обжаловать решение ГИТ в суде, и только после его решения будет ясно, осталось ли постановление трудовой инспекции в силе.

Задайте вопрос экспертам
Первые результаты кадровой реформы в науке и медицине

1 января.2018 года вступает в силу закон, который запрещает руководить государственными научно-образовательными учреждениями лицам старше 65 лет. В ближайшие три года аналогичная реформа запланирована и в медицинской сфере. Эксперты оценили плюсы и минусы принудительного омоложения управленческого состава в социальной сфере.

Актуально Законодательство Управление персоналом

17 Декабря 2017 в 11:28

Состоится ли административная амнистия водительского удостоверения

Лишение водительских прав — мера, применяемая далеко не в каждом случае. Как правило, лишенные водители совершили тяжкое правонарушение, спровоцировав аварийную ситуацию на дороге или же став участником реального ДТП. Применяется ли к таким нарушителям административная амнистия 2017, каких нарушений коснется и как результат смягчения наказания будет выглядеть в этом случае?

Кадровики советуют

08 Декабря 2017 в 11:43

Инспекторам ГИТ разрешили пользоваться документами СССР при проверках

Законодательство запрещает контролирующим органам использовать нормативную базу советского периода во время проверок бизнеса. В то же время в Министерстве труда напоминают, что пользоваться нормативными актами СССР и РСФСР, в той части, которая не противоречит ТК РФ, можно. Чтобы у инспекторов ГИТ было больше возможностей, а работодатели реже нарушали требования закона, власти отказались от запрета использовать советские нормы при проверках предпринимателей.

Актуально Законодательство

31 Октября 2017 в 12:39

Ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства: кто и по каким правилам проводит 

Ведомственный контроль осуществляется в отношении организаций, учредителями которых являются государственные органы или органы местного самоуправления. Они же утверждают правила проведения контрольно-надзорных мероприятий. Посмотрим законодательную базу на этот счет и разберемся, как должны проводиться проверки.  

Актуально Законодательство Госслужба

26 Октября 2017 в 12:31

Роструд выпустил для работодателей памятку о проверках

Роструд напомнил о правилах проведения плановых и внеплановых проверок на нарушение трудового законодательства. Среди полезной для работодателей и кадровых работников информации — возможные причины визитов, перечень запрашиваемых документов, распространенные нарушения и процедура привлечения нарушителей к ответственности.

Актуально Законодательство

06 Сентября 2017 в 15:54

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА