рубрики

Как подписать документ электронной подписью

КонсультантПлюс

Как подписать документ электронной подписью:

  1. Установить специальную программу.

  2. Выбрать подходящий тип подписи.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Что это такое

У тех, кто только начинает знакомиться с электронным документооборотом (ЭДО), возникают вопросы: зачем нужна е-подпись, какие ее разновидности встречаются и как подписать электронной подписью документ PDF или Word.

Электронная цифровая подпись — это онлайн-аналог собственноручной подписи. На бумаге она выглядит по-разному: это набор цифр, графическое изображение, например, печать или текст.

ЭП защищает информацию от подделки (незаконного внесения изменений) и позволяет идентифицировать ее составителя, владельца.

Электронный документ по юридической силе равен бумажному, если он подписан усиленной квалифицированной ЭП. Простой и усиленной неквалифицированной е-подписью тоже пользуются, но ее применение в обороте необходимо заранее обсуждать с контрагентами или внешними пользователями информации.

Законом введены определенные правила применения ЭП. Какая из трех видов понадобится в конкретной ситуации, обобщили в таблице:

Вид

Простая

Усиленная неквалифицированная

Усиленная квалифицированная

Когда применять

  • при банковских операциях;
  • для регистрации в информационных госсистемах и получения госуслуг;
  • для внутреннего пользования;
  • для внешнего ЭДО, если стороны согласовали ее использование.
  • для участия в электронных закупках по 44-ФЗ;
  • для внутренних целей компании;
  • для обмена деловыми бумагами с контрагентами, если имеется соответствующее соглашение.
  • для сдачи отчетности;
  • для участия в электронных торгах;
  • для работы с государственными информационными системами, в том числе ФНС, ПФР, Росалкогольрегулирование;
  • для ведения ЭДО внутри компании и с партнерами.

Где и как получить ЭП

Усиленную квалифицированную электронную подпись выдают только удостоверяющие центры, получившие соответствующую аккредитацию Минкомсвязи. На сайте ведомства публикуется реестр таких организаций, который поможет выбрать наиболее подходящий вариант.

Для получения понадобятся:

  • заявление, паспорт, СНИЛС — для физических лиц (кроме ИП);
  • то же самое плюс выписка из ЕГРИП и свидетельство о постановке на учет в ФНС (с 01.01.2017 такие бланки не выдают, поэтому копию листа записи в реестре) — для ИП;
  • заявление, паспорт, копии учредительных документов, выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о постановке на учет (с 01.01.2017 — копия листа записи в реестре) — для юрлица;
  • то же самое плюс данные о госрегистрации по правилам иностранного государства, переведенные на русский язык и заверенные, — для зарубежных компаний.

Если в центр обращается представитель заявителя, ему необходимо иметь при себе паспорт и доверенность.

Подписываем документ

После получения и установки подписи на персональный компьютер следует разобраться, как подписать документ ЭЦП в разных ситуациях. Рассмотрим два самых популярных формата — PDF и Word.

Итак, есть готовый текст, сформированный в программе Microsoft Word версии 2010. Открываем в верхнем левом углу раздел под названием «Файл». Находим надпись «Сведения». В этой вкладке есть три разных возможности: предоставить кому-то разрешение на изменения текста, проверить дополнительными сервисами качество информации, посмотреть одну из ранее сохраненных версий. Нам требуется остановиться на разделе «Защитить документ». В самом низу есть кнопка, позволяющая поставить е-подпись.

Такой вариант не подойдет, если у вас Word версии 2003 или 2007. В программе 2003 года надо зайти в такой инструмент, как «Сервис», затем «Параметры» и «Безопасность». Здесь выбираем «Цифровые подписи».

Рассмотрим, как подписать электронной подписью документ Ворд, версия 2007 года. Заходим в Office (кнопка в верхнем левом углу), затем «Подготовить» (Prepare). Там есть специальный раздел с цифровыми подписями.

Еще проще подписать информацию, подготовленную в программе Open Office. Во вкладке «Файл» на панели инструментов сразу есть раздел «Цифровые подписи».

Разбираем, как подписать ЭЦП документ PDF в программе Adobe Acrobat Reader. Открываем раздел «Редактирование» и вкладку «Установки». Сразу попадаем в «Категории», где переходим на «Цифровые подписи» и выбираем нужную.

Специальные программы

КриптоПро CSP

Поддерживаемые алгоритмы:

ЭП

ГОСТ Р 34.10-2012, ГОСТ Р 34.10-2001, ECDSA, RSA

Поддерживаемое программное обеспечение:

  • Microsoft Office;
  • Microsoft Exchange и Microsoft Outlook;
  • продукты Adobe Systems Inc.;
  • браузеры Яндекс.Браузер, Спутник, Internet Explorer, Edge;
  • Microsoft Authenticode;
  • Microsoft IIS, nginx, Apache;
  • Microsoft Remote Desktop Services;
  • Microsoft Active Directory.

КриптоАРМ

Имеет несколько версий:

  • «КриптоАРМ Старт» — бесплатная версия, не требующая ввода лицензионного ключа. Выполняет операции подписи и шифрования с использованием стандартных криптопровайдеров Windows. При наличии установленного СКЗИ «КриптоПро CSP» проводится проверка ЭЦП на документе (саму ЭЦП создать нельзя);
  • «КриптоАРМ Стандарт» — базовая версия: создание и проверка корректности ЭЦП, полностью поддерживает СКЗИ «КриптоПро CSP»;
  • «КриптоАРМ Стандарт PRO» содержит дополнительные модули TSP и OCSP, модуль усовершенствованной подписи. Создает и проверяет корректность усовершенствованной подписи КРИПТО-ПРО;
  • «СКЗИ КриптоАРМ 5». Сертифицированная версия. Соответствует требованиям № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Дополнительно требуется приобрести дистрибутив на CD с формуляром и СКЗИ КриптоПро CSP 4.0.

Возможности КриптоАРМ:

  • ЭЦП отдельных файлов, пакетов данных и архивов;
  • варианты подписи: первичная, дополнительная (несколькими лицами) и заверяющая (вышестоящим сотрудником);
  • применение расширенных свойств ЭЦП (время создания, комментарий пользователя);
  • классический и усовершенствованный форматы ЭЦП;
  • два варианта подписи (отделенная от исходных данных и совмещенная с данными);
  • удаление подписанного файла, в том числе гарантированное удаление;
  • размер подписываемых данных ограничен только файловой системой и доступным свободным местом;
  • одновременная обработка неограниченного количества файлов;
  • печать подписи на бумажный носитель.

Удостоверение точного времени подписания документов:

  • ЭЦП со штампом времени;
  • просмотр и проверка штампа времени на подписанном документе;
  • просмотр и проверка штампа времени на подписи.

КриптоТри

Это комплексное решение для шифрования и подписания документов, управления цифровыми сертификатами, аутентификации и т. д. Купить КриптоТри намного дешевле, чем приобретать продукты по отдельности.

На рабочем месте пользователя устанавливаются криптопровайдер КриптоПро CSP и приложение КриптоАРМ для выполнения операций шифрования и ЭП. Программа соответствует требованиям Федерального закона РФ № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи».

Краткий курс по охране труда: как работать после изменений
Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.
Как составить ходатайство о запросе информации через суд

Ходатайство о запросе информации через суд — это документ, в котором содержится просьба стороны процесса о содействии судебного органа в истребовании доказательств. Его направляют, когда возможность самостоятельного получения документов отсутствует.

Документооборот

14 Апреля 2021 в 13:17

Как правильно написать письмо-просьбу

Письмо-просьба — это документ, в котором содержится обращение с предложением содействия, прошение о предоставлении документов, отсрочке и т.д. Составляется в рамках договорных отношений или без них. 

Документооборот

07 Апреля 2021 в 13:52

Как написать ответ на заявление

Ответ на обращение граждан — это документ, в котором орган гос. власти или местного самоуправления предоставляет заявителю запрошенную им информацию.

Госслужба Документооборот

06 Апреля 2021 в 12:57

Как составить уведомление об одностороннем расторжении договора

Уведомление о расторжении договора – это отказ одной стороны контракта от его исполнения. Односторонний отказ допустим, если такое право предусмотрено законом или контрактом.

Договоры Документооборот

02 Апреля 2021 в 11:35

Когда подготовить ответ на обращение граждан

Сколько дней дается на ответ на обращение граждан — до тридцати. В определенных законом случаях срок увеличивают.

Госслужба Законодательство

02 Апреля 2021 в 11:35

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА