рубрики

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

КонсультантПлюс

Выписка из электронной трудовой книжки — это документ, который Пенсионный фонд России выдает по запросу служащего. Он подтверждает стаж и занятость работника. 

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Кто сможет получить данные из ЭТК

С 01.01.2020 в России введены электронные трудовые книжки. Порядок сбора и хранения ЭТК предусмотрен в ст. 66.1 Трудового кодекса. Возникает вопрос, как узнать, есть ли электронная трудовая книжка, — обратиться к работодателю. До конца прошлого года работодатели уведомляли всех работников о возможности перевода этих документов в цифровой вариант. Если вы такое согласие предоставляли письменно по месту работы, то затем дело за работодателем. Он собирает информацию о стаже и кадровых перемещениях работника (принятии на работу, расторжении договоров, переводах) в цифровом виде. Затем отправляет специальную форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд России. Эти сведения на каждого сотрудника хранятся в информационной базе данных в ПФР. Бумажную ТК возвращают на руки работнику.

ВАЖНО!
В ЭТК содержатся сведения о рабочем пути сотрудника только с 01.01.2020. Информация за предыдущий период хранится только в бумажном варианте.

Как получить к ней доступ и кто это вправе делать? Проблема о том, как узнать стаж по электронной трудовой книжке, решается просто — получить выписку (по форме СТД-ПФР). К ней доступ есть только у работника и ни у кого другого. Если необходимо показать стаж потенциальному работодателю, сотрудник самостоятельно берет справку, заверенную в ПФР, и предоставляет руководству компании.

Но если данные необходимы для личного пользования, где можно посмотреть данные электронной трудовой книжки, — следует просто получить выдержку из нее. Не обязательно брать бумажный вариант и лично обращаться в ПФР. Есть несколько способов получить ее для ознакомления через интернет.

Если работник не предоставит разрешение на перевод его документа в цифровой вариант до конца 2020 г., то он вправе это сделать в любой момент позже. Если заявления на согласие нет, ПФР все равно вносит записи в базу данных для внутренней деятельности.

ВАЖНО!
Всем, кто первый раз трудоустроится в 2021 г., учет ведется только в цифровом виде, бумажные книжки не оформляют.

Как получить информацию из ЭТК

Теперь трудовую книжку нельзя подержать в руках, и цифровые данные находятся в ПФР. Но это не значит, что работник не вправе ознакомиться с ее содержанием. В законодательстве предусмотрено, как получить сведения из электронной трудовой книжки, — есть четыре варианта:

  • на портале Госуслуги;
  • на сайте или лично в отделении Пенсионного фонда РФ;
  • в отделении МФЦ;
  • через работодателя.

Порядок получения выписок из ЭТК указан в постановлении правления ПФР от 21.01.2020 № 46па. Получить сведения люди вправе при помощи выписки как в цифровом формате, так и на бумаге. Самый оперативный и легкий вариант, как проверить электронную трудовую книжку через Госуслуги, — получить цифровую справку на портале Госуслуги или на сайте ПФР. И в том, и в другом случаях понадобится зарегистрироваться на едином портале Госуслуги. Только авторизованные в ЕСИА пользователи получат доступ к личному кабинету на сайте ПФР. Такая выписка заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью. И ее юридическая сила равноценна документу с подписью и «мокрой печатью».

Если учетной записи в ЕСИА нет, то чтобы взять справку, обратитесь лично в отделение ПФР, в МФЦ или к работодателю. В МФЦ рассчитывайте только на бумажный вариант. В ПФР — оба варианта на выбор.

Через Госуслуги

Для начала понадобится учетная запись на ЕСИА. Чтобы понять, где смотреть электронную трудовую книжку на Госуслугах, зайдите на портал и найдите необходимую услугу. Есть несколько вариантов:

  1. Услуги → Органы власти → ПФР → Выписка из ЭТК.
  2. Услуги → Категории услуг → Работа и занятость → Трудовое право → Выписка из ЭТК.
  3. Услуги → Поиск → Выписка из ЭТК.

Перешли в нужный раздел, появляется вкладка с заявлением «Предоставление сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, содержащегося в его индивидуальном лицевом счете».

Посмотрите следующий шаг на наглядном примере, как заказать электронную трудовую книжку на Госуслугах: нажмите «Получить услугу», затем в появившемся окне — «Получить выписку».

Появится уведомление, что «Запрос отправлен» и «Услуга будет оказана в течение дня». На самом деле информация появляется через несколько минут.

Чтобы увидеть выписку, перейдите во вкладку «Мои заявления» и найдите уведомление об оказанной услуге.

Когда откроете, увидите файлы выписки из ЭТК. Есть возможность загрузить их в компьютер или отправить на e-mail. Посмотрите на примере, как скачать электронную трудовую книжку с госуслуг: зайдите в «Заявления», откройте нужное, появятся полученные из ПФР файлы и рядом ссылки «Скачать в PDF» и «Скачать в XML», а ниже «Переслать на e-mail». Выбирайте, что больше нравится.

Через ПФР

Подобная процедура предусмотрена и в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ. Не составит труда узнать, как сделать выписку из электронной трудовой книжки: зайдите на сайт ПФР в личный кабинет через авторизацию на Госуслугах и выберите необходимую услугу. Ответ не заставит долго ждать и появится через пару минут. Аналогично, как и на портале госуслуг, появятся файлы в формате .pdf, которые есть возможность посмотреть в личном кабинете, скачать на компьютер или распечатать. Заказать выписку из ЭТК вы вправе и лично, обратившись в отдел ПФР.

Через МФЦ

Чтобы получить сведения из ЭТК в МФЦ, необходимо прийти с паспортом, СНИЛСом и заполнить заявление. Если придет представитель, то понадобится паспорт и доверенность. Сотрудник МФЦ проводит ту же процедуру и получает ответ из ПФР. Но забрать ее получится через несколько дней, после подтверждения процедуры. На руки посетителю выдадут бумажную справку.

Через работодателя

С работы получится взять справку как электронную, так и бумажную, но только о текущей занятости. Информацию об общем стаже и трудовой деятельности в других компаниях взять не получится. Чтобы взять выписку, подайте заявление на имя руководителя предприятия, в котором укажите вид документа — цифровой или бумажный.

Формы СТД-Р и СТД-ПФР и порядок их заполнения утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Они содержат сведения о занятости работника: его приеме на работу, переводах, расторжении договора. Их формируют в цифровом и бумажном видах. Цифровую выписку работодатель предоставит, только если у него есть усиленная квалифицированная электронная подпись. Иначе — только бумажный вариант. Ее он обязан оформить за 3 рабочих дня в формате СТД-Р. Если сотрудник не написал отказ от бумажной трудовой книжки, работодатель вправе отказать в выдаче выписки из электронной трудовой (письмо Минтруда РФ от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).

Форма СТД-Р выдается в качестве электронной трудовой книжки, справки при увольнении обязательны всем без исключения, кто согласился перейти на ЭТК. В таком случае заявление не понадобится. В остальных случаях, например если вы ее потеряли, в законе не предусмотрена повторная выдача (ст. 66.1 ТК РФ). Если при увольнении сотрудник отказывается получать документы или его нет на месте, то руководство организации обязано отправить ему уведомление с требованием прийти за документами или дать разрешение отправить их по почте заказным письмом. После выполненных обязательств работодатель не несет ответственности за задержку получения документов о трудовой деятельности (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Почему сведения неполные или отсутствуют

Иногда случается так, что выписка приходит с неполными данными или сведения совсем отсутствуют. Обычно причина в следующем: работодатель еще не отправил сведения в ПФР или отправил с опозданием. Его обязанность — передавать данные до 15 числа каждого месяца. А при увольнении или принятии на работу — не позднее следующего дня после приказа (подпункт 2 пункта 2.5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Нормативная база

Приказ Минтруда России от 20.01.2020 № 23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения» (вместе с Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» и формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации (СТД-ПФР)»)

Постановление правления ПФ РФ от 21.01.2020 № 46па «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по предоставлению сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете»

Можно ли исправить дату рождения в трудовой книжке

Дата рождения в трудовой книжке — это обязательные сведения, которые вносят в титульный лист. Основанием служат документы, удостоверяющие личность.

Делопроизводство Трудовые книжки

17 Июня 2021 в 11:25

Что делать, если не внесли запись в трудовую книжку

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку:

  1. Запросите первичный документ — основание.
  2. Внесите запись под следующим очередным порядковым номером.
  3. Впишите реквизиты документа-основания в последнюю колонку.

Трудовые книжки

16 Июня 2021 в 11:13

Как отправить трудовую книжку по почте

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это процедура, которую инициирует работодатель, если отсутствует возможность выдать документ сотруднику на руки. Такое направление возможно только при наличии заявления или письменного согласия от служащего.

Трудовые книжки Увольнение

12 Мая 2021 в 10:11

Записи в трудовой книжке совместителя

Запись в трудовую книжку о работе по совместительству — это отметка об осуществлении сотрудником рабочей деятельности вне основного рабочего времени в той же организации или в другой. Ее делает работодатель по основному месту рабочей деятельности по желанию работника. 

Трудовые книжки Совместительство

12 Апреля 2021 в 11:33

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку:

  1. На титульном листе указать персональные данные работника, его должность и образование, дату заведения.
  2. Записи на титуле заверить подписью владельца документа и работника, ответственного за заполнение.
  3.  Начиная с первой страницы, вписывать порядковые номера записей, даты, кадровые события и реквизиты приказов, которыми они утверждены.

Трудовые книжки

10 Марта 2021 в 11:11

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА