Как правильно оформить дубликат договора
Если вы утратили оригинал договора, помните о том, что его необходимо восстановить во избежание потенциальных проблем. Для этого необходимо получить (оформить) дубликат потерянного договора. Рассказываю, как это сделать правильно.
НПА, регулирующие правила оформления дубликатов договоров
Определение этого понятия закреплено в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Пунктом 22 ГОСТ Р 7.0.8-2013 установлено, что это повторный экземпляр подлинника документа. В отличие, например, от утраченных трудовых книжек, правила оформления дубликатов потерянных гражданско-правовых соглашений законодательно не установлены.
Может пригодиться:
В каких случаях возможно оформление дубликата договора
Необходимость получить новый оригинальный экземпляр договора возникает, когда он потерян или утрачен. Например, в ООО произошел пожар, архив сгорел, в силу чего у ООО возникла необходимость восстановить все уничтоженные документы (оформить или получить заново). Зачем это нужно? Причин множество, приведем основные:
- обеспечивать сохранность документов в течение установленного законом срока — это обязанность организации, за неисполнение которой допустимо привлечь к административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ);
- в случае налоговой проверки ФНС запросит документы, подтверждающие денежные операции, для целей проверки обоснованности суммы, уплаченной в качестве налога на прибыль или НДС. Если налоговая что-то не найдет, она вправе пересчитать или доначислить налог, и это станет большой проблемой. Как показывает личный опыт, оспаривать доначисление гораздо сложнее, нежели заблаговременно восстановить документы (оформить или получить их заново).
Как оформить дубликат договора
Во-первых, если сделка подлежала нотариальному удостоверению, вы вправе запросить потерянное соглашение у нотариуса (ст. 52 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).
Во-вторых, если соглашение сохранилось у контрагента, вы вправе попросить его помощи. Здесь варианта 2: либо попросите у него оригинал и оформите у нотариуса нотариально заверенную копию, либо переподпишите следующим образом:
- Распечатайте текст соглашения (если сохранился в ворде).
- Подпишите его со своей стороны, скрепите печатью.
- В свободном углу сделайте отметку о том, что это дубликат, который необходимо оформить или получить в связи с утратой или уничтожением оригинального экземпляра.
- Попросите контрагента его подписать или оформить.
В-третьих, если у контрагента документ тоже не сохранился, то постарайтесь вспомнить, нет ли экземпляра где-то еще, например, если вы предоставляли его в какие-либо госорганы или учреждения (Росреестр, Роспатент, архив и т. п.), сделайте туда запрос.
В-четвертых, если экземпляра нет нигде (в самом крайнем случае), допустимо попробовать составить его самому. Для этого распечатайте договор с отметкой «дубликат» и сведениями о дате и причине его составления, подпишите со своей стороны, а на обратной стороне сделайте ссылку на иные документы, которые подтверждают наличие хозяйственных связей между вами и партнером (счета, платежки, накладные, акты и т. д.).
