Как правильно оформить использование служебного автомобиля
Действующее законодательство не закрепляет четких алгоритмов использования работниками, не занимающими должность водителя, служебного автомобиля. В связи с отсутствием соответствующего нормативного регулирования инспекторы ГИТ нередко привлекают работодателей к административной ответственности с наложением крупных штрафов, считая, что они не организуют надлежащим образом медосмотры и специальное обучение по охране труда сотрудников, которые управляют корпоративным транспортом. Разберем, как правильно оформить использование служебного автомобиля работниками, чтобы избежать неблагоприятных последствий и претензий со стороны контролирующих органов.
Как оформить использование служебного автомобиля
Для получения работниками для использования в производственных целях корпоративного авто рекомендуется оформить следующие документы:
- ЛНА. В нем подробно пропишите порядок предоставления и условия пользования транспортным средством. Чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, необходимо в ЛНА закрепить, что предоставление служебного авто персоналу, не занимающему должности водителей, преследует цель обеспечить им наиболее комфортные условия работы, связанные с поездками и разъездами. Если компания позволяет сотрудникам пользоваться ее транспортом и во внеслужебное время в личных целях, то эта мера стимулирующего характера для тех, кто имеет высокие показатели в работе и(или) добросовестно исполняет должностные обязанности.
- Приказ. В нем закрепите, кто из сотрудников получает авто в пользование, на какой срок и в соответствии с каким ЛНА.
- Акт приема-передачи служебного автомобиля. Авто сотрудник получает по акту приема-передачи, в котором фиксируется дата передачи, передаваемое с ним дополнительное оборудование, техническое состояние транспортного средства, показание одометра и т.д.
Бесплатно скачать бланк или образец этого документа в КонсультантПлюс! Скачать бесплатно
Оформление кадровых документов для использования служебного автомобиля
Компании необходимо производить оформление кадровых документов работника, не являющегося водителем и использующего корпоративное авто, тщательно, не допуская включения в них формулировок, которые позволят контролирующим органам сделать вывод, что такой работник дополнительно исполняет трудовую функцию водителя.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить использование служебного автомобиля в личных целях. Используйте эти инструкции бесплатно.
Чтобы правильно оформить документы, обратите внимание на следующие моменты:
- Трудовой договор. Не пишите в трудовом договоре, что работник обязан при исполнении возложенных на него должностных обязанностей управлять автомобилем. К примеру, менеджер по продажам посещать клиентов и партнеров на служебном авто. В таком случае ГИТ расценит это как возложение на сотрудника дополнительно трудовой функции водителя. В таких случаях рекомендуем указать, что сотрудник обязан взаимодействовать с клиентами/контрагентами как в офисе компании, так и за его пределами.
- Должностная инструкция. Не закрепляйте обязанность работника управлять транспортными средствами компании при выполнении им должностных обязанностей, т.к. эта функция водителя. Не указывайте в качестве требований на необходимость наличия водительского удостоверения и стажа вождения.
Оформление путевых листов для использования служебного автомобиля
При использовании служебного автомобиля компания обязана оформлять путевой лист. Он оформляется до выпуска транспортного средства на линию в бумажном или электронном виде.
Оформление медосмотра для использования служебного автомобиля
При оформлении путевого листа работодатель обязан проставить в нем отметку о прохождении сотрудником предрейсового медосмотра. Такие медосмотры необходимо организовать за счет компании. Медосмотр проводится в т.ч. в дистанционном формате:
- собственным медработником, состоящим в штате компании;
- специализированной медорганизацией на основании договора оказания услуг.
Часто задаваемые вопросы, как правильно оформить использование служебного автомобиля
-
Как оформить использование служебного автомобиля?
Разработать ЛНА, издать приказ о закреплении авто, подписать с сотрудником акт приема-передачи транспортного средства.
-
Как оформить кадровые документы для использования служебного автомобиля?
В трудовом договоре и должностной инструкции не следует указывать на обязанность сотрудника управлять корпоративным автомобилем, иметь водительское удостоверение и определенный стаж вождения.
-
Необходимо ли оформление путевых листов для использования служебного автомобиля?
Да, требуется оформить путевой лист в бумажном или электронном виде.
-
Как проводить медосмотры при использовании служебного автомобиля?
Силами собственного медработника, состоящего в штате компании, или специализированной медорганизацией на основании договора оказания услуг.
Нормативная база
