Как правильно подписать документ исполняющему обязанности
В ситуации, когда генеральный директор компании ушел в отпуск или на больничный, сотруднику, на которого временно возложены его обязанности, может потребоваться поставить подпись на документах. Рассказываем, как правильно подписать документ исполняющему обязанности, чтобы из-за ошибок не появились финансовые или налоговые проблемы.
Какие документы вправе подписывать ИО
Иногда приходится временно возложить обязанности на другого сотрудника — например, когда директор находится в отпуске, на больничном, в командировке, еще официально не вступил в должность, но уже выполняет эти функции и др. В таких ситуациях от и. о. директора потребуется ставить подпись на важной документации. Правильный способ, как должен подписывать документы исполняющий обязанности руководителя, зависит от того, как оформлено временное замещение. В качестве совмещения профессий или увеличения объема работ, без освобождения от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ) или как временный перевод на иную работу (ст. 72.2 ТК РФ).
При совмещении профессий человек выполняет дополнительную работу, с ним составляют допсоглашение к трудовому договору и издают приказ о возложении на него должностных функций на время отсутствия коллеги. В этих актах прописывают, какие конкретно функции на него возлагают. А в распоряжении отмечают и на каких приказах, договорах, актах он вправе ставить подпись за основного сотрудника. Например, временного заместителя главного бухгалтера необходимо уполномочить визировать кадровую, первичную, кассовую документацию, счета-фактуры и т. д.
Для подписания документации при совмещении есть два варианта:
- указать должность основного сотрудника с приставкой «и. о.»;
- или собственную должность по трудовому договору.
Дополнительно рядом с подписью иногда указывают ссылку на распорядительный акт, который уполномочил человека временно замещать коллегу.
При временном переводе аналогично заключают допсоглашение. В такой ситуации человек временно освобождается от предыдущей работы, а в допсоглашении отмечают название должности, на которую его переводят. Ее и указывает сотрудник в документации. Исключение — когда человека перевели конкретно на должность с и. о. (если она есть в штатном расписании).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить исполнение обязанностей (замещение должности) временно отсутствующего работника. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как правильно подписывать документацию исполняющему обязанности
При подписании приказов и договоров временным заместителем допустимо указывать приставку и. о. Точные правила, какая подпись ставится исполняющим обязанности генерального директора, обозначены в п. 5.22 Нацстандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016 и в п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016. В них отмечено, что, подписывая документацию, должностное лицо, временно выполняющее функции руководителя, обязано указывать статус, возложенный на него распорядительным актом.
Подобным образом подписывают документы сотрудники, замещающие и других должностных лиц, например главного бухгалтера, начальника отдела кадров и руководителей других подразделений компании.
Вот пример, как правильно подписать приказ исполняющему обязанности руководителя сокращенно:
Что делать, если в документе указана должность отсутствующего сотрудника
Иногда приходится подписывать приказы, которые уже подготовлены заранее для ушедшего в отпуск руководителя. На бумагах уже указали название должности, расшифровку Ф.И.О. отсутствующего коллеги. А поставить подпись вместо него придется временному заместителю по приказу или по доверенности. В этой ситуации ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает правило, как подписывать документы временно исполняющему обязанности: необходимо исправить название должности и написать новую фамилию. Это допустимо делать от руки или при помощи специальных штампов.
