100 0

Как правильно подписать документ исполняющему обязанности

Управление персоналом Делопроизводство

В ситуации, когда генеральный директор компании ушел в отпуск или на больничный, сотруднику, на которого временно возложены его обязанности, может потребоваться поставить подпись на документах. Рассказываем, как правильно подписать документ исполняющему обязанности, чтобы из-за ошибок не появились финансовые или налоговые проблемы. 

Содержание

Какие документы вправе подписывать ИО

Иногда приходится временно возложить обязанности на другого сотрудника — например, когда директор находится в отпуске, на больничном, в командировке, еще официально не вступил в должность, но уже выполняет эти функции и др. В таких ситуациях от и. о. директора потребуется ставить подпись на важной документации. Правильный способ, как должен подписывать документы исполняющий обязанности руководителя, зависит от того, как оформлено временное замещение. В качестве совмещения профессий или увеличения объема работ, без освобождения от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ) или как временный перевод на иную работу (ст. 72.2 ТК РФ).

При совмещении профессий человек выполняет дополнительную работу, с ним составляют допсоглашение к трудовому договору и издают приказ о возложении на него должностных функций на время отсутствия коллеги. В этих актах прописывают, какие конкретно функции на него возлагают. А в распоряжении отмечают и на каких приказах, договорах, актах он вправе ставить подпись за основного сотрудника. Например, временного заместителя главного бухгалтера необходимо уполномочить визировать кадровую, первичную, кассовую документацию, счета-фактуры и т. д.

Для подписания документации при совмещении есть два варианта:

  • указать должность основного сотрудника с приставкой «и. о.»;
  • или собственную должность по трудовому договору.

Дополнительно рядом с подписью иногда указывают ссылку на распорядительный акт, который уполномочил человека временно замещать коллегу.

ВАЖНО!
Чтобы подтвердить полномочия, следует оформить специальную доверенность на заместителя. В ней указывают, перед какими госорганами, юрлицами и физлицами он вправе представлять интересы компании и какую документацию визировать (пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ, п. 1 ст. 182 ГК РФ).

При временном переводе аналогично заключают допсоглашение. В такой ситуации человек временно освобождается от предыдущей работы, а в допсоглашении отмечают название должности, на которую его переводят. Ее и указывает сотрудник в документации. Исключение — когда человека перевели конкретно на должность с и. о. (если она есть в штатном расписании).

Как правильно подписывать документацию исполняющему обязанности

При подписании приказов и договоров временным заместителем допустимо указывать приставку и. о. Точные правила, какая подпись ставится исполняющим обязанности генерального директора, обозначены в п. 5.22 Нацстандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016 и в п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016. В них отмечено, что, подписывая документацию, должностное лицо, временно выполняющее функции руководителя, обязано указывать статус, возложенный на него распорядительным актом.

Подобным образом подписывают документы сотрудники, замещающие и других должностных лиц, например главного бухгалтера, начальника отдела кадров и руководителей других подразделений компании.

ВАЖНО!
Отметку «исполняющий обязанности» необходимо ставить непосредственно перед должностью. Допустимо писать ее как сокращенно, так и полностью. Если решили писать сокращенно, то необходимо делать это правильно: «и. о.» или «И. о.» (если эта буква стоит в начале предложения). Вторая буква всегда и обязательно строчная, а между этими двумя буквами ставим точки.

Вот пример, как правильно подписать приказ исполняющему обязанности руководителя сокращенно:

Что делать, если в документе указана должность отсутствующего сотрудника

Иногда приходится подписывать приказы, которые уже подготовлены заранее для ушедшего в отпуск руководителя. На бумагах уже указали название должности, расшифровку Ф.И.О. отсутствующего коллеги. А поставить подпись вместо него придется временному заместителю по приказу или по доверенности. В этой ситуации ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает правило, как подписывать документы временно исполняющему обязанности: необходимо исправить название должности и написать новую фамилию. Это допустимо делать от руки или при помощи специальных штампов.

ВАЖНО!
Если временный заместитель подписывает такие документы, то по ГОСТу недопустимо чертить косую линию или ставить предлог «за» (за кого-либо) перед названием должности руководителя.
100
Комментарии
  • 2022-07-20 12:26:41
    Если заместитель директора есть в штате компании, то право подписи указано в его трудовом договоре. И отметку «и. о.» ставить не придется. А если человек временно исполняет обязанности, то закон точно устанавливает, как подписывать приказы исполняющему обязанности директора, - смело ставьте приставку «и. о.» перед должностью руководителя. Опасаться не стоит, поскольку эти полномочия делегированы официально — приказом, допсоглашением, доверенностью.
Ломова Анна
Автор: Автор-эксперт Ломова Анна

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

165 Публикаций
772 Дней на портале
0 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

Нередко работодателю требуется перевести сотрудника на определенный срок на иную должность или в другой отдел. Одни работники соглашаются, а кто-то отказывается. Разберемся, в каких ситуациях допустимо отказаться временно перевестись и как оформить такой отказ.

Читать дальше

В процессе хозяйственной деятельности организации часто возникают ситуации не только перестановки на определенный срок сотрудника на другое рабочее место, но и возврата его на прежнюю должность до истечения ранее установленного срока. Разберемся, как отменить временный перевод по инициативе работника или работодателя.

Читать дальше

В соответствии с положением об аттестации, утвержденным локальным актом организации, издается приказ о создании аттестационной комиссии и проведении аттестации. Рассказываем, как правильно его оформить.

Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37931
Елена Одинцова
Елена Одинцова
Елена Одинцова
03.02.2023 в 22:20
Местность, район, город
Cleopatra Jones
Cleopatra Jones
Cleopatra Jones
04.02.2023 в 11:23
@все y кoго есть Пyшкuнсkая картa? Помoгу снять любой баланc сейчас С Нового года у всех баланс = 5.000! Писать в tel3gram - https://vk.cc/clie9V либо в поиске @gnpush
Ulric Jackson
Ulric Jackson
Ulric Jackson
04.02.2023 в 19:42
https://vk.com/wall-218156905_3
Zeppelin Bennett
Zeppelin Bennett
Zeppelin Bennett
04.02.2023 в 19:45
Привет!
Flynn Flores
Flynn Flores
Flynn Flores
02:35
https://vk.com/wall-165017724_1602
Присоединиться к беседе