Рейтинг@Mail.ru
Как подписывать документ, если исполняешь обязанности руководителя в 2022 году
рубрики

Как правильно подписать документ исполняющему обязанности

КонсультантПлюс

В ситуации, когда генеральный директор компании ушел в отпуск или на больничный, сотруднику, на которого временно возложены его обязанности, может потребоваться поставить подпись на документах. Рассказываем, как правильно подписать документ исполняющему обязанности, чтобы из-за ошибок не появились финансовые или налоговые проблемы. 

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Какие документы вправе подписывать ИО

Иногда приходится временно возложить обязанности на другого сотрудника — например, когда директор находится в отпуске, на больничном, в командировке, еще официально не вступил в должность, но уже выполняет эти функции и др. В таких ситуациях от и. о. директора потребуется ставить подпись на важной документации. Правильный способ, как должен подписывать документы исполняющий обязанности руководителя, зависит от того, как оформлено временное замещение. В качестве совмещения профессий или увеличения объема работ, без освобождения от основной работы (ст. 60.2 ТК РФ) или как временный перевод на иную работу (ст. 72.2 ТК РФ).

При совмещении профессий человек выполняет дополнительную работу, с ним составляют допсоглашение к трудовому договору и издают приказ о возложении на него должностных функций на время отсутствия коллеги. В этих актах прописывают, какие конкретно функции на него возлагают. А в распоряжении отмечают и на каких приказах, договорах, актах он вправе ставить подпись за основного сотрудника. Например, временного заместителя главного бухгалтера необходимо уполномочить визировать кадровую, первичную, кассовую документацию, счета-фактуры и т. д.

Для подписания документации при совмещении есть два варианта:

  • указать должность основного сотрудника с приставкой «и. о.»;
  • или собственную должность по трудовому договору.

Дополнительно рядом с подписью иногда указывают ссылку на распорядительный акт, который уполномочил человека временно замещать коллегу.

ВАЖНО!
Чтобы подтвердить полномочия, следует оформить специальную доверенность на заместителя. В ней указывают, перед какими госорганами, юрлицами и физлицами он вправе представлять интересы компании и какую документацию визировать (пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ, п. 1 ст. 182 ГК РФ).

При временном переводе аналогично заключают допсоглашение. В такой ситуации человек временно освобождается от предыдущей работы, а в допсоглашении отмечают название должности, на которую его переводят. Ее и указывает сотрудник в документации. Исключение — когда человека перевели конкретно на должность с и. о. (если она есть в штатном расписании).

Как правильно подписывать документацию исполняющему обязанности

При подписании приказов и договоров временным заместителем допустимо указывать приставку и. о. Точные правила, какая подпись ставится исполняющим обязанности генерального директора, обозначены в п. 5.22 Нацстандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016 и в п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016. В них отмечено, что, подписывая документацию, должностное лицо, временно выполняющее функции руководителя, обязано указывать статус, возложенный на него распорядительным актом.

Подобным образом подписывают документы сотрудники, замещающие и других должностных лиц, например главного бухгалтера, начальника отдела кадров и руководителей других подразделений компании.

ВАЖНО!
Отметку «исполняющий обязанности» необходимо ставить непосредственно перед должностью. Допустимо писать ее как сокращенно, так и полностью. Если решили писать сокращенно, то необходимо делать это правильно: «и. о.» или «И. о.» (если эта буква стоит в начале предложения). Вторая буква всегда и обязательно строчная, а между этими двумя буквами ставим точки.

Вот пример, как правильно подписать приказ исполняющему обязанности руководителя сокращенно:

Что делать, если в документе указана должность отсутствующего сотрудника

Иногда приходится подписывать приказы, которые уже подготовлены заранее для ушедшего в отпуск руководителя. На бумагах уже указали название должности, расшифровку Ф.И.О. отсутствующего коллеги. А поставить подпись вместо него придется временному заместителю по приказу или по доверенности. В этой ситуации ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает правило, как подписывать документы временно исполняющему обязанности: необходимо исправить название должности и написать новую фамилию. Это допустимо делать от руки или при помощи специальных штампов.

ВАЖНО!
Если временный заместитель подписывает такие документы, то по ГОСТу недопустимо чертить косую линию или ставить предлог «за» (за кого-либо) перед названием должности руководителя.
Можно ли заключить договор ГПХ со штатным работником

Заключить договор ГПХ со штатным работником — иногда удобный для работодателя способ снизить издержки и налоги. Но какие  подводные камни ждут организацию в этом случае?

Договоры Законодательство

17 Августа 2022 в 11:59

Как скопировать ЭЦП

Владелец может скопировать электронную подпись на компьютер, флешку или другой носитель. Но только если он уверен, что ЭП не скомпрометируют. Некоторые подписи копировать нельзя.

Делопроизводство

17 Августа 2022 в 11:59

Как составить приказ о порядке хранения и выдачи ключей от помещений

Чтобы сохранить имущество и документы компании, одна из основных задач руководства — отрегулировать порядок доступа к внутренним помещениям. Возможность доступа устанавливается распорядительным актом руководства, например, приказом о хранении ключей и назначении ответственных за их выдачу. Рассказываем, зачем он требуется и как составить.

Делопроизводство Образцы документов

08 Августа 2022 в 16:08

Что такое родовой сертификат, и как его получить

Обоснование, зачем нужен родовой сертификат, двоякое. Для женщины это документ, подтверждающий её право на медпомощь и хотя бы формальную возможность выбора медицинского учреждения. Для медучреждений это часть целевого финансирования за счёт ФСС в рамках нацпроекта «Здоровье».

Гарантии и компенсации

03 Августа 2022 в 12:29

Как составить исковое заявление на компенсацию морального вреда

Лицо вправе взыскать компенсацию морального вреда, если ему причинены физические или нравственные страдания при условии наличия вины причинителя вреда. Для этого необходимо подать исковое заявление о компенсации морального вреда, при этом важно знать, как его составлять, куда подать и что указать в иске для эффективного разрешения конфликта.

Образцы документов

29 Июля 2022 в 15:16

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА