рубрики

Как правильно прошить договор

КонсультантПлюс

Как прошить договор:

  • пронумеровать страницы;
  • сделать отверстия;
  • скрепить нитками;
  • закрепить специальной наклейкой;
  • поставить подписи и печать.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Нужно ли сшивать договоры

На практике есть четкий ответ на вопрос, нужно ли прошивать договоры, — однозначно да, если документ не менее двух листов. Обычно это необходимо для удобства, систематизации и безопасности. Такой метод скрепления бумаг позволит не допустить проблем, связанных с подделкой, утерей или подменой части листов. Если многостраничные документы не прошиты, то в спорных ситуациях сложно доказать, что определенный лист принадлежит конкретному заверенному контракту.

ВАЖНО!
С точки зрения Трудового кодекса сшивать документы необязательно. Работодатели могут быть спокойны: если на предприятии обнаружат нескрепленный, но правильно оформленный контракт, то он не потеряет юридической силы.

При работе с контрагентами, клиентами и для внутренних целей не всегда используют прошивку нитками. Есть и другие варианты, как правильно сшить договор: при помощи степлера или скоросшивателя. Но иногда листы совсем не соединяют между собой. Тогда следует заверить не только последнюю страницу, как это делают обычно, а каждую страницу. Если текст не очень большой, то есть возможность напечатать его с двух сторон одного листа. Здесь важно не переусердствовать и не делать слишком мелкий шрифт, который невозможно прочитать.

Но если речь идет о предоставлении документов, например, в проверяющие ведомства или в архивную службу, то без прошивки не обойтись (Правила, утв. Приложением № 20 к Приказу Росархива № 199 от 24.12.2020). Прошитые копии документов подают в судебные инстанции, налоговую инспекцию, нотариус, Центробанк и др. В этом случае у работодателя нет повода беспокоиться за сохранность или возможность утери части контракта.

Например, налоговики при проведении контролирующих мероприятий вправе запросить любые бумаги для проверки (ст. 93 НК РФ). И если они не скреплены нитками должным образом, то их вправе не принять и воспринять как отказ отдать документы. В соответствии со ст. 126 НК РФ за это работодателям грозят крупные штрафы.

Для подачи в Налоговую предусмотрены обязательные правила, как сшить договор нитками (приложение № 18 к Приказу Федеральной налоговой службы № ММВ-7-2/[email protected] от 07.11.2018):

  • прошивать листы прочными нитками и соединять их в тома (не более 150 страниц);
  • каждый том скреплять отдельно;
  • следить, чтобы нитки не препятствовали чтению и не перекрывали важную информацию — цифры, печати, буквы;
  • вывести нити на последний лист с обратной стороны и завязать узлом;
  • сверху на узел наклеить заверительную надпись (ФИО, должность, подпись ответственного сотрудника, количество листов и дата).

Материалы для сшивания

Чтобы скрепить контракт классическим методом, потребуются следующие материалы:

  • обложки (стандартные — размером 22,9 x 32,4 см для бумаг формата А4, нестандартные — для других форматов документов, специальные обертки из твердого картона — для архивного хранения);
  • заверительная надпись на отдельном фрагменте бумаги;
  • клей;
  • дырокол, канцелярское шило;
  • ножницы;
  • иглы;
  • нитки.

Для проведения процедуры потребуются специальные нити. Обычно используют следующие разновидности волокон, чем сшивают договоры:

  • хлопчатобумажные или синтетические нитки;
  • прочные ленты;
  • веревки;
  • банковские шпагаты;
  • плотная бечевка.

Вид волокна зависит от размеров документации. Когда в ней несколько листов, тогда достаточно нитей, если стопка большая, то понадобится веревка или бечевка. По поводу цвета в законодательстве ничего не сказано, но на практике принято применять белые нити.

ВАЖНО!
В крупных компаниях для прошивки договоров используют специальные технические приспособления (например, станок для сшивания или переплетную машинку). В мелких организациях достаточно обычных средств: дырокола, ниток, иголок, ножниц и клея.

Инструкция, как прошить договор

Некоторые правила скрепления документов отмечены в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» и ГОСТ 7.0.97-2016. Некоторые требования предусмотрены в рекомендациях Росархива в Приказе № 199 от 24.12.2020.

Вот порядок, как правильно прошить договор по требованиям делопроизводства:

  • на каждой странице указывают номер арабскими цифрами;
  • контракт зашивают нитью;
  • ее концы переводят на изнаночную сторону последнего листа;
  • сверху приклеивают прямоугольный лист с пломбой и печатью;
  • на нем указывают, сколько листов прошито и пронумеровано;
  • ФИО и должность, подпись.

Прежде чем начинать сшивать, подготовьте материалы и определитесь, с какого листа и как прошить договор, — сначала укажите номера на каждом листе, начиная с первого. Затем обязательно выровняйте бумаги по краям, подготовьте обложку и прошейте.

ВАЖНО!
Вариантов сшивания несколько, обычно прокалывают от 2 до 4 отверстий по левому краю бумаги, в зависимости от размеров документации и количества листов.

Есть общие правила, как подшить договор при помощи нитей (на 3 отверстия).

Шаг 1. Перед началом процедуры уберите оставшиеся на документе скрепляющие элементы (скобы от степлера или скрепки).

Шаг 2. Отсортируйте листы по порядку (по номерам, датам и др.).

Шаг 3. По левому краю сделайте отверстия в ряд по вертикали. Среднее расположите четко посередине страницы, а верхнее и нижнее на расстоянии приблизительно 3–4 см от него.

Шаг 5. Проведите иглу снизу с обратной стороны в центральное отверстие.

Шаг 6. Затем введите нить в верхнее отверстие.

Шаг 7. Затем через тыльную сторону в нижнее отверстие.

Шаг 8. Оказавшиеся на лицевой стороне оба конца нити выведите снова наизнанку через центральное отверстие.

Шаг 10. Свяжите нитки между собой на обратной стороне, оставив «хвосты» длиной около 8 см.

Шаг 11. Заклейте нитки небольшим фрагментом листа с заверительной надписью размером примерно 2 x 8 см.

Шаг 12. Заверьте подписью директора и печатью так, чтобы они попали частично на наклейку и частично на изнаночную сторону документа.

Пример подшитого договора

Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.

Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.

Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.

Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.

Вот образец наклейки с заверительной надписью:

ВАЖНО!
Мнения юристов разделились, обязательно ли закрывать наклейкой с заверительной надписью узел нити или только ее концы. Этот вопрос оставлен на усмотрение исполнителей процедуры.
Какие документы нужны для пособия малоимущим

Документы для детских пособий для малоимущих (основные):

  • заявление;
  • паспорта родителей;
  • свидетельства о рождении детей;
  • справка о составе семьи;
  • справки о доходах за последние три месяца;
  • банковские реквизиты для перечислений.

Список дополняется в зависимости от региона и вида оформляемой меры соцподдержки.

Гарантии и компенсации Законодательство

26 Ноября 2021 в 15:07

Заключаем договор ГПХ по стадиям

Стадии заключения договора:

  1. Направление оферты.
  2. Получение акцепта.

Кроме этого, выделяют этап ведения переговоров и рассмотрения оферты.

Договоры Образцы документов

25 Ноября 2021 в 14:33

Как правильно составить штатное расписание в 2022 году

Штатное расписание — это документ, которым оформляется структура, численность и размер заработной платы как в целом по предприятию, так и по каждой отдельной должности. Но его необходимость часто вызывает споры в организации.

Образцы документов

25 Ноября 2021 в 09:40

Как разработать штатное расписание на 2022 год

Штатное расписание — это документ, которым регулируются вопросы оплаты труда, распределения должностей, подчиненность цехов, отделов и участков. Для его составления используют либо унифицированную форму, либо самостоятельно разработанный бланк.

Образцы документов

24 Ноября 2021 в 12:36

Статистическая отчетность в 2021 году: что и куда подавать

Статистическая отчетность — это формы с различными данными, которые организации и индивидуальные предприниматели направляют в Росстат в электронной форме. За нарушение сроков сдачи предусмотрены штрафы.

Бухгалтерия в кадрах Отчетность

18 Ноября 2021 в 15:35

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА