Как провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей

Когда инвентаризация обязательна

В организациях порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ регулируются приказом Минфина №49 от 13.06.1995 в актуальной редакции от 08.11.2010. Согласно нормативному акту в ряде случаев процедура обязательна:

1. Перед подготовкой бухгалтерских отчетов по итогам года.
2. В случае ликвидации или реорганизации юридического лица.
3. При продаже или сдаче в аренду имущества ЮЛ.
4. Если в организации происходит смена материально ответственных лиц.
5. При выявлении случаев хищения, гибели имущества.
6. В случае форс-мажорных ситуаций.

Ревизии подлежит все имущество юридического лица. Обязательная инвентаризация имущества и материалов организации необходима в отношении следующих ценностей:

• состояние взаиморасчетов с дебиторами, кредиторами, контролирующими органами;
• нематериальные активы организации;
• основные средства;
• ТМЦ;
• финансовые вложения;
• предстоящие расходы;
• показатели незавершенного производства;
• остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассе организации.

Многие руководители превращают обязательную инвентаризацию на предприятии в формальность. Однако своевременно и корректно проведенная ревизия имущества является инструментом мониторинга и контроля. Она позволяет устранить ошибки учета, снизить налоговые риски, выявить нарушения со стороны работников.

На складах и в торговых точках переучет — это неотъемлемая часть работы, обычно его проводят один раз в месяц. В неторговых организациях плановая инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится 1 раз в год перед составлением итогового баланса.

Порядок проведения ревизии

Порядок проведения переучета необходимо закрепить в учетной политике организации. Процесс инициируется приказом руководителя. В положении о бухгалтерском учете существует строгий регламент, как провести инвентаризацию на предприятии и документально ее оформить.

Процесс ревизии состоит из четырех этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Подготовка к аудиту и созыв инвентаризационной комиссии. Оформляется приказом руководителя (бланк ИНВ-22).
2. Проведение переучета и документальное закрепление результатов. Используется опись по форме ИНВ-3.
3. Сверка полученных данных с учетными показателями. На этом этапе формируются документы по формам ИНВ-19 (сличительная ведомость), ИНВ-6 (акт), ИНВ-5 (опись), ТОРГ-16 (акт о списании ТМЦ).
4. Отражение результатов ревизии в бухучете (ведомость учета результатов ИНВ-26).

Этап 1. Проверка ценностей начинается с издания приказа руководителя по форме ИНВ-22. В документе указывается, кто должен проводить инвентаризацию в организации, и устанавливаются сроки переучета. В комиссию входит материально ответственное лицо и бухгалтер, если они числятся в штате организации. При их отсутствии комиссию возглавляет руководитель ЮЛ.

Этап 2. После оформления документов на проведение инвентаризации материальных ценностей составляется опись проверяемых ТМЦ. В случае автоматизированного ведения учета в бухгалтерской программе распечатывают отчет с остатками товаров и отмечают их фактическое наличие и качественные характеристики. Результатом работы является заполнение граф 10 и 11 в форме ИНВ-3. Опись составляется в двух экземплярах, один из которых используется для дальнейшей работы бухгалтера, другой остается у материально ответственного лица.

Этап 3. На третьем шаге при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей оформляется сличительная ведомость по форме ИНВ-19. Ее составляет бухгалтер организации на основании описи, заполненной на прошлом этапе. В документе отражаются обнаруженные в результате проверки излишки товаров, недостача, пересортица.

Этап 4. На последнем шаге приказом руководства утверждаются полученные в ходе аудита результаты. Вносятся корректировки в учет организации, учитываются выявленные излишки и недостача. Товары, которые не будут реализованы по причине истекшего срока годности, порчи, ненадлежащего хранения, списываются актом по форме ТОРГ-16.

Принято, что материально ответственные лица до проведения инвентаризации не знают о времени начала переучета и состав комиссии.

Учет излишков ТМЦ

В ходе ревизии нередко обнаруживаются излишки товаров. В бухгалтерском учете они являются приходом и отражаются по кредиту счета 91-1 «Прочие доходы». Обнаруженные ценности учитываются по средней рыночной цене без НДС.

В проводке по дебету используются следующие счета в зависимости от вида имущества:

• 01 — основные средства;
• 10 — материалы;
• 41 — товары;
• 43 — готовая продукция.

В налоговом учете обнаруженные излишки включаются в состав внереализационных доходов.

Ответственность за непроведение инвентаризации

Законодательство не предусматривает ответственности за непроведение плановой ревизии имущества. Однако в случае обнаружения контролирующими органами ошибок в бухгалтерском и налоговом учете организацию ожидают штрафы.