Как работать с электронным больничным в 1С

Электронные больничные

Нормами федерального закона №126-ФЗ от 30.04.2021 установлено, что за редким исключением выдача листков нетрудоспособности с 01.01.2021 осуществляется медицинскими учреждениями в электронном виде. Электронный лист временной нетрудоспособности (ЭЛН) формируется в специальной информационной системе ЕИИС «Соцстрах», оператором которой является Фонд социального страхования. В правилах ФСС есть информация, как в ЗУП занести электронный больничный, он имеет равную силу с бумажным документом, так как его заверяют квалифицированные цифровые подписи уполномоченных лиц. Документ содержится в реестре и доступен всем заинтересованным лицам:

• медработникам;
• работодателю;
• специалистам ФСС.

Он выполняет все функции, предусмотренные федеральными законами №323-ФЗ от 21.11.2011 и №255-ФЗ от 29.12.2006 в редакции от 26.05.2021:

• подтверждает временную нетрудоспособность человека;
• обязывает работодателя временно освободить работника от выполнения трудовых обязанностей;
• подтверждает право на получение пособия по временной нетрудоспособности;
• обеспечивает статистический учет заболеваемости и причин временной нетрудоспособности.

До 2022 года работники сами выбирали, в какой форме оформлять лист нетрудоспособности — электронной или на бумаге. С 01.01.2022 выдача бумажных листков полностью прекращается. Работодатели уже сейчас определяются с программным обеспечением для работы с ЭЛН, их интересует отправка больничного в ФСС из 1С и других бухгалтерских программ или с помощью оператора электронного оборота (СБИС, «Контур», «Такском» и др.). В качестве альтернативы для отправки данных напрямую в реестр ФСС разработана бесплатная программа в личном кабинете работодателя на сайте фонда.

Как сформировать ЭЛН в программе «1С»

Для работы с ЭЛН организация-работодатель или ИП используют специальную программу, такой программой у многих организаций выступает бухгалтерская 1С версии не ниже, чем 8.3.10. В программе 1С сформирован список работников, которым выплачивается заработная плата и пособия. Работник, который болел, сообщает работодателю номер листка временной нетрудоспособности в реестре ЕИИС «Соцстрах». Этот номер необходим для решения вопроса, как сформировать больничный в 1С: его заносят в базу данных, и по нему выгружается документ, с которым работает бухгалтер. Номер выдают работнику при закрытии ЭЛН на специальном талоне. Если талон утерян, получить сведения о больничном работодатель сможет по СНИЛС работника.

Работать с ЭЛН разрешено, если он имеет статус 030 — закрыт медицинской организацией, тогда возможны расчет и выплата пособия. В инструкции указано, как загрузить электронный больничный в 1С: если номер найден в системе и со статусом все в порядке, необходимо нажать кнопку «Получить из ФСС» или загрузить из файла, если у программы отсутствует прямое взаимодействие с ЕИИС.

После выгрузки данных работодатель указывает свою часть сведений:

• данные о стаже;
• размер пособия;
• размер заработной платы для начисления.

Они не отличаются от соответствующих граф в бумажном листке нетрудоспособности, утвержденном приказом Минздравсоцразвития №347н от 26.04.2011. Порядок удобно использовать в 1С ЗУП, электронный больничный лист заполняется по тем же принципам, что и бумажный, только часть сведений вносится в систему автоматически из сопряженных баз данных.

Расчет программа осуществляет в автоматическом режиме на основании введенных сведений. Чтобы сохранить и распечатать расчет среднего заработка для больничного, существует специальная кнопка, она формирует справку.

Обратите внимание, что расчет пособия программа делает только за 3 дня, так как его выплачивает работодатель. Остальную сумму рассчитывает и выплачивает ФСС на основании полученных от организации сведений.

В подсказках есть информация, как распечатать электронный больничный лист из 1С: воспользоваться специальной кнопкой. Но удобнее хранить документ в цифровом формате, так как кроме программы он сохраняется в единой системе и доступен по запросу заинтересованных лиц в любое время. Работодателю хранить копии ЭЛН не требуется.

После оформления всех расчетов и проведения данных для выплаты пособия необходимо обеспечить отправку реестра и дополнительных документов в соцстрах.

Как отправить ЭЛН из 1С в ФСС

Чтобы выгрузить больничный лист из ЗУП в ФСС, переходим в раздел «Создать реестр ЭЛН для отправки в Фонд социального страхования». Но перед этим в самом ЭЛН необходимо указать все сведения для реестра.

Обязательно внесите все прилагаемые документы, от этого зависит решение фонда о выплате пособия. Одним из таких документов является заявление работника о выплате с указанием банковских реквизитов. Если ЭЛН за период проведен всего один, то и в реестр на отправку попадет он один. Заверяются данные усиленной ЭЦП уполномоченного лица, сведения о котором вместе с контактными данными вносят в реестр.

Исправление ошибок

Если работодатель не разобрался, как выгрузить электронный больничный из 1С, и допустил ошибку при заполнении данных, ему необходимо внести в документ изменения и повторно направить информацию в ФСС. Обязательно укажите причину исправления. Передаваемые сведения подтверждаются усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера и руководителя (п. 72 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).