рубрики

Как рассчитать нагрузку на отдел кадров

Норма численности на одного кадровика — параметр, который позволяет определить допустимый и целесообразный уровень нагрузки на персонал отдела кадров. Оценить количество и сложность задач, выполняемых этими специалистами, не всегда просто, потому что имеющиеся регламенты явно устарели.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Скачать примерный расчет временных затрат на прием нового сотрудника

Работы в отделе кадров всегда много. Жаль, что не все руководители это понимают. Зачастую объективно оценить уровень нагрузки не удается ни администрации, ни самим кадровым работникам. Как подойти к этой непростой проблеме и не позволить взвалить на кадры дополнительные функции? Сколько работников целесообразно набрать в отдел кадров, если численность персонала увеличивается? Попробуем найти ответ на эти вопросы.

Первая же попытка найти норматив численности кадровиков отсылает нас к документу 1991 года «Межотраслевые нормативы времени на работы по укомплектованию и учету кадров». Эти нормативы ни разу не переиздавались, и хоть они до сих пор служат ориентиром для расчета нагрузки, явно устарели. Такие инструменты, как ПК на каждом рабочем месте, 1С и другое программное обеспечение, в 1991 году просто не могли быть учтены. Как же быть? Реальных путей решения задачи видится два.

Первый путь — нормирование труда

Это весьма трудоемкий процесс, но зато результат получится довольно точным и выраженным на языке цифр. А язык цифр руководители понимают хорошо. Итак, как провести нормирование?

  1. Выделяем основные рабочие процессы. Важно не брать в расчет задачу целиком, а разбить ее на составляющие. Например, прием на работу состоит из копирования документов, введения информации в систему, составления трудового договора, ознакомления работника с локальными актами и так далее.
  2. Определяем временные затраты на каждый процесс. Засекаем время, необходимое для получения требуемого результата работы. Время на выполнение каждой операции измеряется нормировщиком или лицом, которому поручено проведение нормирования.
  3. Находим примерное количество описанных процессов за месяц или год. Среднее количество приемов, переводов, увольнений, больничных листов и так далее.
  4. Умножаем численность операций на время их выполнения.
    Например, общее время, необходимое для оформления больничного листа, — 15 минут, среднее количество больничных в год — 50 штук. Итого: 15 х 50 = 750 минут, или 12,5 часов. Так поступаем по каждому направлению работы.
  5. Добавляем время на незапланированные трудозатраты — консультирование работников, составление списков и т. д. В этом случае исходим из реалий конкретной организации.
  6. Полученное общее время в часах делим на 8 и получаем количество дней, необходимых для выполнения работы.

Для наглядности приводим образец примерного расчета времени на прием нового сотрудника.

Применяя этот способ, учитывайте перерывы при работе на компьютере, совещания, поездки по служебным делам, отпуска и болезни работников отдела кадров.

Достоинства

Убедительная картина, наглядно показывающая количество задач, выполняемых отделом кадров, и их трудоемкость.

Недостатки

Невозможность точно спланировать объем будущей работы, из-за чего возникают погрешности. Разумно добавить к полученному результату дополнительное время на непредвиденные функции и форс-мажоры.

Второй путь — исходим из численности персонала

Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, следует определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся:

Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала. Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации способна как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются, конечно же, более сложными с точки зрения кадрового учета.

Как рассчитать текучесть кадров

Если вы решили отталкиваться от количества персонала, и этот способ вам кажется более простым и удобным, стоит все же рассчитать текучесть за прошедший период и сформулировать основные задачи.

Текучесть находится по простой формуле:

Кт = (Количество уволенных) х 100 / (Среднесп. Численность)

Пример:

За год в компании уволено 23 человека, среднесписочная численность равна 150 человек, расчет текучести:

Коэффициент текучести = 23 х 100 / 150 = 15,33.

Норма текучести зависит от сферы деятельности организации, материальной стабильности, сезонности и политики руководства. В целом коэффициент, равный 10-20 процентам, считается нормальным. Чем текучесть выше, тем больше нагрузка на кадровых работников, и если она значительно превышает средние показатели, это является поводом для увеличения численности отдела кадров.

Итак, для использования этого метода принимаем во внимание:

  1. Численность.
  2. Текучесть.
  3. Дополнительные функции.

При низкой текучести и небольшом количестве нагрузки в виде добавленных задач наличие одного кадрового работника на 150 человек видится достаточным.

Достоинства

Незначительные трудозатраты и возможность иметь временной запас человеко-часов для непредвиденных ситуаций.

Недостатки

Низкая точность и необходимость регулярно доказывать правильность расчета, т. к. наглядность результатов невысока.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Норма численности работников на предприятии

Норма численности – это количество работников необходимой и подходящей квалификации, которое позволяет наиболее эффективно выполнять поставленные производственные задачи. Понятие нормирования широко использовалось в Советском союзе: при плановой модели производства и стабильных показателях производительности инструмент был вполне рабочим. Существовали отраслевые нормы, которые и использовали кадровики на предприятиях. Часть этих формул и показателей допустимо использовать и сейчас.

Управление персоналом

01 Октября 2019 в 15:37

Как решать конфликты на работе

Конфликт на работе — это столкновение производственных интересов отдельных работников или коллективов на предмет выполнения своих должностных обязанностей в рамках одной организации. Компромисс в данном случае может быть хорошим промежуточным вариантом, но он не всегда является окончательным решением.

Управление персоналом

19 Сентября 2019 в 12:42

Карьерное консультирование: кому и зачем оно надо

Карьерное консультирование — это рекомендации опытного HR-специалиста по вопросам рабочего продвижения и профессионального развития клиента. В процессе диалога вырабатывается стратегия и последовательность действий и событий, способных вывести человека из карьерных кризисов и достичь позитивных изменений в трудовой деятельности.

Оценка персонала Управление персоналом

09 Сентября 2019 в 16:58

Что такое нематериальная мотивация

Нематериальная мотивация — это инструмент управленческой работы, стимулирующий высокую производительность труда персонала без учета денежного вознаграждения за труд. Ее цель — способствовать достижению желаемых экономических показателей без существенных финансовых затрат.

Управление персоналом

09 Сентября 2019 в 16:42

Обучение охранников

«Ищу работу охранника с лицензией 4 разряд» — объявления с такой формулировкой часто встречаются на сайтах для соискателей. Трудиться в охране сейчас хотят многие. Это работа нелегкая, но востребованная и хорошо оплачиваемая. Что нужно знать, чтобы трудоустроиться на эту должность, читайте в статье.

Оценка персонала Управление персоналом Обучение и переподготовка

01 Сентября 2019 в 10:15

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА