Как рассчитать резерв отпусков

Что такое резерв на оплату отпусков

Резерв по отпускам в бухгалтерском учете — это обязательство, позволяющее оценить и подтвердить действительное наличие ответственности учреждения по выполнению трудовых гарантий перед сотрудниками на отчетный день в периоде. Правила установлены в ПБУ 8/2010, утвержденных Приказом Минфина от 13.12.2010 № 167н и ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Кто обязан создавать

Начисление резерва на оплату отпусков обязаны осуществлять все существующие учреждения. Исключением являются организации, которым разрешено ведение упрощенного учета:

• субъекты малого предпринимательства;
• некоммерческие организации;
• участники проекта Сколково.

Это означает, что такие компании вправе не формировать финансовый запас на отпускные в бухучете, а могут отнести финансы непосредственно на счета по текущим затратам.

Как часто формировать

Созданный денежный запас отражает обязательства перед сотрудниками, касающиеся оплаты отдыха на дату отчета (п. 15 ПБУ 8/2010). Его надо формировать как минимум раз в год (на заключительный день — 31.12). Если вы предоставляете и годовую, и квартальную отчетности, создавайте запас на заключительный день каждого квартала.

В целом допустимо формировать его на заключительный день:

• месяца (трудоемко, но точно);
• квартала (для многих наиболее приемлемый вариант);
• года (для учреждений, имеющих годовую отчетность).

Конкретный день устанавливается самим предприятием в учетной политике, которая должна быть утверждена распорядительным документом по организации.

Резерв отпусков на 2019 год формируется с учетом ранее установленных правил, так как в законодательство изменения в части начислений за дни отдыха не вносились.

Резерв в бухгалтерском учете и отчетности

Предприятия, формирующие обязательства в части оплаты отдыха, должны фиксировать этот факт в учетной политике для целей бухучета. Там же следует разъяснить алгоритм расчета.

Проводки по использованию

Формируемый запас средств подлежит отражению на субсчете «Резерв на оплату отпусков» к счету 96 «Резервы предстоящих расходов».

При его создании нужно сделать проводку по кредиту данного субсчета на сумму отчислений. Она должна быть такой, чтобы сальдо по субсчету стало идентичным рассчитанному запасу.

Резерв на оплату отпусков (проводки приведены далее) применяется при начислении денежных средств на отпускные и взносов на протяжении года.

Учитывая, что подсчет резервируемых сумм приблизительный, этих средств может не хватить на год. При таком варианте отпускные суммы следует начислять в дебет затратных счетов. Идентично тому, как начисляется зарплата.

Резерв по отпускам в налоговом учете

Создание оценочного обязательства в налоговом учете является правом, а не обязанностью налогоплательщика. В этом основное отличие от бухгалтерского учета. Кроме того, алгоритм расчета и отражения резерва в целях исчисления налога на прибыль не предусматривает вариативности. В статье 324.1 НК РФ прописан четкий алгоритм его формирования. Он предусматривает:

• определение процента отчислений в резерв;
• определение резервируемой суммы на конец каждого месяца;
• проведение инвентаризации на 31 декабря каждого года.

Подробнее методику формирования резерва в налоговом учете рассмотрим ниже (вариант 3).

Как рассчитать резерв отпусков

Алгоритм расчета предприятие выбирает самостоятельно и утверждает его в учетной политике для бухгалтерского учета. Необходимо предусмотреть:

• периодичность отражения формирования резерва (раз в год, ежеквартально, ежемесячно);
• порядок расчета суммы резерва.

Отдельно в учетной политике для налогового учета необходимо отразить решение организации о создании (или несоздании) резерва. И отразить правила его расчета в целях исчисления налога на прибыль.

Таким образом, учреждению нужно строго придерживаться установленных правил и норм в целях определения требующихся финансов на оплату отпускных.

Рассмотрим далее наиболее часто применяемые методики формирования резервных сумм на оплату отпусков. А приведенные примеры помогут понять, как реализовать их применение на практике.

Вариант 1: самый простой

Наиболее простой вариант — планирование суммы, аналогичной израсходованной на отдых, и взносов по страхованию в текущем году. Создается при этом методе резерв один раз — 31 декабря. Правда, обязательство в данном варианте будет превышено, так как наниматель еще не должен сотрудникам столько денег.

Пример.

ООО «Компания» формирует оценочное обязательство по отпускным суммам один раз в год. За 2018 год были выплачены отпускные в размере 100 000 руб., также на них начислены страховые взносы в размере 30 200 руб. (100 000 × 30,2 %). На 31.12.2018 бухгалтер сделал проводку:

При уходе сотрудника в очередной отпуск и начислении ему отпускных проводки нужно будет сделать следующие:

Этот метод является не очень правильным, поскольку не отражает реальных обязательств предприятия перед сотрудниками по отпускным выплатам. Также, так как он формируется только раз в год, не учитываются изменения в штате. В середине года может быть принято решение о сокращении численности штата или, напротив, о его резком увеличении.

Вариант 2: более точный

Второй способ заключается в следующем:

• посчитать число неиспользованных дней у всех сотрудников на дату отражения резерва;
• произвести расчет среднедневной зарплаты в учреждении. Например, по формуле:

• вывести по формуле буферные средства = СДЗ × (1 + тариф взносов по совокупности) × число неиспользованных дней отдыха на дату отчета. Тариф совокупных взносов представляет сумму тарифов тех взносов, которые начисляются на зарплату.

Периодичность расчета также можно предусмотреть один раз в год, но при этом методе лучше делать перерасчет чаще: раз в квартал или даже ежемесячно.

Пример.

ООО «Компания» производит расчет оценочного обязательства по отпускам на последнее число каждого квартала.

Число сотрудников (не изменялось) — 10 человек.

Сумма зарплаты за 2018 год — 2 млн. руб.

Число неотгулянных дней отпуска:

• на 31.12.2018 — 50;
• на 31.03.2019 — 60;
• на 30.06.2019 — 40.

Выплачено отпускных:

• за 1 квартал 2019 — 20 000;
• за 2 квартал 2019 — 40 000.

Для начала определим расчет среднего заработка:

Средний дневной заработок = 2 000 000 / 12 × 29,3 × 10 = 568,83 руб.

Остальные расчеты и проводки приведем в таблице:

Вариант 3: помогает избежать разницы между бухгалтерским и налоговым учетами

Чтобы избежать расхождений между бухгалтерским и налоговым учетами, организация может принять решение о формировании оценочного обязательства и в налоговом учете. А также утвердить в бухгалтерской учетной политике методику расчета, аналогичную той, которая установлена в статье 324.1 НК РФ. Заключается он в следующем.

Отчисления производятся каждый месяц и определяются по формуле:

Процент отчисления рассчитайте по формуле:

На конец года сумму сформированного оценочного обязательства необходимо проинвентаризировать. Для этого определяется стоимость неотгулянных отпускных дней на последний день года. Полученная сумма сравнивается с фактическим размером оценочного обязательства на конец года.

Пример.

В ООО «Компания» трудится 10 человек. Средняя заработная плата на 31.12.2018 составила 20 000 руб. За январь сумма начисленной заработной платы составила 200 000 руб.

Показатель	Расчет	Результат
Прогнозный среднедневной заработок		971,66
Прогнозный среднедневной доход для расчета отпускных		682,59
Предполагаемая сумма отпускных за 2019 год		191 125,20
Страховые взносы		57 719,81
Предполагаемая сумма расходов на оплату труда в 2019 году		2 205 668,20
Страховые взносы		666 111,80
Процент отчислений		8,67 %
Отчисление в резерв за январь 2019 г.		22 576,68