Как разработать штатное расписание

24 Июля 2017 в 14:22
Штатное расписание — это один из основополагающих документов в организации. С его помощью регулируют такие важные вопросы, как оплата труда, название должностей, подчиненность цехов, отделов, участков, сокращение штата. А ведь за всеми этими бизнес-процессами, за каждой строчкой штатного расписания стоит реальный человек. Расскажем, на чем нужно заострить внимание при разработке штатного расписания, чтобы в дальнейшем не возникало проблемных ситуаций, как с работниками, так и с проверяющими органами.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

Что такое штатное расписание

Перед тем как определять численность предприятия, необходимо ответить на вопрос, как будут происходить производственные процессы, в какой последовательности, сколько подразделений необходимо для достижения основной цели деятельности, кто будет вести администрирование. Для этих целей составляется структура организации.

Структура — это состав и соотношение его внутренних звеньев: цехов, участков, отделов, бюро, лабораторий и других подразделений, составляющих единый хозяйственный объект. Структура утверждается специальным документом, в котором не указывается количественное значение штатных единиц и размер зарплаты, но на основе этих данных составляется штатное расписание.

Штатное расписание — нормативный документ, который определяет состав работников организации с указанием их должностей и должностных окладов.

На что обратить внимание

Для оформления штатного расписания используется унифицированная форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данная форма носит рекомендательный характер. Коммерческие организации имеют право самостоятельно разрабатывать новую форму или изменять имеющуюся форму Т-3.

Унифицированная форма Т-3 содержит:

  • перечень структурных подразделений в порядке их подчиненности;
  • наименование должностей, с учетом подчиненности внутри отдела, цеха и т. д. (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, ведущий бухгалтер, бухгалтер);
  • сведения о квалификации (например, инженер-метролог 2-й категории, фрезеровщик 5-го разряда и т. д.);
  • сведения о количестве ставок;
  • размер месячного оклада, часовой тарифной ставки в соответствии с действующей системой оплаты труда;
  • виды и размеры доплат и надбавок.

Штатное расписание, унифицированная форма

скачать

Данный нормативный акт может формироваться на всю структуру предприятия или на каждое подразделение отдельно. В него не вносятся фамилии работников, которые занимают определенные должности, так как основная цель этого документа — определение структуры, численности и размера зарплаты. Для того чтобы контролировать, какие должности заняты конкретными сотрудниками (с указанием Ф.И.О.), ведется штатная расстановка.

Какие документы нужно изучить

Штатное расписание заполняет уполномоченное должностное лицо организации (экономист по труду, бухгалтер, специалист по кадрам).

Документы, на которые необходимо опираться:

  • устав организации;
  • структура предприятия (если она составлялась);
  • нормы численности;
  • ОКПДТР; ЕКС; ЕТКС; профессиональные стандарты;
  • расчеты месячных должностных окладов;
  • другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

При определении профессий, которые будут введены на предприятии, следует соблюдать следующее правило: если выполнение работ по определенным должностям, специальностям, профессиям сопряжено с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, наименование этих профессий, должностей и требования к квалификации должны строго совпадать с наименованиями и требованиями, содержащимися в квалификационных справочниках, или положениями профстандартов (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Также необходимо помнить, что одним из ключевых условий, определяющим право на досрочное пенсионное обеспечение по старости, является полное соответствие наименований профессий и должностей, содержащихся в штатном расписании, и, соответственно, трудовой книжке работника, Спискам 1 и 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение (см. Постановление Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 и Постановление Совмина СССР от 22.08.1956 № 1173).

Несоблюдение требований трудового законодательства в части наименования должностей влечет за собой не только наложение административного штрафа на работодателя, но и неблагоприятные последствия для работника при оформлении пенсии или получении льгот.

Основные вопросы при составлении ШР

«Внештатный работник»

Трудовое законодательство не содержит такого понятия, как «внештатный работник». Оно больше относится к отношениям гражданско-правового характера, поэтому не регулируется ни Трудовым кодексом, ни иными актами, содержащими нормы трудового права.

В договорах гражданско-правового характера указывается конкретный вид поручаемой работы, а не должность. В свою очередь, штатное расписание содержит только наименование профессий и должностей, а не виды работ. Поэтому «внештатные работники» в нем не показываются. Иногда у работодателя возникает такая ситуация, когда необходимо временно принять работника на должность, отсутствующую в штате предприятия, например, для передачи опыта от сотрудника, который уходит на пенсию и еще не освободил основную ставку. В таком случае работник, принятый временно для преемственности опыта, будет находиться за штатом (работодатель может заключить договор на выполнение какой-либо услуги или работы). Либо будет принят в штат, но на какую-нибудь свободную должность.

Количество ставок

При заполнении штатного расписания, в отличие от структуры предприятия, нужно указать количество ставок — штатных единиц, в том числе и неполных (например, 0,5 ед.). Также можно заранее учесть ставки, которые сразу не планируется укомплектовывать, но уже известно, что в отчетный период они потребуются, так как будет расширение штата, чтобы в последующем не издавать дополнительные документы. Но в данном случае работодатель обязан предоставлять сведения в центр занятости населения о наличии вакансий на основании Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в РФ» (см. пункт 3 статьи 25 указанного закона).

Оплата труда

В каждой организации есть утвержденная система оплаты труда, в соответствии с которой заполняется штатное расписание.

В графе «Тарифная ставка (оклад)» указывается фиксированная ставка в рублях (оклад, часовая тарифная ставка), в нее не включаются компенсационные выплаты, доплаты и надбавки. Если у работника сдельная система оплаты труда и размер месячной заработной платы определить нельзя, то в эту графу необходимо внести фразу «Сдельная оплата труда». Стоит обратить внимание на размер окладов/тарифных ставок по одинаковым наименованиям и квалификациям профессий и должностей. Не может быть в одном отделе два специалиста одной квалификации с различными окладами. В таком случае будет нарушен принцип равной оплаты за труд равной ценности (ст. 132 ТК РФ). При этом надбавки, доплаты и другие выплаты могут быть разными, в зависимости от квалификации работника, объема и сложности работ.

Графа «Надбавки» заполняется в процентах в соответствии с действующими законодательными актами с учетом территориальных и климатических условий, условий труда, наличия образования, допуска к работе с информацией под грифом «секретно» и др. Все эти особенности также должны быть отражены в системе оплаты труда. Но не все доплаты имеют постоянный размер, в таком случае их наличие можно указать в примечании в виде ссылки на нормативный акт.

Премии не заносятся в штатное расписание, т. к. они, как правило, рассчитываются от трудового участия работника, результатов деятельности предприятия или иных показателей, утвержденных в Положении о премировании работников. В связи с этим невозможно указать постоянный размер премии. Если работодатель в своей системе оплаты труда имеет другие составляющие, то форму Т-3 можно дополнить графами.

Пример неунифицированной формы ШР

скачать

Как подписать и утвердить приказ о штатном расписании, образец 2017

Штатное расписание визируется начальником кадровой службы и главным бухгалтером только на последнем листе документа. В случае их отсутствия соответствующая строка подписывается лицом, ответственным за его разработку. Штатное расписание и его изменения утверждаются приказом по основной деятельности, который подписывает руководитель предприятия или уполномоченное лицо. Образец приказа о введении штатного расписания мы приводим ниже.

В самой форме Т-3 необходимо проставить реквизиты приказа об утверждении нового штатного расписания. Печать на этот документ не ставится. Данный нормативный документ хранится в подразделении, которое отвечает за внесение изменений в него, постоянно.

Образец приказа об утверждении нового штатного расписания

скачать

Образец приказа о штатном расписании 2017, внесение изменений

В целях совершенствования организационной структуры

скачать

В связи с сокращением и перераспределением функциональных обязанностей

скачать

В целях повышения мотивации (повышение окладов)

скачать

При переименовании должностей и подразделений

скачать

Задайте вопрос экспертам
Календарь кадровика: какие отчеты сдаем в ноябре

Среди обязанностей большинства кадровых специалистов – не только забота о персонале и корректное ведение кадровой документации, но и сдача отчетности. Чтобы ни один отчет не упустить, предлагаем воспользоваться календарем кадровика. Он подскажет, какие формы и куда надо сдать, а также поможет правильно их заполнить.

Отчетность Актуально

31 Октября 2017 в 17:01

Как подписать документ электронной подписью

У тех, кто только начинает знакомиться с электронным документооборотом (ЭДО), могут возникнуть вопросы, зачем нужна е-подпись, какая она бывает и как подписать электронной подписью документ pdf или word. Мы подготовили небольшую инструкцию с картинками, чтобы часть этих вопросов снять.

Документооборот

09 Октября 2017 в 10:56

Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР

Если работодатель хочет иметь возможность направлять персонифицированную и другую отчетность в Пенсионный фонд России в электронном виде, ему необходимо заключить соглашение об обмене электронными документами с ПФР. Первым делом для этого нужно написать в фонд заявление с просьбой подключить организацию к системе ЭДО. Как это сделать правильно, читайте в нашем материале.

Документооборот

05 Октября 2017 в 13:57

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу – это распоряжения о приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность (или место), об оформлении отпусков и командировок, выплатах премий, дисциплинарных взысканиях и т.д. Иными словами, все предписания, имеющие прямое отношение к кадровым вопросам.

Документооборот Архивное хранение Делопроизводство

04 Сентября 2017 в 16:00

Если сотрудник сменил фамилию

Работники могут сменить фамилию, имя, отчество: все сразу или что-нибудь одно. Иногда вместе с полом. Задача кадровика – своевременно и правильно оформить документы.

Документооборот Трудовые книжки

30 Августа 2017 в 13:16

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА