Как сделать выписку из персонифицированных сведений в 1С ЗУП

Где в 1С персонифицированные сведения

С 2023 года вместо формы СЗВ-М компании, у которых есть застрахованные физлица, обязаны в налоговую инспекцию предоставлять новый отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах» (Информация Федеральной налоговой службы от 02.11.2022 «Утверждены изменения в формы 6-НДФЛ, 3-НДФЛ, а также новая форма расчета по страховым взносам»). Форма закреплена в Приказе ФНС России № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022. Формируется новый отчет персонифицированные сведения о застрахованных лицах в 1С (бухгалтерия, зарплата и управление персоналом и т.д.). Сдают его по месту своего нахождения или по месту нахождения обособленных подразделений, которые начисляют и производят выплаты в адрес физических лиц.

Срок предоставления — не позднее 25-го числа каждого месяца, который следует за истекшим (п. 7 ст. 431 НК РФ). Если 25 число выпадает на выходной, срок переносится на первый рабочий день.

Если численность застрахованных 10 человек и менее, то отчет компании и индивидуальные предприниматели вправе подать на бумаге. Остальные отчитываются электронно.

Вы спросите, где в 1С найти персонифицированные сведения — новая форма располагается в регламентированной отчетности.

В отношении каких категорий физлиц отчитываются компании:

• работникам по трудовым договорам;
• гражданам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера;
• по заключенным с физическими лицами договорам авторского заказа, об отчуждении исключительного права на произведение науки, литературы, искусства и т.д.

Форму персонифицированных сведений о физических лицах в ЗУП 25 или ЗУП 3.1 вы найдете в разделе «Отчетность», «Справки» — «1С-Отчетность» — «Создать» — в строке поиска набираем название отчета.

Форма несложная, порядок ее заполнения указан в приложении № 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022.

Как сформировать отчет в 1С пошагово

Если компания ведет учет персонала в программе 1С:ЗУП, то и форму заполняйте в ЗУП, если отражаете персонифицированные сведения в 1С:Бухгалтерия, то для заполнения бланка откройте регламентированные отчеты.

Шаг 1

Создаем отчет. Для этого нажимаем на кнопку «Создать».

В открывшемся окне в строке поиска вводим название отчета.

Выбираем организацию и период, за который отчитываемся, нажимаем желтую кнопку «Создать».

Шаг 2

Форма персонифицированных сведений о физлицах в 1С:Бухгалтерия состоит из:

• титульного листа;
• персональных данных физических лиц и сведений о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

При заполнении титульного листа вверху страницы вводим ИНН и КПП компании. Если форма сдается впервые, то номер корректировки указываем «0». Период, за который предоставляются данные, указывается в виде кода (01 — январь, 02 — февраль, 03 — март и т.д.). Полный перечень кодов в приложении № 3 к Приказу № ЕД-7-11/878@. Календарный год соответствует году периода, за который компания отчитывается. В поле «представляется в налоговый орган» впишите четырехзначный код вашей инспекции: например, 7800 — Управление ФНС России по Санкт-Петербургу. В строке «По месту нахождения (учета)» укажите код 214, если сдаете отчет по месту нахождения российской организации, а 120 — если по месту жительства индивидуального предпринимателя. Полный перечень в приложении №4 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/878@ от 29.09.2022. Впишите полное наименование компании или ИП. Например, общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru». Если бланк заполняем на ИП, то укажите ОГРНИП в специально отведенном поле. При реорганизации, ликвидации, закрытии обособленного подразделения поставьте цифровой код (1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение и т.д.) и ИНН, КПП закрывающегося обособленного подразделения или реорганизующейся компании. Полный перечень в приложении № 2 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/878@. Номер контактного телефона указывайте с кодом города в следующем формате: 8 «пробел» код города «пробел» номер (8 812 7121212). Отразите, на скольких листах составлен отчет. При заполнении бланка плательщиком страховых взносов впишите значение «1» и ФИО руководителя компании, «2» указывается, если отчет заполняет представитель. Внизу в поле проставляется дата.

Шаг 3

Заполняем персональные данные физических лиц и данные о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу. Вот как в 1С создать персонифицированные сведения — отчетность заполнится автоматически на основании учетных кадровых данных после формирования. Поле 010 остается пустым, если сведения подаются впервые. При аннулировании ранее представленных, ставим код «1». Ниже впишите ИНН, СНИЛС работника, его ФИО. В поле 070 отразите начисленную сумму за отчетный месяц. Общая сумма выплат указывается информативно.

Разберемся, где в 1С отчет о персонифицированных сведениях (ЗУП): зайдите в раздел «Отчетность», «Справки» — «Создать» — в окне поиска впишите «Персонифицированные сведения». Порядок заполнения аналогичен 1С:Бухгалтерия.

Вот как выглядит печатная форма отчетности по форме КНД 1151162.

Как сделать выписку из персонифицированных сведений в 1С

В день увольнения работника по трудовому договору или в день прекращения договора ГПХ работодатель на основании п. 12 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 обязан выдать застрахованному лицу документы персонифицированного учета. Это справки и выписки из отчетности, которые компания предоставляет в инспекцию или иные органы. Работнику выдаются отдельные подразделы форм — только те, которые касаются его (Письмо ГУ — Отделения ПФР по г. Москве и Московской области № В-4510-08/7361 от 03.04.2018 «О порядке получения застрахованными лицами форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ»), например:

• с 2023 г. вместо СЗВ-М компании сдают ЕФС-1. Работникам предоставляются данные из подраздела 1 и титульный лист;
• выписка из раздела 3 «Расчет по страховым взносам»;
• выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах».

Копии заверяются подписью руководителя компании или иным ответственным лицом.

Вот где в 1С сформировать персонифицированные сведения: перейдите в документ увольнения работника, нажмите на кнопку «Печать» и выведите комплект документов при увольнении или, например, отдельно раздел 3 РСВ. Из отчета по форме КНД 1151162 распечатайте только сведения по уволенному лицу и титульный лист.

Если компания несвоевременно выдаст бывшему работнику документы при увольнении, то по ст. 5.27 КоАП РФ работодателю грозит штраф: на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей и от 1000 до 5000 — на руководителя.