Как сформировать персонифицированные сведения при увольнении сотрудника

Как заполнять персонифицированные сведения при увольнении

Предоставление увольняющемуся лицу отчетных документов, в том числе персонифицированных сведений о физических лицах при увольнении по форме РСВ, предусмотрено ст. 66.1 ТК РФ. Но с 2023 года есть еще и форма перссведений, утверждена Приказом Федеральной налоговой службы от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Заполняется она следующими работодателями:

• организациями;
• ИП;
• физлицами, которые по статусу не являются индивидуальными предпринимателями: нотариусами, адвокатами, главами КФХ и т.д.

Документ заполняется в отношении всех работников организации (ИП), в том числе которые:

• работали по трудовому договору в компании;
• состояли в отношениях на основании договора гражданско-правового характера, в том числе по договору авторского права, лицензионного права отчуждения в отношении произведений искусства, науки.

Состоит из следующих разделов:

• титульный лист;
• персданные физических лиц;
• сведения о суммах выплат (иных вознаграждений) в их пользу.

Информация заполняется работодателем без помарок и подчисток с помощью компьютера или вручную печатными буквами чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цветов (п. 1.9 раздела 1 приложения № 4 Приказа ИФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@). Двусторонняя печать и скрепление листов, которые приводят к порче листов, не допускаются.

Подписывает документ руководитель (лицо, имеющее полномочие действовать от имени юридического или физического лица, подтвержденное доверенностью), заверяется печатью (при наличии).

Правила заполнения титульного листа

Раздел содержит данные об организации:

• наименование компании (важно указывать название в соответствии с уставными документами);
• ИНН;
• КПП для юрлиц, для ИП не требуется;
• расчетный период и год;
• код налогового органа, куда сдаете отчет;
• номер контактного телефона;
• количество страниц и листов;
• ОГРН или ОГРНИП;
• в графе «Достоверность...» код «1» указывается для плательщика, «2» — для уполномоченного лица с указанием реквизитов документа, дающего право представлять интересы компании;
• должность, ФИО, подпись, печать, дату.

Правила заполнения раздела по персональным данным физических лиц

Раздел содержит следующие данные:

• фамилию, имя, отчество;
• СНИЛС;
• ИНН;
• суммы выплат вознаграждений.

Информация по кадровым мероприятиям в форме не содержится.

Нужно ли сдавать персонифицированные сведения при увольнении

Согласно приказу Федеральной налоговой службы от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ отчет по персональным данным предоставляется работодателем в территориальный орган ИФНС ежемесячно вне зависимости от приема, увольнения и кадровых перестановок в организации.

Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, который идет за расчетным. Первый раз его сдают за январь 2023 г., в случае попадания последнего дня сдачи отчета на выходной день — согласно ст. 193 ГК РФ срок предоставления отчета.

Отдельно при прекращении трудовых отношений сдавать форму в ИФНС не требуется.

Как сформировать выписку по персональным сведениям

Кадровиками, бухгалтерами организации для формирования выписки и отчетности для сдачи в ИФНС и выдачи работнику используются программные продукты. Если стоят на рабочем месте сотрудника версии 3.1.23.458, 3.1.24.308 программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8», то с 2023 года заполнение и выгрузка нового отчета реализованы через программу. Ниже приведен порядок, как сделать выписку из персонифицированных сведений через программное обеспечение, которая подлежит выдаче при увольнении.

Формирование отчета делается в автоматическом режиме при нажатии на кнопку «Заполнить», выписка из персонифицированных сведений о застрахованных лицах формируется на основании заполненных данных по работнику компании.

Как распечатать персонифицированные данные

Зачастую кадровику организации для работы нужен распечатанный вариант отчета: как распечатать персонифицированные сведения о застрахованных лицах на бумаге из программы? После внесения всех данных в отчет персданные переносятся в форму. В середине верхней линейки программы есть значок «Печать». Для распечатывания формы документа нажмите на него.

Как выглядит выписка

Сформированная выписка выглядит следующим образом:

Каждый лист распечатанной формы заверяется подписью и печатью организации. Законодателем не предусмотрено ведение журнала с отметкой о получении выписки из персонифицированных сведений по сотруднику, но для кадровика подпись лица, получившего сведения, не будет лишней.