Как составить должностную инструкцию менеджера по продажам
В зависимости от того, насколько грамотно составлена должностная инструкция менеджера по продажам, настолько эффективно будет трудиться работник, так как четко сможет оценить круг своих обязанностей. Разберем, что должен содержать документ, как правильно оформить и подписать с сотрудником.
Как правильно составить должностную инструкцию менеджера по продажам
Понятие должностной инструкции (ДИ) в трудовом законодательстве не закреплено. Обычно под этим документом понимают документ — ЛНА компании, в котором содержится описание задач, функций, прав и обязанностей сотрудника, требования к его профессиональному опыту и квалификации. Основная цель ДИ — это содержание того, чем человек занимается на рабочем месте. Если говорить, накажут ли компанию за отсутствие документа, то нет, но это провоцирует неблагоприятные последствия в виде осуществления фирмой незаконных мероприятий в связи с его отсутствием (письмо от 09.08.2007 № 3042-6-0).
ДИ менеджера состоит из следующих разделов:
- Общие положения:
- здесь обычно указаны требования к квалификации и профессиональному опыту сотрудника;
- кому будет трудящийся подчиняться, и кто сможет его заменять в случае отсутствия.
- Основные задачи и функции. В этом разделе перечислены функции и задачи сотрудника.
- Обязанности. Здесь указывается список обязанностей человека, выполняемых им в процессе трудовой деятельности.
- Ответственность. В разделе указаны проступки, за которые сотрудник понесет наказание.
Если говорить, сколько должна храниться ДИ менеджера, то в соответствии с п. 443 приказа от 20.12.2019 № 236 ее хранят 50/75 лет. Оригинал документа, подписанный работником, хранится в месте, которое определит работодатель. В некоторых организациях эти документы хранят в личном деле работника, в других для этих целей создают отдельные папки. Свой экземпляр сотрудник сберегает на рабочем месте.
Стоит отметить, что порядок составления документа НПА не урегулирован, компания сама решает, как его оформить и вносить изменения. ДИ может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как отдельный документ. Этой позиции придерживаются и контролирующие органы (Роструд) в своем Письме от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1.
Также у работодателя часто возникает вопрос, как внести изменения в должностную инструкцию менеджера по продажам. Если происходит изменение условий трудового договора (например, меняется название должности, смена деятельности компании: вместо техники компания решила продавать мягкие игрушки), то работника необходимо уведомить об этом за два месяца до их начала. Если суть работы осталась прежней, но поменялось законодательство, лежащее в основе этой должностной инструкции, то ее просто обновляют, не уведомляя работника об изменениях за два месяца.
В практике встречаются ДИ двух разновидностей:
- индивидуальная. Разрабатывается под конкретного специалиста, в документе прописывается его ФИО;
- общая. Документ составляется для определенной должности, а не для конкретного работника. Такой вид ДИ подойдет и для менеджера по продажам, так как функционал этого специалиста не содержит индивидуальных требований, все работники по этой должности заняты в компании одним делом — продают товары/услуги, поэтому составлять для каждого из них отдельный документ не нужно.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие квалификационные требования предъявляются к менеджеру по продажам. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец должностной инструкции менеджера по продажам
Правила заполнения должностной инструкции менеджера по продажам
Требований к оформлению должностной инструкции менеджера по продажам в действующем законодательстве не содержится, хотя упоминание о документе присутствует в ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299. Должностная инструкция указана в разделе «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации». Правила по ее оформлению работодателю стоит закрепить в ЛНА компании. Документ можно оформить так: на первом листе ДИ прописать название компании, ФИО и должность руководителя, который ее утверждает, дату составления и реквизиты документа, которым она утверждается, и регистрационный номер, если компания ведет регистрацию этих документов.
Кто составляет должностные инструкции в компании — решает работодатель. Это коллективный труд, так как если назначить это дело одному специалисту, то есть риск получить не тот результат. Например, поручая составление ДИ секретарю, руководство компании рискует получить скачанную с интернета типовую инструкцию, в которой не будут прописаны элементарные нормы трудового законодательства. Если назначить составление должностных инструкция юристам или кадровикам компании, то в документе будут преобладать нормы трудового законодательства и выдержки из НПА, регламентирующих деятельность компании, но сами обязанности работника будут прописаны слабо, поэтому законодательную базу в должностную инструкцию внести стоит доверить этим специалистам, а должностные обязанности прописывает руководитель отдела продаж, так как он является экспертом в этой сфере.
Общие положения
Этот раздел ДИ выглядит так:
- Менеджер активных продаж (МАП) относится к категории специалистов.
- МАП назначается на должность и освобождается от нее руководителем отдела продаж (РОП).
- Подчиняется непосредственно руководителю отдела продаж (РОП).
- На должность менеджера назначается лицо, имеющее среднее или высшее образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование.
- На время отсутствия менеджера активных продаж (командировка, отпуск, болезнь и др.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке руководителем отдела продаж.
- Менеджер должен знать:
- основы психологии;
- основы этапов продаж и его основных функций;
- теорию презентации товаров/услуг;
- стандарты обслуживания и сервиса;
- основы составления коммерческого предложения и др.
- Менеджер руководствуется в своей деятельности: ПВТР, другими нормативными актами компании, приказами и распоряжениями руководства, настоящей должностной инструкцией.
Должностные обязанности
Список должностных обязанностей менеджера по продажам указывают в ДИ следующим образом:
- Планирование, организация и контроль работы с клиентурой компании.
- Ведение отчетной документации.
- Отслеживание тенденций развития рынка и потребительского спроса.
- Качественное обслуживание клиентов фирмы.
- Обеспечение прибыльности организации путем заключения сделок.
- Формирование положительного имиджа фирмы.
- Сохранение коммерческой тайны.
- Работа с жалобами клиентов.
Права
Права менеджера по продажам в ДИ указывают так:
- Выполнение распоряжений руководства фирмы.
- Применение в работе стандартов и регламентов компании.
- Внесение предложений на рассмотрение руководству по улучшению работы в сфере продаж, развитию базы клиентов.
- Участие в совещаниях компании, связанных со сферой продаж.
- Запрос и получение от руководства НПА, ЛНА компании, необходимых для работы.
- Повышение квалификации.
Ответственность
Менеджер по продажам несет ответственность в следующих случаях:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
- За ошибки, допущенные в процессе исполнения своих должностных обязанностей.
- За несоблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности.
- За нерациональное и неэффективное использование материальных и финансовых ресурсов компании.
- За ненадлежащее ведение документации, предусмотренной ДИ.
- За непредставление в установленном порядке информации по своей деятельности.
- За причинение материального ущерба.
Условия и график работы
Условия и график работы менеджера по продажам необязательно указывать в должностной инструкции, так как эта информация содержится в трудовом договоре работника.
Как прописать в инструкции особенности отрасли
За основу при составлении должностных инструкций берут квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, которые утверждены Минтруда, так как они содержат основные требования к специальности, профессии работника, требования к уровню его знаний и примерный перечень обязанностей. Кроме того, в ДИ часто содержатся элементы отрасли экономики, в которой трудится работник. Например, должностные обязанности менеджера по продажам, работающего в компании, продающей бытовую технику, будут отличаться от обязанностей менеджера по продажам, продающего продукты питания в крупные торговые сети, — такие нюансы отражаются в ДИ работника.
Читайте также:
Нормативная база
