100 0

Как составить отчет о персональных данных в Роскомнадзор

Персональные данные Делопроизводство Отчетность

Работодатели обязаны подать отчет Роскомнадзора о защите персональных данных сотрудников. Документ необходимо сдавать и в том случае, если пока работников нет, но в перспективе планируется их нанять.

Содержание

Что это за отчет

С 01.09.2022 все организации и ИП, которые получают от физлиц сведения личного характера для выполнения требований трудового законодательства, обязали подать новый отчет по персональным данным, который официально называется уведомлением об обработке или намерением обрабатывать личную информацию граждан.

Планируется, что Роскомнадзор, куда подается уведомление, позже подготовит специальную форму документа. Пока ее нет, ведомство требует пользоваться бланком из приложения № 1 к Приказу Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94.

Кто и когда подает сведения

Если говорить о новых обязанностях работодателей, то отчет о персональных данных с 1 сентября 2022 г. стал обязательным для всех компаний и ИП, которые обрабатывают личную информацию сотрудников. Исключения перечислены в ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Исходя из закона, не направляют уведомления те компании и ИП, которые:

  • обрабатывают персданные, включенные в государственные информсистемы, созданные для защиты государства и общественного порядка;
  • не используют автоматизированные средства для обработки личной информации (данные записываются только на бумажных носителях и передаются в государственные органы аналогичным образом, без использования компьютерной техники и интернета);
  • осуществляют обработку сведений для обеспечения безопасной работы транспортного комплекса.

Что касается предельных сроков подачи уведомлений, то их нет. Как ранее сообщали в Роскомнадзоре, 01.09.2022 — дата, когда надо начать готовить такие документы, но последние сроки законом не установлены.

ВАЖНО!
Уведомление подается всего 1 раз: вновь образованные компании — до начала обработки сведений, а для тех компаний, кто на 01.09.2022 уже работал с информацией личного характера, — сразу после указанной даты. Если в будущем появятся планы трудоустроить новых сотрудников, отчет об обработке персональных данных в Роскомнадзор заново подавать не нужно. Но если в организации меняется ответственное лицо, появляются новые цели обработки или средства защиты, оператор направляет в Роскомнадзор информационное письмо с указанием изменений.

Как правильно подготовить уведомление

Если вы понимаете, что относитесь к списку тех, кто сдает отчет о персональных данных, определитесь, каким образом планируете его подавать — на бумаге или в электронном виде. Если на бумаге, скачивайте и распечатывайте бланк, приведенный в начале статьи, заполняйте, а затем направляйте заказным письмом с описью вложения на адрес территориального управления Роскомнадзора по месту регистрации организации (ИП). Если вы уже привыкли к электронной отчетности, переходите на портал персональных данных РКН и заполняйте электронную форму.

ВАЖНО!
Вам предложат выбрать один из способов подачи электронного отчета оператора персональных данных — на портале госуслуг (при наличии учетной записи) или прямо на сайте Роскомнадзора (при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи КриптоПро ЭЦП Browser plug-in). Какой из вариантов предпочтительнее, определяйте самостоятельно.

Независимо от того, бумажный или электронный вид уведомления вы решите подать, заполнять документ придется по общей схеме. Работодателю необходимо указать:

  • сведения о себе, включая адрес местонахождения;
  • цель обработки личных данных и их перечень;
  • конкретные действия, совершаемые оператором, и используемые для обработки автоматизированные средства;
  • список мер, предпринятых для защиты личной информации сотрудников;
  • дату начала и срок (условие) прекращения обработки собранной информации.

Ниже представлен образец уведомления, который поможет понять, как правильно заполнять все поля формы.

Обратите внимание: хотя предельных сроков подачи уведомления нет, в КоАП РФ предусмотрены штрафы для операторов, которые не подадут документ. За начало обработки персональных сведений без предварительного уведомления ИП и должностным лицам грозит штраф от 300 до 500 рублей. Для организаций санкции в 10 раз выше — от 3000 до 5000 рублей.

ВАЖНО!

Получив уведомление, Роскомнадзор заносит сведения об операторе в специальный реестр. Если вы отправили необходимую информацию, но в реестре вашей компании нет, уточните, получило ли ведомство документы. Если нет, направьте их заново, чтобы избежать штрафа.

100
Комментарии
  • 2022-11-02 12:16:52
    Чиновники предупредили: когда появится новая форма отчета в Роскомнадзор по персональным данным, возможно, от операторов потребуют уточнить имеющиеся данные. Но когда ждать обновленный бланк и будет ли он сильно отличаться от действующего, сказать пока сложно. А вы уже подали уведомление об обработке личных сведений сотрудников и клиентов?
Мотрой Алена
Мотрой Алена
817 Публикаций
2251 Дней на портале
5 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

Все предприятия обязаны обеспечить сохранность персональных данных (ПД) работников и закрепить это в своих локальных актах. Часто вызывают трудности формулировки и понятия в таких документах. Разбираемся с перечнем действий с персональными данными, целями таких действий и правовым основанием.

Читать дальше

В каждой организации независимо от правовой формы, включая индивидуальных предпринимателей, в случае работы с персданными лиц утверждается политика обработки персональных данных, которая представляет собой общедоступный документ и подлежит размещению на сайте компании. Что это за документ и как правильно его составить.

Читать дальше

 Совсем недавно составление отчета кассира-операциониста являлось обязательным. С введением онлайн-касс порядок несколько изменился.

Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37583
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
11:16
2 года
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
Регина Коломицкая
11:30
Да, письмо с уведомлением, чтобы потом доказать, что писали
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
Наталья Нечетайлова
11:41
Спасибо
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:21
Сделайте приказ о приёме от 30.12.2022, пропишите в нём принять с 01.01.2023. Отчёт вы спокойно можете отправить в первый рабочий день НГ, то есть 09.01.2023.
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
Наталья Ольхова
12:22
в соответствии с п. 1.8 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730П)))
Присоединиться к беседе