Как составить приказ на удаленный режим работы

Как перевести сотрудников на удаленный режим работы

Из-за роста новой волны коронавируса власти регионов вслед за Москвой и Санкт-Петербургом требуют перевести большинство работников на удаленку. Чтобы правильно это оформить, следует руководствоваться главой 49.1 ТК РФ. Закон определяет такой труд как деятельность по трудовому договору не на территории работодателя (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

В экстренной ситуации работодатель вправе осуществить перевод без согласия подчиненных и изменения условий договоров (ст. 312.9 ТК РФ). Потребуется составить внутреннее положение и приказ об установлении дистанционной деятельности в период чрезвычайных ситуаций и эпидемий.

В обычной ситуации, когда таких угроз нет, компания обязана заключить дополнительное соглашение с сотрудником. Это связано с запретом менять условия трудового договора без соглашения сторон (ст. 72 ТК РФ, ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021). В зависимости от того, по чьей инициативе происходит переход на новый формат трудовых отношений, понадобится заявление работника (если он инициатор) или его согласие (если инициатива исходила от работодателя). Перевод на труд вне офиса необходимо оформить следующим образом:

• получить от подчиненного согласие в письменной форме;
• составить и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору (в двух экземплярах — для работника и работодателя);
• издать приказ.

На основании распоряжения бухгалтерия и кадровый отдел начнут организацию деятельности персонала в новых обстоятельствах. На какой период оформлять перевод, зависит от выбранных вариантов (ч. 2 ст. 312.1 ТК):

• постоянно (до завершения действия контракта);
• временно (на определенный период, установленный по договоренности со служащими);
• периодически (когда люди чередуют выполнение функций дома и в офисе).

Как составить приказ на перевод сотрудников на удаленный режим работы

Что касается структуры, она стандартная. Единой формы в законодательстве не предусмотрено, составляют документ в свободном виде. Сверху обязательно укажите основные реквизиты (наименование компании, адрес, ИНН, коды по ОГРН/ОГРНИП, КПП), ниже дата и регистрационный номер. Во вступительной части сошлитесь на основание для перехода на новый формат труда — указы властей, нормы трудового законодательства, заявление сотрудника и др.

В основной части распорядительного акта о переводе на дистанционный режим прописывают:

• срок перевода (конкретная дата или до отмены рекомендаций, указа и др.);
• Ф.И.О., должности трудящихся, которым предстоит работать из дома;
• изменения рабочего графика (с указанием интервалов времени, перерыва на обед и др.);
• условия взаимодействия с персоналом;
• поручения уполномоченным службам (главному бухгалтеру, начальнику отдела кадров).

Внизу руководитель ставит подпись с расшифровкой и печать предприятия. Затем документ регистрируют в специальном журнале и дают ознакомиться под подпись всем заинтересованным служащим и исполнителям.

Вот как выглядит приказ о переводе на удаленный формат в связи с угрозой распространения COVID-19:

Допустимо издать приказ по форме № Т-5. Если вместе с графиком придется менять должность, то подчиненный пишет согласие на перевод. После этого составляют дополнительное соглашение. В этом случае есть две возможности:

• издать два распоряжения — о переводе на другую должность (бланк Т-5) и на дистанционный режим (в произвольной форме);
• составить один приказ на бланке Т-5, но дополнительно в нем отметить дистанционный формат работы.

Если на труд из дома перейдёт большое количество служащих, то используют форму Т-5а.

Вот приказ о переводе на другую должность одновременно с переходом на удаленный график (по форме Т-5):

В каких случаях работник может написать заявление на удаленный режим работы

Переход на удаленный рабочий график происходит как по инициативе работодателя, так и по желанию подчиненного. Для персонала такой вариант выглядит разумным в разных ситуациях:

• при наличии малолетних детей или других родственников, требующих ухода в течение дня;
• при получении дополнительного образования одновременно с трудовой деятельностью;
• по состоянию здоровья;
• при творческом труде, который не зависит от нахождения в офисе и др.

При наличии определенных обстоятельств служащий вправе написать заявление на имя руководителя компании:

Работник не вправе требовать от руководителя удовлетворить его просьбу. Заключение контрактов и дополнительных соглашений происходит на добровольной основе каждой из сторон. Если работодатель откажется, то он не обязан указывать причины. Если согласится, то заключает допсоглашение и распорядительный акт.

Пример такого приказа для удаленки по инициативе отдельного подчиненного:

Что делать, если работник против

Если инициатором перевода работника на удаленный режим работы является руководство компании, то потребуется письменное согласие подчиненного. Сначала ему отправляют уведомление о переводе на удаленку, указав возможность отказаться. Если он против, то заставить его не получится. В соответствии со ст. 72 ТК без согласия перевод невозможен. Исключение — условия пандемии и наличие специальных указов властей (ст. 312.9 ТК РФ).

Если человек категорически не согласен, то в форме уведомления он отмечает отказ. В такой ситуации необходимо выбрать один из нескольких вариантов развития событий:

• отправить человека в ежегодный оплачиваемый отпуск;
• оформить отпуск без сохранения зарплаты;
• объявить простой.

Расторгнуть с ним контракт или сократить оплату труда в такой ситуации нельзя.