Как составить приказ об уничтожении персональных данных
С 1 марта 2023 года требования к обработке персональных данных ужесточились. Особая роль в этом отведена комиссии, которая создается приказом об уничтожении персональных данных. Разберемся, как правильно подготовить такой документ.
Кто и в каких случаях составляет приказ об уничтожении персданных
Персональные данные уничтожаются в случаях:
- истек срок их хранения;
- достигнута цель их обработки.
Кроме того, в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ операторы обязаны сделать это в следующих случаях:
| Основание | Норма закона |
|---|---|
| По требованию субъекта, в случае если сведения являются недостоверными либо не являются необходимыми | Ч. 1 ст. 14 |
| При представлении субъектом доказательств незаконного получения персданных | Ч. 3 ст. 20 |
| Выявление неправомерной обработки сведений, при невозможности обеспечения ее правомерности | Ч. 3 ст. 21 |
| Достижение поставленной цели | Ч. 4 ст. 21 |
| Отзыв субъектом согласия на обработку | Ч. 5 ст. 21 |
В соответствии с определением п. 8 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ уничтожение — мероприятия, в результате которых:
- ликвидируются материальные носители информации;
- исчезает возможность восстановления сведений в информационной системе.
Процедуру ликвидации персданных осуществляет специально созданная оператором комиссия или должностное лицо, создание комиссии по уничтожению персональных данных осуществляется отдельным приказом.
Порядок издания распорядительного документа
Перед созданием документа руководитель оператора персональных данных определяет должностных лиц, из которых будет образована комиссия по уничтожению персданных. В ее состав в обязательном порядке включают сотрудника, ответственного за работу с персданными.
Проект документа проходит процедуру согласования, установленную в компании, и подписывается руководителем. Заинтересованные сотрудники знакомятся с распоряжением под роспись.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, может ли работодатель (ООО) самостоятельно уничтожить документы на бумажном носителе, содержащие персональные данные работников. Используйте эти инструкции бесплатно.
Как составить приказ об уничтожении персданных
Унифицированной формы такого приказа нет. Оператор вправе издать распоряжение в произвольной форме. Обязательными реквизитами документа являются:
- наименование компании;
- вид документа;
- место составления;
- дата составления;
- регистрационный номер;
- заголовок;
- текстовая часть;
- виза уполномоченного лица.
В текстовой части приказа о комиссии по уничтожению персданных указываются:
- цели создания;
- ее состав с указанием должностей и ФИО.
Если в организации отсутствует отдельный НПА, определяющий полномочия и порядок работы комиссии, то в приказе целесообразно указать полномочия комиссии.
Нормативная база
