Как составить служебную записку на изменение штатного расписания

Кто и зачем составляет служебную записку на изменения в штатном расписании

В ст. 15 ТК РФ указано, что все трудовые отношения закреплены локальными актами, в том числе штатным расписанием, которое является обязательным для жизнедеятельности компании.

Оно подлежит корректировке в организации в следующих случаях:

• ввод новых должностей (структурных подразделений);
• изменение окладов, системы оплаты труда;
• переименование должностей;
• переименование структурного подразделения;
• перевод сотрудника в другой отдел (подразделение);
• сокращение работников;
• исключение вакансий;
• исправление технических ошибок.

Законодательством четко не оговорено, кто является инициатором во внесении перемен в штатку. В зависимости от целей, это может быть:

• руководитель компании или индивидуальный предприниматель — работодатель;
• руководители структурных подразделений;
• кадровая служба.

Инициирующим лицом составляется служебка на изменения в штатном расписании, которая передается руководителю организации для рассмотрения. Последний рассматривает документ и с учетом мнения кадровика, бухгалтера и иных заинтересованных лиц принимает решение.

Правила составления служебной записки

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни организации оформляется первичным учетным документом.

Единых правил составления документа не существует. Организация составляет служебку, исходя из принятых компанией к работе шаблонов и порядка составления кадровых (первичных) документов (п. 4 ст. 9 402-ФЗ). Документ должен содержать:

• название;
• дату составления;
• реквизиты организации;
• единицы измерения;
• Ф.И.О., должность лица, который составляет;
• содержание, обозначающее причины, которые вызвали необходимость корректировок расписания, предложения инициатора;
• подпись.

Составляется служебная записка на бумажном носителе, в виде электронного документа, подписанного ЭЦП (п. 5 ст. 9 402-ФЗ).

Как оформить служебную записку на изменения в штатном расписании

На первом шаге проводится подготовка. О грядущих мероприятиях сотрудники уведомляются в следующих случаях:

• изменение размера и порядка формирования заработной платы;
• перемены в наименовании должности;
• переименование отдела;
• сокращение штата.

На втором шаге составляется ходатайство об изменении штатного расписания заинтересованным в корректировках работником. Вот пример служебки:

Еще один образец:

На третьем шаге служебная записка регистрируется и рассматривается руководителем организации. Издается приказ об утверждении новой штатки.