Рейтинг@Mail.ru
Образец служебной записки на возмещение ГСМ в 2022 году
рубрики

Как составить служебную записку на возмещение ГСМ

КонсультантПлюс

Служебная записка на возмещение ГСМ – это документ, в котором сотрудник просит работодателя компенсировать расходы на горюче-смазочные материалы, использованные им на личном транспорте для нужд предприятия. Дополнительно требуется приложить подтверждающие документы по их приобретению.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Кто и в каких случаях пишет служебку на возмещение ГСМ

Некоторые работники для выполнения должностных обязанностей часто находятся в разъездах. Например, курьеры, торговые представители, почтальоны, водители-экспедиторы и т. д. Но не всегда у работодателя есть возможность обеспечить всех служебным транспортом. В таком случае они вправе воспользоваться собственным автомобилем. Если это делается в интересах компании и с согласия работодателя, то затраты на ремонт авто и бензин компания ему обязана возместить (ст. 188 ТК РФ).

ВАЖНО!
Возмещение затрат гарантируется при условии правильного составления служебной записки на списание ГСМ и предоставления документов, доказывающих их использование.

По договоренности с руководством служащий на собственной машине вправе поехать в командировку. Тогда ему обязаны компенсировать все расходы на поездку, включая бензин (ст. 168 ТК РФ).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое служебная записка. Используйте эти инструкции бесплатно.

Работник пишет служебку на имя директора, чтобы уведомить его о совершенных расходах и необходимости их возмещения. Директор проставляет визу, издает приказ на оформление компенсации.

Как правильно составить служебную записку

Законодательство не регламентирует унифицированной формы. Ее пишут в свободном стиле. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить образец.

Вот структура составления служебной записки на возмещение ГСМ:

  • сверху в правом углу — кому (Ф.И.О. директора и название компании) и от кого (Ф.И.О. и должность заявителя);
  • посередине — название документа;
  • в основной части — просьба о возмещении расходов на бензин, потраченная сумма и размер выплат;
  • приложение с перечислением подтверждающих документов (чеки, квитанции, путевые листы);
  • дата составления;
  • подпись работника.

Обязательно указывают сведения об авто (марку и регистрационный номер), количество деловых поездок в месяц, сумму и цели, на которые она потрачена, сумму возмещения.

Какие документы приложить к записке

Только одна записка не является подтверждением затрат. К ней следует приложить документы с указанием потраченных сумм:

  • паспорт автомобильного транспорта;
  • свидетельство о регистрации;
  • доверенность (если сотрудник не является собственником авто);
  • документы, подтверждающие расходы.
ВАЖНО!
Основной документ, подтверждающий использование машины в интересах работодателя, — путевой лист. Реквизиты и порядок его заполнения утверждены приказом Минтранса № 368 от 11.09.2020. Затраты на бензин подтверждают чеками заправочных станций, квитанциями, электронными билетами, выписками из банковских карт.

Образцы служебной записки

Если работник вернулся из командировки, то, кроме суммы, израсходованной на бензин, следует указать и сроки пребывания в деловой поездке:

Руководителю ООО «Clubtk.ru»

Воронову А. В.

от менеджера проектов

Клубтэкаева К. К.

Служебная записка о возмещении расходов на ГСМ

Довожу до вашего сведения, что мною была совершена служебная поездка в г. Калугу с 21 по 24 марта 2022 года на личном автомобиле марки «Киа Рио», государственный регистрационный знак o993ox/77rus.

Место командирования — ООО «Люкс» в г. Калуге по адресу: ул. Ленина, д. 108. Продолжительность поездки составила 4 (четыре) дня.

Совокупный пробег автомобиля, согласно показателям одометра, составил 1500 км, общий расход бензина марки АИ-95 — 105 л.

На основании положения о командировках прошу компенсировать затраты на бензин в сумме 5300 рублей. К записке прилагаю подтверждение затрат.

Приложения:

  1. Приказ о направлении в командировку от 21.03.2022.
  2. Чек от 22.03.2022 № 12226 на 3150 рублей.
  3. Чек от 24.03.2022 № 12235 на 2150 рублей.

25.03.2022

Менеджер проектов Клубтэкаев Клубтэкаев К. К.

В некоторых ситуациях работник тратит собственные деньги и на ремонт автомобиля. Вот как выглядит служебка на возмещение ремонта:

В случае форс-мажорных обстоятельств происходит перерасход топлива. По приезду составляют докладную:

Из декрета в декрет: какие выплаты полагаются сотруднице

Законодательство обязывает при переходе сотрудницы из одного декрета в другой выплаты на работе предоставлять в особом порядке. Рассказываем, как разобраться в правилах оплаты и документальном оформлении перехода между декретами.

Гарантии и компенсации

24 Июня 2022 в 17:04

Заполняем декларацию по НДС за 2-й квартал: новый бланк

Декларацию НДС сдают, чтобы отчитаться о налогооблагаемых операциях и рассчитать налог на добавленную стоимость к уплате. Отчитываться нужно ежеквартально.

Бухгалтерия в кадрах Отчетность Образцы документов

23 Июня 2022 в 10:55

Облагаются ли компенсации страховыми взносами

Работодатель должен начислять страховые взносы на компенсации, выплачиваемые в пользу работников. Есть ряд сумм, освобожденных от обложения, но их не так много. Если материально помогаете персоналу, то готовьтесь к уплате взносов. Доказать благие намерения можно только в суде. 

Бухгалтерия в кадрах Гарантии и компенсации

22 Июня 2022 в 13:30

Налогообложение расходов на питание сотрудников

Бесплатные обеды для персонала — настоящая головная боль для бухгалтера, требующая изучения темы по всем фронтам. Здесь поднимаются вопросы не только налогообложения питания сотрудников, но и экономической выгоды мероприятия в целом. Иногда благое дело заканчивается штрафами, судебными разборками и потерей уважения в глазах сотрудников.

Бухгалтерия в кадрах

22 Июня 2022 в 12:30

Нулевой отчет 6-НДФЛ: сдавать или нет

Надо ли сдавать 6-НДФЛ за отчетный квартал 2022 года, если не было начислений зарплаты, — нет, необязательно, но при условии что в течение отчетного периода выплаты не производились. Но, если все же отправите отчет, ФНС обязана его принять, несмотря на отсутствие показателей.

Бухгалтерия в кадрах Отчетность

20 Июня 2022 в 15:59

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА