Как составить служебную записку на возмещение ГСМ

Кто и в каких случаях пишет служебку на возмещение ГСМ

Некоторые работники для выполнения должностных обязанностей часто находятся в разъездах. Например, курьеры, торговые представители, почтальоны, водители-экспедиторы и т. д. Но не всегда у работодателя есть возможность обеспечить всех служебным транспортом. В таком случае они вправе воспользоваться собственным автомобилем. Если это делается в интересах компании и с согласия работодателя, то затраты на ремонт авто и бензин компания ему обязана возместить (ст. 188 ТК РФ).

По договоренности с руководством служащий на собственной машине вправе поехать в командировку. Тогда ему обязаны компенсировать все расходы на поездку, включая бензин (ст. 168 ТК РФ).

Работник пишет служебку на имя директора, чтобы уведомить его о совершенных расходах и необходимости их возмещения. Директор проставляет визу, издает приказ на оформление компенсации.

Как правильно составить служебную записку

Законодательство не регламентирует унифицированной формы. Ее пишут в свободном стиле. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить образец.

Вот структура составления служебной записки на возмещение ГСМ:

• сверху в правом углу — кому (Ф.И.О. директора и название компании) и от кого (Ф.И.О. и должность заявителя);
• посередине — название документа;
• в основной части — просьба о возмещении расходов на бензин, потраченная сумма и размер выплат;
• приложение с перечислением подтверждающих документов (чеки, квитанции, путевые листы);
• дата составления;
• подпись работника.

Обязательно указывают сведения об авто (марку и регистрационный номер), количество деловых поездок в месяц, сумму и цели, на которые она потрачена, сумму возмещения.

Какие документы приложить к записке

Только одна записка не является подтверждением затрат. К ней следует приложить документы с указанием потраченных сумм:

• паспорт автомобильного транспорта;
• свидетельство о регистрации;
• доверенность (если сотрудник не является собственником авто);
• документы, подтверждающие расходы.

Образцы служебной записки

Если работник вернулся из командировки, то, кроме суммы, израсходованной на бензин, следует указать и сроки пребывания в деловой поездке:

В некоторых ситуациях работник тратит собственные деньги и на ремонт автомобиля. Вот как выглядит служебка на возмещение ремонта:

В случае форс-мажорных обстоятельств происходит перерасход топлива. По приезду составляют докладную: