В каких случаях пишется служебная записка о просьбе
Служебная записка используется в документообороте компании для переписки между ее подразделениями. Обычно она требуется, чтобы своевременно уведомить руководство организации о возникшей проблеме и ее устранения в области:
- материально-технической базы;
- производственных задач;
- информационных вопросов;
- организационных аспектов;
- хозяйственного обеспечения.
В ней содержится конкретная просьба, предложение или важная корпоративная информация. В основном ее составляет ответственный работник на имя непосредственного начальника или должностного лица другого отдела. Ее вправе написать начальник отдела, которому понадобилось купить новое оборудование, мебель, канцелярские принадлежности и т. д. Если, например, закончились канцтовары, то материально ответственное лицо составляет просьбу к руководству закупить их.
В небольших компаниях оформляет секретарь, делопроизводитель или бухгалтер. На крупных предприятиях обязанность по составлению возлагают на начальников отделов или секретарей. Сначала ответственный сотрудник выявляет, столько предметов недостает, затем оформляет просьбу документально и отправляет ее в административно-хозяйственный отдел или бухгалтерию. Локальным нормативным актом обычно устанавливается периодичность составления, например, 2 или 3 раза в год.
Как правильно составить служебную записку
В общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) такого акта нет и нет его типовой формы. Но в корпоративной практике он широко применяется. Допустима произвольная форма или шаблон, разработанный внутри предприятия и закрепленный в ЛНА. Но составлять бумагу необходимо с учетом требований по ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Вот структура, как правильно оформить:
- в правом верхнем углу — сведения об адресате и отправителе (название компании, должность, Ф.И.О. сотрудников);
- ниже посередине — название документа;
- затем дату и номер по внутреннему документообороту, место, в котором зарегистрирована организация;
- основная часть — четко рассказать о сути возникшей проблемы и вариантах ее решения;
- в заключении — подпись составителя документа и ее расшифровка.
Если служебную записку подает обычный сотрудник, то ее необходимо заверить у вышестоящего начальника отдела. Это станет подтверждением, что руководитель в курсе проблемы и согласен с предлагаемыми вариантами ее разрешения. Например, подтверждает указанное количество товаров, которые необходимо закупить.
Если просьбу составляет целый коллектив отдела, то подпись ставит начальник отдела, а подписи остальных сотрудников прикладывают на отдельном листе.
Есть возможность писать собственноручно или распечатать бланк на компьютере. Но всегда с «живой» подписью ответственного сотрудника. Затем документ регистрируют в специальном журнале учета и отправляют адресату.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, распространяются ли требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 на заверение копий трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.
Вот как выглядит образец такой служебной записки с просьбой закупить необходимые канцтовары:
