Как составить уведомление об изменении должностных обязанностей

Как уведомить работника об изменении должностных обязанностей

Прежде чем вникать, зачем оформлять уведомление работника о введении дополнительных обязанностей, важно понять, что такое должностные обязанности, — это определенная работа, которую прописывают в должностной инструкции и за которую работодатель планирует платить зарплату. Документ не обязательный, в ТК его нет. Тем не менее, опытный руководитель никогда от него не откажется:

• во-первых, это инструмент воздействия: тыкнешь носом нерадивого сотрудника в инструкцию и — вуаля — работнику некуда деться, начнет работать — он же сам при трудоустройстве расписался, что ознакомлен со своим функционалом, который он обязан выполнять;
• во-вторых, вас будут «иметь» и в хвост, и в гриву в случае проверки инспектирующих организаций, если не предоставите такой документ. Доказывать свою правоту будете позже в суде, если на то у вас есть желание и время.

Поэтому документ важный во всех отношениях. И он — внутренний локальный акт, с которым мы знакомим кандидата при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

В письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10 2007 № 4412-6, в п. 5, прописано, что наша святая обязанность — заранее и письменно уведомить сотрудника о том, что его должностные обязанности работодатель планирует изменить, получить от него согласие, и только после этого вносить что-то новое.

Отметим, что ТК РФ об уведомлении о смене обязанностей молчит, но в ст. 72 указывает, что любые правки и дополнения в трудовом договоре — только при письменном согласии работника. А в ст. 74 обязывает работодателя о таких новшествах предупреждать сотрудника за два месяца.

Следовательно, как ни крути, а уведомление о новых должностных обязанностях придется печатать в двух экземплярах, подписывать у директора и торжественно вручать под подпись человеку за два месяца до начала действия изменений. Потом проводить с ним беседу о необходимости таких поправок, вразумлять, увещевать, уговаривать, упрашивать и т. д — кому как повезет. И получать подпись сотрудника о том, что он, ладно уж, согласен. Только после этого делать правки в документе. Один из подписанных экземпляров не забываем оставить у себя.

Работник заартачился и наотрез отказывается соглашаться на новые условия, применяем крайние меры — ищем ему замену. Это нежелательно, это плохо, это не по-человечески, но другого варианта ввести новые условия в трудовые обязанности у нас нет.

Как правильно составить уведомление

Документ составляется по определенным правилам:

• используем бланк организации;
• ставим дату составления документа;
• указываем адресата (кому предназначен документ);
• пишем название документа, при необходимости присваиваем ему номер;
• указываем суть вносимых поправок и дату вступления их в силу;
• указываем наши действия при несогласии работника работать по новым правилам: предлагаем вакантную подходящую должность, если такой нет — нижестоящую или нижеоплачиваемую, а при их отсутствии или отказе от них — увольнение в связи с отказом работать в новых условиях. Тема скользкая, но это уже вопрос другой статьи;
• последним пунктом просим выразить письменно согласие или отказ, указываем срок на раздумья и варианты извещения о принятом решении работодателя.

Вот как выглядит пример уведомления об изменении должностных обязанностей работника, один из вариантов:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1 тел/факс (812)7121212, e-mail: info@clubtk.ru, http://www.clubtk.ru ИНН / КПП 1213141516 / 111111111; ОГРН / ОКПО 1234567891011 / 12345678 ­­­­­­­­­­­­­_____________________________________________________________________________________ С-Петербург Секретарю 27.11.2021 Петровой И.П. УВЕДОМЛЕНИЕ о внесении изменений в должностную инструкцию Уважаемая Ирина Петровна, сообщаем Вам, что с 01.02.2022 в должностную инструкцию секретаря вносятся следующие изменения: п. 4.12 «Два раза в неделю — во вторник и четверг — с 14:00 до 16:00 — посещает почтовое отделение для приема и отправки корреспонденции». При несогласии работать в новых условиях Вам предложат другую вакантную должность, соответствующую Вашей квалификации, а при ее отсутствии — нижестоящую или нижеоплачиваемую, подходящую Вам по состоянию здоровья. При отсутствии указанной должности или в случае отказа от предложенной должности трудовой договор с Вами расторгнут в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации — «в связи с отказом от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора». Просим Вас письменно выразить свое согласие (несогласие) на внесение указанных изменений. О принятом решении просим сообщить в Отдел персонала до 01.02.2022. Генеральный директор ООО «Clubtk.ru» Воронов /Воронов А.А./ С уведомлением ознакомлен « 27 » ноября 20 21 г. Петрова /Петрова И.П./ На внесение изменений в должностную инструкцию согласна « 30 » ноября 20 21 г. Петрова /Петрова И.П./

Или так:

Как передать уведомление

В коридоре, второпях, вручать письмо-уведомление о должностных обязанностях, конечно, не стоит. Вызовите сотрудника в отдел персонала или отдел кадров, вручите извещение под подпись и человеческим языком объясните содержание документа — некоторые люди не воспринимают официозный стиль общения и ничего не понимают в официальных бумагах. Таким разъясните и растолкуйте, чего от них хотите. Уведомление вручайте в присутствии свидетелей. Не забудьте акцентировать, где и в какие сроки вы ждете сотрудника с письменным ответом.