Как составить заявление на материальную помощь к отпуску

Кому положена матпомощь к отпуску

В разных организациях, помимо оклада, предусмотрены различные доплаты, в том числе к ежегодному отпускному периоду. Такой вид финансовой выплаты имеет разные названия — премия, поощрение, пособие. Но обычно в качестве доплаты к отпуску выступает традиционная материальная помощь.

В Трудовом кодексе такого термина, как материальная помощь, нет. В ст. 135 и 144 ТК РФ сказано о возможности включения в систему оплаты труда различных надбавок стимулирующего характера (вознаграждения, премии за эффективную работу) и компенсаций (за вредные условия труда). Для работника не имеет значения название, ему важно получить дополнительную финансовую поддержку от компании.

Размер такой финансовой поддержки компании выдают в виде фиксированной суммы, исходя из собственных финансовых возможностей. Есть два варианта: предоставлять ее всем сотрудникам, независимо от зарплаты или должности, или только тем, чей оклад ниже определенной величины.

Если она прописана в коллективном соглашении, то ее платят всем работникам. Исключение могут составлять следующие сотрудники (организация сама устанавливает критерии):

• отработавшие в компании менее 6 месяцев;
• те, кто уходит отдыхать с последующим увольнением;
• отправляются в «декретный» отпуск;
• иные категории, указанные в коллективном договоре.

У коммерческих компаний есть возможность выбора — доплачивать или нет. А для государственных служащих такие доплаты к ежегодному отдыху обязательны для всех, кто отработал полгода. Такое требование указано в п. 6 ч. 5 ст. 50 ФЗ № 79-ФЗ от 27.07.2004.

Не следует путать единовременную выплату к отдыху с социальной помощью, которая выдается в связи с тяжелым финансовым положением или серьезными жизненными обстоятельствами (например, свадьбой, рождением ребенка, ЧП и др.). Для соцпомощи всегда требуется заявление от сотрудника.

Иногда есть возможность предоставить материальную помощь к отпуску без заявления, если она «прикреплена» к стимулирующим надбавкам, выплачивается всем работникам и прописана в коллективном договоре. Но только если работник уходит отдыхать по установленному в компании графику. В этом случаев необходимо выпустить приказ на очередной отпуск и в одном из пунктов отметить о выплате поощрения.

Размер материальной помощи в коммерческих организациях разный, в зависимости от финансовой возможности. Но самая удобная сумма не выше 4000 рублей, поскольку она не облагается налогом на доходы физлиц (п. 28 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Как правильно составить заявление

Для письменного заявления на единовременную выплату нет унифицированной формы. Работник составляет его в свободном виде собственноручно. В крупных компаниях обычно есть готовые бланки, разработанные и утвержденные внутренними ЛНА. Если таких нет, то следует придерживаться общепринятых правил.

Есть два варианта: написать отдельное заявление на отпуск с выплатой единовременной выплаты или включить эту просьбу в заявление на ежегодный отдых. Если оно составляется отдельно, то подать необходимо заранее, чтобы бухгалтерия успела вовремя начислить и выплатить надбавку вместе с отпускными. Обычно запрос пишут минимум за три дня до начала отдыха.

Вот структура документа:

• в «шапке» — наименование фирмы, ФИО директора, ниже должность и личные данные сотрудника;
• посередине название документа;
• основная часть — запрос о матпомощи, ее размер, ссылка на основание для выплаты (к примеру, коллективный договор, положение об оплате труда и др.);
• дата написания документа;
• подпись с расшифровкой.

Запрос отдают на рассмотрение директору. Затем издают приказ, в котором указывают основания для надбавки и дают поручения ответственным лицам.

Образцы заявлений

Вот как включить просьбу о материальной помощи в заявление на отпуск:

А это образец отдельного заявления на материальную помощь к ежегодному отдыху: