100 0

Как создать машиночитаемую доверенность в 1С

Делопроизводство

С 2022 года ответственные сотрудники могут подписывать рабочие документы своей личной электронной подписью. Но для этого им нужна машиночитаемая доверенность. Ее можно сделать в 1С.

Содержание

Зачем нужна машиночитаемая доверенность в 1С

Руководители периодически доверяют подписание рабочей документации и отчетности доверенным представителям — собственным сотрудникам или привлеченным специалистам. Но теперь для передачи полномочий не требуется формировать и заверять бумажную доверенность. С 01.03.2022 для удостоверения полномочий доверенного лица составляется МЧД — машиночитаемая доверенность.

При необходимости пользователи смогут создать машиночитаемую доверенность в 1С для отчетности, для подписания локальных или внешних электродокументов, ведомостей, накладных и других регистров. Такая возможность установлена:

По сути, МЧД — это аналог доверительной бумаги в электронном формате. Ее подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя.

ВАЖНО!
С 2022 года у сотрудников организации появилась возможность подписывать рабочие документы личной УКЭП, то есть усиленной электронной подписью физлица. Но при подписании к документации надо приложить МЧД. 2022 год определили как переходный период по применению машиночитаемой доверенности.

Доверитель выдает машиночитаемую доверенность в ЗУП, в 1С:Бухгалтерия 8 или в другой рабочей программе. Под доверителем понимают того, кто поручает подписание документов другому физлицу. А представитель — тот, кто принимает полномочия и действует от лица доверителя.

Поскольку 2022 год — переходный, функционал ввели в тестовом режиме. Как только Минцифры утвердит формат машиночитаемой доверенности, функцию переведут в типовые решения. Сейчас функционал для регистрации МЧД использует распределительный реестр, в котором доверительные документы хранят, применяя блокчейн-технологии.

Как сделать машиночитаемую доверенность в 1С

Прежде чем оформить машиночитаемую доверенность в 1С:Бухгалтерии, представитель получает УКЭП физлица — сертификат, в котором приведены его персональные данные и нет отсылки к организации. Только после этого доверитель подает заявление, подписывает и оформляет МЧД. Кроме того, надо зарегистрировать сертификат физлица у оператора ЭДО.

Инструкция, как сделать машиночитаемую доверенность в 1С для представителя организации.

Шаг 1. Создаем форму. В карточке организации переходим в раздел ЭДО, вызываем меню и выбираем нужный пункт.

После этого откроется пустой список. Нажимаем «Создать».

Шаг 2. Регистрируем заявку. Заполняем в окне регистрации:

  • номер, он генерируется автоматически;
  • срок действия;
  • возможность передоверия, разрешает руководитель или нет;
  • информацию о доверителе — название организации, должность и Ф.И.О. доверителя;
  • информацию о представителе;
  • регистрационный номер документа-основания, если есть передоверие;
  • полномочия.

Шаг 3. Подписываем и отправляем заявление. Если операция прошла успешно, у доверительного документа появится статус «Отправлена». Отобразится диагностическое сообщение, в котором показан идентификатор транзакции.

Шаг 4. Обновляем статус. Для этого дважды нажимаем по строке с МЧД. После обновления появится статус «Зарегистрирована».

Шаг 5. Добавляем сертификат и доверительный электродокумент в учетную запись организации в сервисе электронного документооборота. Для работы в 1С применяется программа 1С-ЭДО.

Заходим в раздел «Администрирование», затем в «Обмен электронными документами» и «Учетные записи ЭДО». Открываем список учетных записей.

Сертификат организации-доверителя уже зарегистрирован в учетной записи. Добавляем к нему новый — представителя-физлица. Нажимаем «Добавить»: в учетной записи появится строчка с сертификатом и МЧД доверенного представителя.

После этого автоматически открывается доступ к приему и отправке документов, подписанных физлицами с обязательным приложением МЧД. А при подписании исходящих документов доверительный документ надо отражать каждый раз — выбирать его из списка зарегистрированных МЧД.

Как проверить машиночитаемую доверенность

Информация об МЧД прилагается к подписанному документу. В документации уже содержится номер МЧД и результат проверки доверенности оператором электронного документооборота в формате истина или ложь.

Как только вы получаете документы от контрагента, 1С автоматически проводит проверку подписи. Если документация подписана УКЭП, в которой нет отсылки к ИНН организации, то программа сразу же определяет подпись физлица, для которой нужна МЧД. Система ищет данные в сведениях оператора электронного документооборота.

Если в ЭДО есть сведения о МЧД, доверенность загружается из распределительного реестра. Программа автоматически выполняет такие действия:

  1. Сопоставляет информацию о доверителе, представителе и выданной МЧД. Определяет номер доверительного регистра в электронном документе.
  2. Проверяет полномочия, которыми наделили представителя.
  3. Сравнивает информацию о представителе в МЧД и сертификат УКЭП, которой подписали документацию.
  4. Сверяет дату подписания и срок действия МЧД.
  5. Проверяет УКЭП доверителя, которой подписали доверенность.

Если работаете со входящим документом, проверяйте штамп со сведениями о подписании в режиме предварительного просмотра — через текущие дела электронного документооборота. Если дважды нажать левой кнопкой мыши на сертификат во вкладке «Подписи», откроется информация о сертификате.

А если дважды кликнуть на колонку «Статус подписи», откроется окно с подробной информацией о контроле подписи и МЧД. Вы сможете ознакомиться с результатами проверки 1С и принять решение по принятию или отклонению электронного документа.

Когда подписываете и отправляете исходящую документацию, система сверяет информацию из сертификата. Если сведений о МЧД нет, программа запросит указать доверенность, по которой подписываете электронные документы. Выберите нужную МЧД из списка зарегистрированных.

После этого 1С снова проводит проверку. Когда подпись неверна, отобразится предупреждение. Например, такое:

Если подпись некорректна, проверьте настройку подписания в разделе «Администрирование», в блоке «Обмен электронными документами» — «Настройки ЭП и шифрования». Для корректной работы отключите подписание на сервере. В разделе «Программы» уберите отметки со строк:

  • проверять подписи и сертификаты на сервере;
  • подписывать на сервере.

Еще одна возможная причина некорректной работы — несочетаемость документов в пакете. Если в один пакет включили документацию, которую разрешено подписывать по МЧД и которую нельзя подписывать доверенным представителям, возникнет ошибка. Система предупредит пользователя, чтобы он выбрал однотипные документы.

А если машиночитаемая доверенность не подгружается автоматически, загрузите ее вручную из распределенного реестра. Зайдите в список доверенностей, нажмите «Еще» и загрузите электронный доверительный документ из реестра. Откроется окно загрузки: впишите доверителя и номер машиночитаемой доверенности.

100
Комментарии
  • 2022-09-07 11:08:06
    Машиночитаемую доверенность можно отозвать в любой момент. Свою доверенность отзывают в окне списка доверенностей: нажмите кнопку «Еще», затем «Отозвать». А если отозвана доверенность со стороны контрагента, то при проверке подписи отобразится ее недействительность, поскольку отсутствует актуальная версия МЧД из распределительного реестра.
Задорожнева Александра
Автор: Бухгалтер Задорожнева Александра

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

232 Публикаций
885 Дней на портале
0 Комментариев
Мотрой Алена
Автор месяца Мотрой Алена
Похожие статьи

Отдельным категориям работников государство или работодатель предоставляет квартиру по месту работы. Рассказываем, как составить ходатайство на получение служебного жилья и куда его подать.

Читать дальше

Специализированные жилые помещения — это квартиры или комнаты, которые организации и учреждения предоставляют своим сотрудникам на время работы (несения службы). Разберемся, кому дают служебное жилье, а также когда и как из него можно выселить.

Читать дальше

Защита прав лиц, принудительно выселяемых из служебного жилого помещения, представляет собой достаточно сложную задачу. В связи с этим необходимо остановиться на ключевых моментах, а именно определить основания утраты права пользования служебным жилым помещением и порядок выселения из него.  В этом деле поможет практика выселения из служебного жилья и официальные разъяснения правительства на данный счет.

Читать дальше
Вам может быть интересно
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Вопросы кадровому совету
Обсудить в соцсетях
+37880
Анастасия Иванова
Анастасия Иванова
Анастасия Иванова
01.02.2023 в 19:07
Отлично , спасибо за информацию !)
Вера Лекомцева
Вера Лекомцева
Вера Лекомцева
01.02.2023 в 20:12
Добрый день. Коллеги, есть у кого-нибудь критерии kpi для специалиста по кдп? Поделитесь пожалуйста
Настя Петренко
Настя Петренко
Настя Петренко
01.02.2023 в 20:39
На сайте ген прокуратуры по Инн организации
Настя Петренко
Настя Петренко
Настя Петренко
01.02.2023 в 20:43
Мараторий лействовавший с 2022 года по проверкам продлили на 2023 год. Почитайте постановления.
Alejandro White
Alejandro White
Alejandro White
01.02.2023 в 22:04
https://vk.com/wall-218621260_1
Присоединиться к беседе