Club
Подотчетное лицо в бухучете — это сотрудник организации, которому выдаются денежные средства для оплаты товаров, работ, услуг, связанных с хозяйственной деятельностью компании. По результатам расходования денежных средств такое лицо сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих правомерность произведенных расходов.
Порядок выдачи денег в подотчет
2017 год принес изменения в порядок выдачи денег под отчет. Указание ЦБ № 4416-У от 19.06.17 внесло следующие изменения в пункт 6 Порядка ведения кассовых операций:
- разрешена выдача денег под отчет не только на основании заявления работника, но также и по распорядительному документу руководителя;
- отменен обязательный возврат предыдущего подотчетного аванса для получения нового.
Срок, на который выданы деньги, устанавливается руководителем организации, прописывается в заявлении или приказе, и может быть установлен индивидуально для каждого сотрудника.
Образец заявления на подотчет
Образец приказа на подотчет
Учет выдачи денег под отчет
Учет денег, выдаваемых подотчетным лицам, ведется на счете 71 Плана счетов бухгалтерского учета. Целесообразно аналитический учет по этому счету вести в разрезе каждого подотчетника.
Денежные средства работнику могут быть выданы наличными через кассу организации, либо перечислены на расчетный счет или банковскую карту сотрудника. Порядок выдачи и наличным и безналичным способом не противоречит законодательству, что подтвердило Министерство финансов РФ в Письмах № 03-11-11/42288 от 25.08.14 и 02-03-10/37209 от 10.09.13.
Выдача денег в подотчет отражается по дебету счета 71.
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Выданы суммы под отчет: | ||
| наличными из кассы | 71 | 50 |
| перечислены на банковскую карту | 71 | 51 |
Учет расчетов с подотчетными лицами 2019
Сотрудник обязан не позднее трех дней после истечения срока выдачи денег под отчет представить авансовый отчет в бухгалтерию. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по отражению расходов, согласно авансовому отчету, отражается по кредиту счета 71.
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Отражены командировочные, хозяйственные расходы (в зависимости от цели произведенных расходов) | 20, 25, 26, 44, 91 | 71 |
| Приобретены канцелярские товары, прочие ТМЦ | 10 | 71 |
| Приобретено основное средство (оборудование к установке) | 08, 07 | 71 |
| Оплачены услуги сторонних организаций | 60, 76 | 71 |
| Отражен НДС по приобретенным ж/д и авиа билетам (если предоставлен бланк строгой отчетности) | 19 | 71 |
Учет возврата неиспользованных подотчетных сумм
Если работник не полностью израсходовал полученный подотчет, его необходимо вернуть. Сотрудник возвращает денежные средства в кассу или на расчетный счет, либо, с его согласия, задолженность можно в течение месяца удержать из зарплаты. Если сотрудник отказывается возвратить неизрасходованный подотчет, организация может обратиться в суд.
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Возвращен неизрасходованные суммы, полученные под отчет сотрудником: | ||
| наличными в кассу | 50 | 71 |
| перечислены на расчетный счет | 51 | 71 |
| Отнесен на недостачи своевременно не возвращенный подотчет | 94 | 71 |
| Невозвращенный подотчет, с согласия работника удержан из зарплаты | 70 | 94 |
| Отражена задолженность сотрудника по подотчету, по которому невозможно погашение за счет зарплаты | 73 | 94 |
Обсудить в чате Telegram