Как удаленно подписать договор с физическим лицом

Можно ли заключать договор с физлицом удаленно

Нормы действующего законодательства не устанавливают запрет на оформление документов удаленным способом, если только в законе нет прямого указания на необходимость составления и подписания договора как единого документа на бумаге.

Когда деловые партнеры или сотрудники находятся в другом городе, а иногда и в другой стране, возникает необходимость удаленного подписания договоров и иных документов. Для этого все чаще используются электронные документы и документооборот и другие способы удаленно подписать нужные бумаги. Гражданский кодекс признает удаленное подписание документов, если соблюдены определенные требования:

• возможность установить, о чем договорились стороны, т. е. существенные условия по договору;
• тот факт, что документ отправлен, получен и подписан участником деловых отношений, а не третьим лицом, не имеющим на это права;
• согласование условия о применении конкретного варианта, чтобы обмениваться документами удаленно.

Если эти требования соблюдены, удаленно оформленный договор считается заключенным и подлежащим исполнению наравне с обычным соглашением в письменной форме. Удаленное подписание допускается как с организацией, так и с физическим лицом, способы для этого применяются одинаковые.

Как удаленно подписать договор

В своей практике наиболее часто я встречаю 4 основных варианта, чтобы удаленно подписывать различные соглашения:

• в бумажном формате и путем последующего обмена подписанными оригиналами — классический, широко распространенный способ подписать документы, особенно с физлицом, который оформлен как удаленный сотрудник;
• подписать через систему электронного документооборота (ЭДО) — требуется наличие ЭЦП у обеих сторон. На мой взгляд, это самый удобный способ удаленного подписания любых договоров;
• направить сканы или фотографии подписанных страниц договора по электронной почте или в мессенджерах с последующим обменом оригиналами или без такого обмена. Удобный метод, но часто возникают разные спорные ситуации, если договоренности по удаленному оформлению бумаг не соблюдаются полностью;
• подписать единое цифровое или электронное соглашение через портал Госуслуги или аналогичные государственные системы (например, при подписании контракта по результатам закупок, аукциона и пр.). Пока не самый распространенный метод и требует определенных навыков.

У каждого из этих вариантов есть преимущества и недостатки. Разберем их кратко:

1. Бумажный вариант. К плюсам относятся: понятность, простота и доступность. Минусы: обмен удаленно подписанными экземплярами иногда затягивается на неопределенное время, особенно если контрагент не спешит с отправкой документов. Письма тоже иногда теряются в процессе доставки почтой, а курьерская доставка стоит недешево.
2. Подписать через ЭДО. Очень удобный способ, договор подписывается быстро, за несколько минут. Но обязательное требование для его применения — наличие усиленной электронной подписи у каждой стороны и необходимость поставить специальную программу для электронного документооборота (СБИС, Контур, Диадок и т. п.). Оформление ЭЦП и использование специальной программы — платные услуги, для бизнеса они вполне доступные, а для физлица — не всегда, особенно если необходимо удаленным методом подписать только один договор. Хотя сейчас у организаций есть возможность через специальное ПО оформлять ЭЦП на удаленных сотрудников или исполнителей, и платить за это самостоятельно. С одним из заказчиков я так и подписываю договоры и акты.
3. Обмен сканами с последующим направлением оригиналов по почте или без обмена оригиналами. Я часто пользуюсь этим вариантом, чтобы подписать документы с удаленными заказчиками. Если стороны согласовали использование этого варианта, сначала одна сторона печатает договор, подписывает его, делает скан-копию или качественное фото и направляет второй стороне по электронному адресу или в мессенджер, который согласовали для удаленного подписания. Затем вторая сторона распечатывает полученный скан, подписывает его и отправляет назад контрагенту. После этого стороны обмениваются бумажными оригиналами, подписанными от руки или не делают этого, если договорились считать сканы равнозначными оригиналам. По сравнению с первым способом, удаленное подписание по этому варианту проходит быстрее. Начинать работать возможно уже после получения сканов, не дожидаясь оригиналов. Но не все документы допускается подписывать таким удаленным образом, например, в отношении многих документов, связанных с трудовыми отношениями, этот вариант неприменим. Из минусов: часто встречается снижение качества и читаемости скана, особенно если контрагент использует не очень качественное оборудование. Повышается риск того, что контрагент откажется признавать документы, подписанные таким способом. При обмене оригиналами сохраняются еще и все недостатки первого способа.
4. Подписание единого цифрового или электронного договора. Сейчас такой способ используется все чаще, например, чтобы удаленным методом подписать договор купли-продажи имущества (автомобиля, недвижимости и т. п.) через систему Госуслуги. Аналогичный способ применяется для обмена и подписания документов через портал «Работа России» — для оформления отношений с удаленными сотрудниками. Но он работает он еще не очень стабильно, и процесс не всем понятный, поэтому используется не так широко, как Госуслуги.

Порядок удаленного заключения договора с физлицом

Чтобы подписать договор с физлицом — удаленным сотрудником или исполнителем, чтобы в дальнейшем такие действия имели силу и были признаны совершенными без нарушений, соблюдайте простые правила:

1. Договоритесь с физлицом о способе, который будете использовать, чтобы удаленным методом подписать и обменяться документами: оригиналы на бумаге; через ЭДО; обмен сканами по электронке и др.

2. Закрепите выбранный вариант действий в соглашении, используйте для этого правильные и понятные формулировки. Например, если договоритесь обмениваться сканами с последующей отправкой оригиналов, укажите так:

А если решите, что сканы приравниваются к оригиналам и последующий обмен бумажными экземплярами для удаленного сотрудничества не требуется, пишите так:

Если договоритесь, что для подтверждения факта удаленного согласования и подписания договора достаточно отправить его с определенного электронного адреса, используйте такую формулировку:

3. Проследите, чтобы выбранный способ удаленного подписания договора соблюдался с обеих сторон. Если одна сторона направит подписанный договор в скане, а другая — нет, соглашение нельзя считать заключенным.

4. Сразу после получения оригиналов на бумаге, сканов или электронных документов проверяйте соответствие их содержания вашим договоренностям. Если есть изменения, которые не были согласованы, настаивайте на исправлении и повторном удаленном подписании. Проверяйте качество бумажных оригиналов и электронных сканов, оно должно быть хорошим, текст легко читаемым, не размытым; проверьте, чтобы в документе не было непропечатанных или смазанных участков, зачеркиваний и других существенных недостатков.

5. Сохраняйте переписку, аудиозаписи с разговорами и другие доказательства, подтверждающие ваши договоренности, особенно если есть вероятность недобросовестного поведения контрагента или риск неисполнения им обязательств по соглашению, подписанному удаленным методом.

Часто задаваемые вопросы по теме

Вопрос: допускается ли подписывать договоры с физлицом удаленно?

Ответ: да, в законе такого запрета нет.

Вопрос: какие способы удаленного подписания документов можно применять?

Ответ: обмен бумажными вариантами, подписание электронной подписью, обмен сканами, подписание единого электронного документа через государственные порталы.

Вопрос: какие условия важно соблюдать при удаленном подписании договоров?

Ответ: таких условий несколько: согласован способ подписания, он закреплен в договоре через правильные и понятные формулировки, способ подписания полностью выполняется сторонами.

Вопрос: если одна сторона направила скан подписанного договора, а другая — нет, такой договор считается заключенным?

Ответ: нет, такой договор считается незаключенным, потому что не подписан установленным способом с другой стороны.

Вопрос: что делать, если сторона по договору не признает удаленно подписанный договор?

Ответ: если договор подписан согласованным способом, возможно, придется доказывать его надлежащее оформление в суде, поэтому сохраняйте дополнительные доказательства — переписку, записи разговоров и пр.