Club
Согласно Указанию ЦБ № 3210-У сотрудник, получивший деньги в подотчет, должен отчитаться по ним в течение трех рабочих дней после:
- дня истечения срока, на который выдан подотчет;
- возвращения на работу, если дата возврата пришлась на время отсутствия работника по причине командировки, болезни, отпуска.
В практике работы с подотчетниками нередки ситуации, когда работник, получив подотчетный аванс, отчитывается на меньшую сумму, либо не представляет авансовый отчет. В этой ситуации сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс.
Удержание из заработной платы подотчетных сумм
Если сотрудник вовремя не вернул неиспользованный подотчет, у работодателя имеется возможность удержать из зарплаты подотчетную сумму. Порядок удержания описан в статье 137 ТК РФ.
На принятие решение о взыскании из зарплаты отводится один месяц после окончания срока возврата аванса. Поскольку списание из зарплаты возможно только в случае, если работник согласен с размером и самим фактом удержания, целесообразно получить его согласие в письменном виде. Решение работодателя оформляется в виде приказа или распоряжения. В нем же можно отвести место, где работник выразит свое согласие на списание из заработной платы.
Образец приказа на удержание
Объем удержаний с сотрудника не должен превышать 20% начисленной заработной платы.
Взыскание задолженности по подотчету в судебном порядке и прощение долга
Если прошел отведенный месячный срок либо если работник не согласен с взысканием из заработной платы, организация может взыскать задолженность через суд. Сделать это необходимо в течение обычного срока исковой давности, регламентированного статьей 196 ГК РФ. Обратиться в суд компания может в течение трех лет с даты, когда работник должен был вернуть подотчетные деньги.
Удержание подотчетных сумм из заработной платы: проводки
Согласно Плану счетов бухучета и инструкции к нему, не возвращенные вовремя подотчетные средства списываются с кредита счета 71 в дебет счета 94, а в дальнейшем с кредита 94 либо в дебет 70 (если долг удерживается из зарплаты), либо в дебет 73 (при невозможности списания из зарплаты).
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Отнесены на недостачи своевременно не возвращенные средства, полученные под отчет | 94 | 71 |
| Невозвращенные средства, полученные под отчет, с согласия работника удержаны из зарплаты | 70 | 94 |
| Отражена задолженность сотрудника по подотчету, по которому невозможно погашение за счет зарплаты | 73 | 94 |
| Погашена сотрудником задолженность по невозвращенному подотчету добровольно, либо по решению суда | 50, 51 | 73 |
| Прощен долг сотруднику по подотчету | 91 | 73 |
| Удержан НДФЛ с суммы прощенного долга при первой выплате дохода работнику | 70 | 68 |
| Перечислена сумма удержанного НДФЛ в бюджет | 68 | 51 |
