Как уничтожить документы с истекшими сроками хранения

Как уничтожить документы: пошаговая инструкция

Рабочее пространство любит захламляться стопками бумаг и старыми папками. Первая мысль — свалить все в кучу и выбросить. А нельзя. Это дома вокруг макулатура. На работе это документы, а порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения регулируется законом «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Чтобы избавиться от ненужного, придется потрудиться.

Инструкция, как списать документы, утратившие срок хранения, пошагово:

Шаг 1.

Что подлежит ликвидации, на глаз не определить. Придется перевернуть все вверх дном и выделить ненужное с истекшим сроком. Эту почетную миссию проводит экспертная комиссия. И первым делом издается приказ о ее создании.

Шаг 2.

Формируется экспертная комиссия. Приветствуется привлечение специалистов.

Шаг 3.

Экспертная работа. Члены комиссии внимательно, листик за листиком, перебирают все папки, стопки и сортируют бумаги. Дело пыльное, зато важное. Задача: понять, от чего избавиться, а что беречь.

Шаг 4.

После экспертизы все сортируется на три вида и оформляется протоколом:

• подлежащее дальнейшему хранению;
• подлежащее передаче в архив;
• подлежащее уничтожению с истекшим сроком хранения.

Выявленные к ликвидации бумаги желательно показать руководителям соответствующих отделов для согласования. Это даст возможность подстраховаться и разделить ответственность. Следует отметить, что утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения, так же как и кадровых, аналогична обычной ликвидации. На них распространяется общая процедура хранения и уничтожения. Внимание нужно обращать не столько на протокол самой процедуры, сколько на длительность хранения бумаг. Потому что уничтожение архива бухгалтерских документов должно проходить с оглядкой по срокам не только на № 125-ФЗ, но и на ст. 23 НК РФ и ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Шаг 5.

Составление акта о выявлении подлежащих уничтожению бумаг в связи с окончанием хранения. В него включаются все бумаги, срок хранения которых закончился к 1 января текущего года.

Шаг 6.

Утверждение акта руководителем. Это обязательная процедура для придания акту административной силы. Соответствующий гриф говорит о том, что руководитель с информацией ознакомлен. Только после этого акт зарегистрировать и подшить в дело.

Шаг 7.

Издание приказа об уничтожении и способе утилизации. Руководитель изучает акт и принимает решение, какой приказ издать для уничтожения документов с истекшим сроком хранения, поскольку утилизировать ставшие ненужными бумаги возможно несколькими способами. На решение чаще всего оказывают влияние объем того, от чего избавляемся, и финансовая составляющая. При малом объеме допустимо уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно путем шредирования. При больших объемах целесообразно привлечение специализированных организаций.

Шаг 8.

Утилизация документов обозначенным в приказе способом.

Шаг 9.

Составление акта об уничтожении. В случае самостоятельной утилизации в акте указывается:

• дата и место;
• способ;
• основание проведения;
• вес и объем бумаг;
• Ф.И.О., должности присутствующих;
• подписи присутствующих, подтверждающие, что утилизация состоялась.

При решении о привлечении сторонней организации составляется акт о передаче, где указывается:

• что передается для утилизации (вес и объем);
• кому передается;
• дата и место передачи;
• основание передачи;
• выбранный способ;
• Ф.И.О., должности присутствующих лиц;
• подписи присутствующих, подтверждающие, что передача состоялась.

Шаг 10.

Утверждение акта руководителем.

Шаг 11.

Регистрация и принятие акта в дело.

Нюансы при уничтожении секретных документов

В этом случае инструкция о порядке уничтожения секретных документов должна разрабатываться с учетом следующего:

• в комиссию входят не менее трех квалифицированных специалистов;
• просматривать все, что имеет отношение к гостайне и с грифами секретности, разрешено только лицам, имеющим доступ;
• актируется каждый этап утилизации (если их несколько);
• предпочтительные способы — сжигание, химическая обработка, растворение;
• процедура проводится в изолированном помещении, куда запрещен вход третьим лицам.

Нюансы сводят к минимуму ошибки. Бумаги должны полностью потерять информационную ценность без возможности восстановления. Отметим, что порядок уничтожения секретных документов регламентируется постановлением правительства РФ от 05.01.2004 № 3-1 «Об утверждении Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации», которое имеет гриф «ДСП» («Для служебного пользования»). Ознакомиться с ней могут только те, кому предоставлен доступ к государственной тайне. Просто так, из любопытства, не прочитаешь.

Особенности уничтожения электронных документов

Удаление электронных данных в корзину, а потом из корзины делу не помогут. Информация останется на жестком диске. Используют следующее:

• запись и многократная перезапись информационного мусора в бывшее место расположения стертого файла;
• физическое уничтожение носителей.

Есть ли наказание за нарушение порядка уничтожения бумаг

Конечно. Этим занимаются статьи 13.20, 13.25 КоАП РФ, предполагающие наказание за несоблюдение правил утилизации документов с истекшим сроком хранения и для граждан, и для должностных лиц, и для юридических. Будем с уважением расставаться с документами, которые неоднократно выручали нас при поиске информации о делах давно минувших дней.