Как вести электронные трудовые книжки внешних совместителей

Надо ли уведомлять внешних совместителей о переходе на ЭТК

Работники выбирают один из вариантов отражения сведений о рабочей деятельности — в бумажной форме (ст. 66 ТК РФ) или электронном формате (ст. 66.1 ТК РФ). По правилам 439-ФЗ от 16.12.2019, работодатель обязан письменно уведомить каждого служащего о нововведениях в ТК РФ, переходе на ЭТК и праве выбора способа ведения трудовых книжек (подпункт 4 пункта 1 статьи 2 439-ФЗ). Уведомления получают, в том числе, внешние совместители: данные о внешнем совместительстве заносятся в электронную трудовую книжку через ПФР по сведениям, полученным от работодателя.

Роструд выпустил разъяснения по поводу трудоустройства совместителей и представил собственную позицию. Книжка находится в организации по основному месту работы. При приеме на должность на условиях совместительства этот документ не подается (ст. 65 ТК РФ). Более того, запись о совместительстве вносится только по желанию сотрудника на основании документа о приеме на работу (ч. 5 ст. 66 ТК РФ, определение Московского городского суда по делу №33-6275/16 от 24.02.2016). Это означает, что уведомлять такого работника об ЭТК не требуется.

Не требуйте заявление на ведение электронной ТК от совместителя: он пишет заявку по основному месту работы. Даже если совместитель подаст заявление, оно никак не изменит отчетность в ПФР и не повлияет на форму ведения ТК в этой организации (письмо ПФР № В-6181-19/10665-20 от 05.03.2020). Но отправлять обязательные отчеты и вести кадровую документацию по этому совместителю все равно придется.

Включать ли в СЗВ-ТД внешних совместителей

В постановлении правления ПФР № 730п определено, указывается ли в электронной трудовой внешнее совместительство, — да, учреждения подают информацию по форме СЗВ-ТД на всех зарегистрированных служащих (п. 1.4 порядка из постановления правления ПФ РФ № 730п от 25.12.2019). Совместителей необходимо включать в отчет наравне с основными сотрудниками.

Если работодатель направляет СЗВ-ТД в электронном виде, то работа по совместительству в электронной трудовой книжке отражается по специальному коду «1». Кодировка приведена в приложении № 3 к постановлению № 730п. А в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» электронного отчета СЗВ-ТД необходимо вписать «1-совместитель».

Если запись в ЭТК при приеме по совместительству делается на бумажном СЗВ-ТД, работодатель заполняет графу 5 «Трудовая функция» с указанием на такое совместительство (письмо ПФР № В-6181-19/10665-20 от 05.03.2020). Вот как это выглядит:

Если внешний совместитель уволился с основного места работы

Если служащий по совместительству уволился с основного места работы и переводится в вашу организацию, необходимо подать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Содержание отчета зависит от формы перевода. Вот как принять внешнего совместителя с электронной трудовой работодателю:

1. Расторгаем договор на совместительство по заявлению сотрудника и заключаем новое соглашение по основному месту работы. В СЗВ-ТД отражаем увольнение с должности по совместительству и фиксируем поступление на основное место.
2. Подписываем дополнительное соглашение к основному договору: с конкретного числа работа по внешнему совместительству является основной рабочей деятельностью такого сотрудника. В СЗВ-ТД работодатель указывает перевод с совмещения на основную должность (письмо Минтруда № 14-2/В-308 от 25.03.2020).

Надо ли выдавать при увольнении СТД-Р

Нормативно порядок внесения записей о совместительстве в трудовую книжку на основании выписки из электронной трудовой описан в 439-ФЗ и ТК РФ. В ст. 66.1 ТК РФ указано, что работодатели обязаны выдавать сотруднику, совмещающему работу, заполненный СТД-Р (ч. 5 ст. 66.1). Сведения о трудовой деятельности выдаются тем способом, который указал служащий в своей заявке.