Рейтинг@Mail.ru
Компенсация за использование личного автомобиля: начисление, проводки в 2022 году
рубрики

Как выплатить компенсацию за использование личного автомобиля

КонсультантПлюс

Компенсация за использование личного автомобиля — это денежное возмещение, которое работодатель переводит сотруднику за применение его транспортного средства в рабочих целях. У таких выплат особый порядок бухучета и налогообложения.

Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Когда платить возмещение за использование личного ТС

Если работники используют собственное имущество для работы, им платят возмещение. К примеру, компенсация за авто сотруднику положена, если он с согласия работодателя пользуется собственным транспортом для рабочих поездок (ст. 188 ТК РФ). По правилам ему компенсируют:

  • амортизацию — износ машины;
  • иные расходы, которые связаны с эксплуатацией транспорта, — текущий ремонт, ГСМ, платную парковку (во время рабочей смены).

Возмещение за использование собственного имущества отдельно прописывают в трудовом договоре или же заключают дополнительное соглашение к нему. В локальных документах работодатель закрепляет все условия, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018). Кроме того, важно указать название и номер транспортного средства.

Еще один вариант для проведения взаиморасчетов — подписать с работником договор аренды его авто и перечислить в нем оказываемые услуги. В таком случае организация не возмещает использование личного транспорта сотруднику, а перечисляет ему арендную плату.

Как определить размер выплат

ВАЖНО!
Работодатель прописывает в трудовом договоре (дополнительном соглашении) размер выплат и порядок их расчета (ст. 188 ТК РФ).

При расчетах важно учитывать норму компенсации за использование личного автомобиля в 2022 году — для признания расходов по налогу на прибыль (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Лимиты определены в ПП РФ № 92 от 08.02.2002. Нормативы определяются по объему двигателя:

  • до 2000 куб. см — компенсируют 1200 рублей в месяц;
  • более 2000 куб. см — компенсируют 1500 рублей в месяц.

Работодатели закрепляют в трудовом договоре размер такого возмещения — фиксированного или расчетного. Алгоритм расчета тоже определяет работодатель. К примеру, если работнику компенсируют расход по пройденному километражу, бухгалтер ежемесячно оформляет справку-расчет по путевым листам, чекам и другим платежным документам. Такие регистры в течение месяца сотрудник (владелец авто) сдает в бухгалтерию, их же в обязательном порядке прикладывают к справке.

Налоговики для учета компенсации за использование личного авто в составе расходов для налога на прибыль требуют те же документы — путевые листы, чеки с заправок и проч. (письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).Такие расходы учитывают, если они связаны с деятельностью, которая направлена на получение прибыли (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если собственный транспорт используют в служебных целях, это означает, что его применяют для прибыльной деятельности. И если налоговики требуют путевые листы, приказы о выплате компенсаций и должностные инструкции, то у судебных органов иная позиция. Компании не обязаны выписывать путевые листы сотруднику, который использует личное авто и по факту не является водителем по должности. Путевые листы заполняют для учета рабочих поездок служебного транспорта организации, а не для служебных разъездов работников на принадлежащих им автомобилям (Постановление ФАС ЦО № А62-5333/2008 от 25.05.2009, Постановление ФАС МО № КА-А40/4219-09 от 24.06.2009).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учесть компенсацию за использование личного автомобиля. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как отразить в бухучете

В бухгалтерском учете в обязательном порядке отражается компенсация за использование личного транспорта, проводки формируют при начислении и выплате возмещения.

Бухгалтерские записи в таблице:

Проводка

Содержание операции

ДТ 20, 26, 44 КТ 73

Начисление компенсации за использование личного автомобиля, проводки на конкретного сотрудника

ДТ 73 КТ 50, 51

Выплата компенсации

ДТ 19 КТ 73

Фиксация входного НДС для компаний и ИП на ОСНО

Начислять ли НДФЛ и страховые взносы

Такая компенсация за использование собственного имущества в служебных целях не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Но только при условии, что у работодателя есть все подтверждающие документы, а выплата прописана в трудовом соглашении (Письма Минфина № 03-04-06/65168 и № 03-04-06/65170 от 12.09.2018). Не отражаются компенсационные выплаты и в отчетности 6-НДФЛ (Письма Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019, ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).

Но важно соблюдать определенные правила: НДФЛ не облагается сумма в том размере, который указан в трудовом договоре (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ). Размер возмещения обязательно обосновывается — внушительная сумма подозрительна для налоговой инспекции и рассматривается как способ уйти от уплаты НДФЛ.

Страховые взносы на ОПС, ОМС и ОСС на компенсационные выплаты не начисляются. Размер компенсации ни для НДФЛ, ни для страховых взносов не нормируется (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письмо Минфина № 03-04-06/94977 от 06.12.2019, Письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018). В отличие от 6-НДФЛ, такую компенсацию требуется указать в РСВ — как выплату, не подлежащую налогообложению по ст. 422 НК РФ, и в разделе 3, в персонифицированных сведениях о работнике.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы учесть компенсацию за использование личного автомобиля.

Облагается ли налогами возмещение за использование личного ТС

По особым правилам осуществляется налогообложение компенсации за использование личного автомобиля для рабочих целей. Эти суммы учитываются в составе расходов по налогу на прибыль (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина № 03-03-06/1/326 от 28.06.2012). Размер такого возмещения ограничен (п. 1 ПП РФ № 92 от 08.02.2002).

В эти нормативы включены расходы на эксплуатацию — износ, ГСМ, ремонт. Все, что работодатель компенсирует свыше установленных норм, не включается в расходы для целей прибыльного налогообложения (Письмо Минфина № 03-03-06/1/18366 от 23.03.2018).

Все расходы надлежит экономически обосновать и документально подтвердить (ст. 252 НК РФ). Документальным обоснованием является трудовой договор или дополнительное соглашение с сотрудником, его должностные инструкции. Налоговики требуют и документы, подтверждающие права собственности сотрудника на авто (Письмо ФНС № БС-3-11/8304@ от 13.11.2018).

Учитывается для налогообложения и компенсация за использование личного транспорта при УСН (упрощенной системе налогообложения). Налогоплательщики вправе уменьшить доходы на сумму возмещения, фактически выплаченного сотруднику за использование личного транспорта для рабочих поездок (пп. 12 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Такие расходы принимают по правилам ст. 264 НК РФ — с учетом нормативов из ПП РФ № 92 (Письмо Минфина № 03-11-11/1198 от 15.01.2020). Все, что выше нормативов, налогоплательщики на УСН не признают расходами для целей налогообложения. Такие затраты необходимо экономически обосновать и подтвердить сопроводительными документами.

Компенсация за использование личного имущества сотрудника

Обязанность выплаты компенсации при использовании личного имущества сотрудника закреплена в Трудовом кодексе РФ. Чтобы не было претензий со стороны проверяющих органов, локальные документы компании должны быть оформлены правильно.

Гарантии и компенсации Расчеты с персоналом

24 Июня 2022 в 12:52

Компенсация за ненормированный рабочий день

В некоторых компаниях в соответствии со ст. 101 ТК РФ руководство устанавливает особый режим работы, при котором продолжительность трудового времени увеличивается. Выясняем, положена ли компенсация за ненормированный рабочий день и как она рассчитывается.

Гарантии и компенсации Рабочее время Расчеты с персоналом

24 Июня 2022 в 08:03

Подъемные по программе переселения соотечественников: как получить и сколько платят

Подъемные выплаты по программе переселения соотечественников в 2022 году зависят от того, откуда переезжает человек и какой регион он выбрал для проживания. Компенсацию получают все, но в разных размерах.

Гарантии и компенсации Управление персоналом

24 Июня 2022 в 07:03

Выходное пособие при увольнении из МВД

Учитывая опасность, которой ежедневно подвергаются «силовики», государство обеспечивает сотруднику полиции при увольнении денежные выплаты в качестве компенсации за полученный вред и благодарности за службу. Любой сотрудник, не уронивший честь мундира, сможет получить их.

Госслужба Расчеты с персоналом Увольнение

16 Июня 2022 в 14:11

Список профессий горячей сетки

Российским законодательством определены списки вредных профессий, дающих право определенным категориям работников на ранний выход на пенсию. В народе их называют «профессии горячей сетки».

Охрана труда Управление персоналом Гарантии и компенсации

15 Июня 2022 в 13:27

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА