Как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу
Организация или индивидуальный предприниматель, в случае трудоустройства нового сотрудника, оформляет на него кадровые документы и сдает ЕФС-1 при приеме на работу в Социальный фонд России. Разбираемся, в какой срок сдается отчет и как правильно это сделать.
Скачать образец бланка отчета ЕФС-1 при приеме в 2023 году
Скачать образец ЕФС-1 при приеме на работу по договору ГПХ
Скачать ЕФС-1 при приеме на работу по трудовому договору
Что такое ЕФС-1
В связи объединениями фондов ФСС и ПФР с 2023 года работодателями в случае приема на работу сдаются сведения индивидуального (персонифицированного) учета по новой форме ЕФС-1, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п (электронный вид формы утвержден постановлением Правления от 31.10.2022 № 246п). Этот документ объединил несколько отчетов, предоставляемых ранее в государственные внебюджетные фонды: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие формы и в какие сроки необходимо предоставлять по персонифицированному учету (в том числе ЕФС-1 за периоды начиная с 1 января 2023 года). Используйте эти инструкции бесплатно.
Новая форма состоит из следующих разделов:
- титульный лист;
- раздел 1 «Свед-я о трудовой (иной) деятельности, страх. стаже, зарплате и доп. страх. взносах на накопительную пенсию». Заполняется он данными, которые ранее входили в СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3;
- раздел № 2 «Свед-я о начисленных страх. взносах на обязательное соц. страхование». Данные вносятся так же, как и в «старую» форму 4-ФСС.
В случае приема на работу сотрудника, кадровиком заполняется подраздел 1.1 подраздела 1 «Свед-я о труд-й (иной) деят-ти». Согласно п. 1.4 «Общие положения» порядка № 245 и 246 форма сведений персучета при трудоустройстве сдается в территориальный орган Социального фонда России в отношении всех работников, которые принимаются на работу:
- по трудовому договору в компанию;
- на основаниях договора гражданско-правового характера, в том числе по договору авторского права, лицензионного права отчуждения в отношении произведений искусства, науки;
- на удаленный режим;
- на совместительство.
Информация в отчет вносится на основании первичных кадровых и бухгалтерских документов (п. 1.12 раздела 1 приложения № 2 порядка № 245). Форма предоставления: бумажная или электронная. Заполняется отчет без помарок и подчисток с помощью компьютера или вручную печатными буквами чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цветов (п. 1.14 раздела 1 приложения № 2 порядка № 245). В электронном виде форма предоставляется в формате, утвержденном в порядке, утвержденном постановлением Правления ПФР № 246).
Подписывает документ руководитель (лицо, имеющее полномочия действовать от имени юридического или физического лица, подтвержденное доверенностью), заверяется печатью (при наличии).
По п. 1.15 разд. 1 прил. № 2 порядка, утвержденного постановлением Правления ПФР № 245 поля:
- наименование должности руководителя;
- подпись;
- расшифровка;
обязательны к заполнению, в противном случае отчет сотрудники СФР не примут.
Как заполнять ЕФС-1 при приеме на работу
При трудоустройстве заполняется титульный лист и подраздел 1.1 раздела 1 отчета.
Титульный лист содержит данные об организации:
- номер регистрации в ПФР;
- наименование компании. Важно указывать название в соответствии с уставными документами;
- ИНН;
- КПП для юрлиц (для ИП не требуется);
- ОКФС согласно общероссийскому классификатору форм собственности;
- ОКПО;
- ОКВЭД согласно уставным документам;
- ОГРН или ОГРНИП;
- телефон и почта контактного лица;
- должность, ФИО, подпись, печать, дату.
Подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о труд. (иной) деят-ти» содержит следующие данные:
- персональные данные лица: ФИО, СНИЛС;
- дату кадрового мероприятия;
- вид кадрового мероприятия;
- периоды работы с указанием на территориальные условия труда (при наличии): РКС (МКС);
- должность, структурное подразделение;
- код трудовой деятельности (состоит из семи знаков в формате 00.000-0-0);
- причину увольнения;
- дату и номер приказа.
Образец, как правильно заполнить форму ЕФС-1 при приеме на работу.
Как и куда подавать отчет
В случае приема на работу сотрудника форма ЕФС-1 сдается в территориальный орган Социального фонда России (образовался с 2023 года в результате слияния Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования) не позднее рабочего дня, следующего за таким событием (п. 6 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ). Документ предоставляется на бумажном носителе (в случае наличия штатных работников в организации, у индивидуального предпринимателя не более 10) или в формате электронного документа, подписанного ЭЦП. Если в компании есть обособленные подразделения, то персонифицированные сведения предоставляет Социальный фонд России по месту регистрации подразделения.
Нормативная база
