Как заполнить ЕФС-1 при приеме на работу

Что такое ЕФС-1

В связи объединениями фондов ФСС и ПФР с 2023 года работодателями в случае приема на работу сдаются сведения индивидуального (персонифицированного) учета по новой форме ЕФС-1. Этот документ объединил несколько отчетов, предоставляемых ранее в государственные внебюджетные фонды: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.

С 1 января 2024 года форму и порядок ее заполнения обновили (см. Приказ СФР от 17.11.2023 № 2281).

Внесли некоторые изменения:

• добавлено поле «Код категории страхователя — физического лица»;
• добавлены коды для описания типа договора и режима работы;
• при переименовании организации в графе 3 необходимо указывать прежний и новый регистрационный номер страхователя. Сведения предоставляются для каждого действующего договора работника;
• добавлен новый тип сведений «Назначение выплат по ОСС для выплат по беременности, уходу за ребенком и некоторых других пособий»;
• в справочник территориальных условий добавлен код «ОКУ» для местностей с особыми климатическими условиями (кроме районов Крайнего Севера).

В 2025 году продолжает действовать форма из приказа № 2281.
Как и раньше, она состоит из следующих разделов:

• титульный лист;
• раздел 1 «Свед-я о трудовой (иной) деятельности, страх. стаже, зарплате и доп. страх. взносах на накопительную пенсию». Заполняется он данными, которые ранее входили в СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3;
• раздел № 2 «Свед-я о начисленных страх. взносах на обязательное соц. страхование». Данные вносятся так же, как и в «старую» форму 4-ФСС.

В случае приема на работу сотрудника, кадровиком заполняется подраздел 1.1 подраздела 1 «Свед-я о трудовой (иной) деят-ти». Форма сведений персучета при трудоустройстве сдается в территориальный орган Социального фонда России (см. Порядок подачи, утвержденный Приказом СФР № 2281) в отношении всех работников, которые принимаются на работу:

• по трудовому договору в компанию;
• на основании договора гражданско-правового характера, в том числе по договору авторского права, лицензионного права отчуждения в отношении произведений искусства, науки;
• на удаленный режим;
• на совместительство.

Информация в отчет вносится на основании первичных кадровых и бухгалтерских документов. Форма предоставления: бумажная или электронная. Заполняется отчет без помарок и подчисток с помощью компьютера или вручную печатными буквами чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цветов.

Подписывает документ руководитель (или лицо, имеющее полномочия действовать от имени юридического или физического лица, подтвержденные доверенностью), заверяется печатью (при наличии).

Как и куда подавать отчет

В случае приема на работу сотрудника форма ЕФС-1 сдается в территориальный орган Социального фонда России (образовался с 2023 года в результате слияния Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования) не позднее рабочего дня, следующего за таким событием (п. 6 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ). Документ представляется на бумажном носителе (в случае наличия штатных работников в организации, у индивидуального предпринимателя не более 10) или в формате электронного документа, подписанного ЭЦП. Если в компании есть обособленные подразделения, то персонифицированные сведения предоставляет Социальный фонд России по месту регистрации подразделения.

Как заполнять ЕФС-1 при приеме на работу

При трудоустройстве заполняется титульный лист и подраздел 1.1 раздела 1 отчета.

Титульный лист содержит данные об организации:

• номер регистрации в СФР;
• наименование компании. Важно указывать название в соответствии с уставными документами;
• ИНН;
• КПП для юрлиц (для ИП не требуется);
• ОКФС согласно общероссийскому классификатору форм собственности;
• ОКПО;
• ОКВЭД согласно уставным документам;
• ОГРН или ОГРНИП;
• код категории страхователя — физического лица;
• телефон и почту контактного лица;
• должность, ФИО, подпись, печать, дату.

Подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о труд. (иной) деят-ти» содержит следующие данные:

• персональные данные лица: ФИО, СНИЛС;
• дату кадрового мероприятия;
• вид кадрового мероприятия;
• периоды работы с указанием на территориальные условия труда (при наличии): РКС (МКС);
• должность, структурное подразделение;
• код трудовой деятельности (состоит из семи знаков в формате 00.000-0-0);
• причину увольнения;
• дату и номер приказа.

В графе 5 дополнительно указывается вид трудового договора с использованием кодов:

• основное место работы:
  • 0 — бессрочный;
  • 0.1 — на срок до 6 месяцев;
  • 0.2 — на срок более 6 месяцев.
• по совместительству:
  • 1 — бессрочный;
  • 1.1 — на срок до 6 месяцев;
  • 1.2 — на срок более 6 месяцев.

Для графы 6 с 2024 г. добавлены новые коды:

• для договоров ГПХ:
  • ДГПХФЛНС — договор ГПХ, по которому уплачиваются страховые взносы на ОСС от НС и ПЗ;
  • ДАВТФЛНС — договор авторского заказа с аналогичными обязательствами;
• для госорганов, представляющих сведения о профессиональной службе (например, МВД, таможня, УИС), — ОСОБ;
• для режима работы:
  • ДИСТ — дистанционная работа;
  • НДОМ — работа на дому;
  • НЕПД — неполный рабочий день;
  • НЕПН — неполная рабочая неделя.

Вот заполненный образец ЕФС-1 при приеме на работу:

Часто задаваемые вопросы о заполнении ЕФС-1 при приеме на работу