Как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу
При трудоустройстве сотрудника на работу ранее делались соответствующие записи в трудовую книжку и готовились иные кадровые документы. С переходом на цифровой носитель произошли изменения. Разбираемся, как заполняется электронная трудовая книжка при приеме, какие особенности ведения существуют.
Как работать с электронной трудовой
Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ были внесены изменения в ТК РФ в части оформления сведений о трудовой деятельности. С 2023 г. все работодатели (юридические лица или индивидуальные предприниматели) ведут электронную трудовую книжку, прием и увольнение сотрудников оформляется не на бумаге (ст. 66.1 ТК РФ).
ЭТК не предполагает материального носителя, реализуется в цифровом виде и содержит сведения, аналогичные бумажному носителю, которые хранятся в базе данных Социального фонда России (ранее Пенсионный фонд). Заводится она на всех работников, в том числе совместителей внутренних и внешних. Каких-либо исключений в оформлении ЭТК законом не предусмотрено.
Для организации работы с электронной трудовой книжкой сделайте по компании следующие подготовительные мероприятия:
- Определите ответственное лицо за ведение ТК в цифровом виде, прием работника с электронной трудовой книжкой и сдачу отчета ЕФС-1 в Социальный фонд России. Как правило, таким лицом является кадровик, бухгалтер или иной специалист по решению руководства.
- Издайте приказ о назначении ответственного лица и ознакомьте с ним под подпись.
- Внесите соответствующие изменения в должностную инструкцию и трудовой договор.
- Установите или скачайте на сайте СФР программное обеспечение для сдачи и проверки отчета.
Как заполнить электронную трудовую книжку при приеме сотрудника
При приеме на работу сотрудник предоставляет ТК на бумажном носителе, если не принято решение о ведении ЭТК (для сведений до 2021 года), сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-СФР, утвержденной Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.11.2022 № 713, на основании которых и вносятся данные о трудоустройстве, имеющемся стаже работника (для лиц, которые ведут ЭТК, а также для всех категорий граждан по информации о профессиональной деятельности с 2022 года и позднее).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести электронные трудовые книжки. Используйте эти инструкции бесплатно.
Сведения о своей профессиональной деятельности застрахованное лицо получает одним из следующих способов:
- у прежнего работодателя;
- через МФЦ;
- в подразделении СФР;
- через портал Госуслуги.
Специалист кадровой службы или иной ответственный сотрудник оформляет прием на работу с электронной трудовой книжкой, как и с бумажным вариантом, — на основании письменного заявления вновь принимаемого работника. Составляется труд. договор, работник знакомится под подпись с должностной инструкцией и иными локальными актами.
Различий в оформлении приема на работу в зависимости от формы ведения ТК для физического лица нет.
Обратите внимание, что сама по себе цифровая ТК кадровиком не заполняется и не ведется. Работником организации-работодателя при приеме сотрудника с электронной трудовой книжкой передаются данные, отраженные в отчете ЕФС-1, содержащие информацию по кадровому мероприятию, в Социальный фонд России в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме на работу.
Нюансы заполнения ЭТК
Электронная трудовая книжка содержит основной перечень информации, который отражается на бумажном аналоге:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС;
- дата кадрового мероприятия: прием, увольнение, перевод, приостановление, возобновление трудовой деятельности;
- место осуществления труд. функции, включая наименование работодателя;
- вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
- занимаемая должность, профессия, специализация, квалификация, структурное подразделение;
- вид труд. функции;
- код выполняемой работы;
- дата, номер приказа или иного документа-основания;
- основания увольнения.
В чем особенности заполнения и ведения ТК в цифровом виде:
- сведения о награждениях и поощрениях не вносятся в ЭТК. Наличие такой информации важно при получении звания ветерана труда;
- нет информации об образовании до начала труд. деятельности;
- если сведения не переданы работодателем в СФР, информация не отразится в ЭТК;
- отказ сотрудника от перехода на цифровой вид ТК не предполагает освобождения организации от ее ведения в цифровом виде. Просто одновременно с электронной книжкой организация ведет учет и в бумажной варианте;
- лицам, впервые принимающимся на работу, заводят только ЭТК — требование одновременного ведения ТК на бумажном носителе не предусмотрено законом.
Нормативная база
