рубрики

Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу? Разъяснения Роструда

КонсультантПлюс
Заверенная копия трудовой книжки — документ, чаще всего необходимый для предъявления в организациях, занимающихся вопросами социального обеспечения, а также в банках для получения кредита. Бывают и другие варианты, когда трудящегося могут попросить подтвердить таким образом свой рабочий стаж. Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу — читайте в нашем материале.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Новый ГОСТ и новые правила заверения документов

В Кадровый совет сайта ClubTK.ru все чаще стали поступать вопросы: где почитать Приказ Роструда от 25 мая 2017 г. 435 ст, в котором описан новый порядок заверения документов, в том числе и основной головной боли всех кадровых специалистов — трудовых книжек (ТК). На самом деле требуется уточнение — приказ с этим номером выпустил, конечно же, не Роструд, а Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), а Роструд этот документ прокомментировал, то есть существует определенная путаница в понятиях.

Итак, интересующий нас Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст ввел в действие новый ГОСТ по документообороту в организациях. Документ достаточно объемный и касается:

  • уставов и положений;
  • правил, инструкций и регламентов;
  • постановлений, распоряжений и приказов;
  • решений и протоколов;
  • договоров, актов и писем;
  • справок, а также других документов, в том числе включенных в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Но нас прежде всего интересует, как заверить трудовую по новому ГОСТу.

По новому ГОСТу (п. 5.26), если заверенная копия трудовой книжки выдается для предоставления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинник. В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год. Стоит отметить, что писать многострадальное «Верно» вовсе не обязательно, теперь разрешено использовать штамп «Верно» по новому ГОСТу, который можно заказать либо в специальной фирме или набрать его самостоятельно.

Но не во всех компаниях официальные бумаги хранятся в номенклатурных делах, у многих — в сейфах. А альтернативы новый ГОСТ р 7.0.97-2016 (как заверяем трудовую книжку) не предоставляет. Что делать?

Как указать в копии трудовой книжки место хранения подлинника

По этому поводу в Роструде напомнили, что по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче ТК и вкладышей в них отвечают работодатели. Организациям разрешено хранить их в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В то же время документы национальной системы стандартизации, коим является и новый ГОСТ, применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

Таким образом, если ТК хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то при оформлении копий достаточно указать только место хранения оригинала, без указания номера дела и года. Но так, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала документа. Т. е. избежать приписки о месте хранения подлинников трудовых книжек не получится.

Вот пример заверения копии трудовой книжки по новому ГОСТу. При подготовке примеров использовались записи из официального разъяснения инспекторов в двух случаях, когда оригиналы хранятся в номенклатурном деле и когда в ином месте, например, в сейфе:

Пример 1:

Верно
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2020 год
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

Пример 2:

Верно
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация», ин. № 12345
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

  • 2018-08-22 10:46:35
    Приписку о месте хранения трудовой книжки необходимо на каждой странице копии делать? Или достаточно на последней странице, на которой наклейка на прошивке? Спасибо
  • 2018-08-22 12:05:01
    А что значит в первом образце приписки за 2018 год? А если сотрудник с 2017-ого года работает?
  • 2018-08-22 12:24:13
    Тогда нам надо указывать 2017 года, если он принят в 2017г.?
  • 2018-10-23 08:57:39
    Добрый день, а что такое ин. № 12345 инвентарный номер сейфа?
  • 2018-11-03 15:06:10
    Может ли натариус заверить КОПИЮ трудовой книжки
  • 2018-12-10 09:40:34
    нужно ли прописывать фразу работает по настоящее время как делали раньше?
  • 2018-12-10 12:37:05
    банк требует, а отдел кадров отказывают в этой надписи, ссылаясь на закон. Банк в этом случае должен принять, раз по закону такие изменения?
  • 2018-08-15 07:43:37
    Александр, добрый день! Читали мы внимательно и даже написали об этом, почитайте внимательно, особенно последний раздел материала. И таки да, ребята - это обращение, и его следует выделять запятыми.
  • 2018-08-22 10:47:58
    Будет достаточно на последней, если прошиваете все страницы в один файл
  • 2018-08-22 12:17:39
    Это пример номенклатуры дела
  • 2018-09-19 06:52:50
    Значит и не пишите
  • 2018-10-23 08:58:52
    Да, это образец)))
  • 2018-11-06 09:42:00
    если у него будет оригинал заверит копию, копию с копии он заверять не будет
  • 2018-12-10 12:21:13
    Некоторые банки требуют такую запись, по большому счету ГОСТ рекомендует
  • 2018-12-10 13:58:08
    Диля, Вы где живете? Если в России, то банк Вам ничего не должен, ГОСТ не есть закон, кадры тоже молодцы, им по большому счету запись эту сделать труда не составит... Что сказать...
  • 2018-09-18 19:51:02
    А что обозначает ин. № 12345? А если у меня нет инв. № 12345?
  • 2018-09-21 07:40:33
    Уже пять лет я пользуюсь штампом, в котором моя должность и фамилия, и штампом Копия верна - время, затраченное на заверение копии, уменьшилось в пять раз. Теперь надо заказать новый штамп о хранении подлинника. Будем делать, другого выхода нет.
  • 2018-08-14 18:00:21
    Если бы вы ребята, подробно читали текст нового ГОСТа, то знали, что он не обязателен к исполнению. См. 5 пункт Предисловия.
Можно ли исправить дату рождения в трудовой книжке

Дата рождения в трудовой книжке — это обязательные сведения, которые вносят в титульный лист. Основанием служат документы, удостоверяющие личность.

Делопроизводство Трудовые книжки

17 Июня 2021 в 11:25

Что делать, если не внесли запись в трудовую книжку

Как внести пропущенную запись в трудовую книжку:

  1. Запросите первичный документ — основание.
  2. Внесите запись под следующим очередным порядковым номером.
  3. Впишите реквизиты документа-основания в последнюю колонку.

Трудовые книжки

16 Июня 2021 в 11:13

Как отправить трудовую книжку по почте

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — это процедура, которую инициирует работодатель, если отсутствует возможность выдать документ сотруднику на руки. Такое направление возможно только при наличии заявления или письменного согласия от служащего.

Трудовые книжки Увольнение

12 Мая 2021 в 10:11

Записи в трудовой книжке совместителя

Запись в трудовую книжку о работе по совместительству — это отметка об осуществлении сотрудником рабочей деятельности вне основного рабочего времени в той же организации или в другой. Ее делает работодатель по основному месту рабочей деятельности по желанию работника. 

Трудовые книжки Совместительство

12 Апреля 2021 в 11:33

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

Выписка из электронной трудовой книжки — это документ, который Пенсионный фонд России выдает по запросу служащего. Он подтверждает стаж и занятость работника. 

Трудовые книжки

25 Марта 2021 в 10:19

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА