Рейтинг@Mail.ru
Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу 2020 — приказ Роструда от 25 мая 2020 г. № 435-ст
рубрики

Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу? Разъяснения Роструда

КонсультантПлюс
Заверенная копия трудовой книжки — документ, чаще всего необходимый для предъявления в организациях, занимающихся вопросами социального обеспечения, а также в банках для получения кредита. Бывают и другие варианты, когда трудящегося могут попросить подтвердить таким образом свой рабочий стаж. Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу — читайте в нашем материале.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Новый ГОСТ и новые правила заверения документов

В Кадровый совет сайта ClubTK.ru все чаще стали поступать вопросы: где почитать Приказ Роструда от 25 мая 2017 г. 435 ст, в котором описан новый порядок заверения документов, в том числе и основной головной боли всех кадровых специалистов — трудовых книжек (ТК). На самом деле требуется уточнение — приказ с этим номером выпустил, конечно же, не Роструд, а Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), а Роструд этот документ прокомментировал, то есть существует определенная путаница в понятиях.

Итак, интересующий нас Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст ввел в действие новый ГОСТ по документообороту в организациях. Документ достаточно объемный и касается:

  • уставов и положений;
  • правил, инструкций и регламентов;
  • постановлений, распоряжений и приказов;
  • решений и протоколов;
  • договоров, актов и писем;
  • справок, а также других документов, в том числе включенных в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Но нас прежде всего интересует, как заверить трудовую по новому ГОСТу.

По новому ГОСТу (п. 5.26), если заверенная копия трудовой книжки выдается для предоставления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинник. В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год. Стоит отметить, что писать многострадальное «Верно» вовсе не обязательно, теперь разрешено использовать штамп «Верно» по новому ГОСТу, который можно заказать либо в специальной фирме или набрать его самостоятельно.

Но не во всех компаниях официальные бумаги хранятся в номенклатурных делах, у многих — в сейфах. А альтернативы новый ГОСТ р 7.0.97-2016 (как заверяем трудовую книжку) не предоставляет. Что делать?

Как указать в копии трудовой книжки место хранения подлинника

По этому поводу в Роструде напомнили, что по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче ТК и вкладышей в них отвечают работодатели. Организациям разрешено хранить их в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В то же время документы национальной системы стандартизации, коим является и новый ГОСТ, применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

Таким образом, если ТК хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то при оформлении копий достаточно указать только место хранения оригинала, без указания номера дела и года. Но так, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала документа. Т. е. избежать приписки о месте хранения подлинников трудовых книжек не получится.

Вот пример заверения копии трудовой книжки по новому ГОСТу. При подготовке примеров использовались записи из официального разъяснения инспекторов в двух случаях, когда оригиналы хранятся в номенклатурном деле и когда в ином месте, например, в сейфе:

Пример 1:

Верно
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2020 год
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

Пример 2:

Верно
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация», ин. № 12345
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

  • 2018-08-22 10:46:35
    Приписку о месте хранения трудовой книжки необходимо на каждой странице копии делать? Или достаточно на последней странице, на которой наклейка на прошивке? Спасибо
  • 2018-08-22 12:05:01
    А что значит в первом образце приписки за 2018 год? А если сотрудник с 2017-ого года работает?
  • 2018-08-22 12:24:13
    Тогда нам надо указывать 2017 года, если он принят в 2017г.?
  • 2018-10-23 08:57:39
    Добрый день, а что такое ин. № 12345 инвентарный номер сейфа?
  • 2018-11-03 15:06:10
    Может ли натариус заверить КОПИЮ трудовой книжки
  • 2018-12-10 09:40:34
    нужно ли прописывать фразу работает по настоящее время как делали раньше?
  • 2018-12-10 12:37:05
    банк требует, а отдел кадров отказывают в этой надписи, ссылаясь на закон. Банк в этом случае должен принять, раз по закону такие изменения?
  • 2018-08-15 07:43:37
    Александр, добрый день! Читали мы внимательно и даже написали об этом, почитайте внимательно, особенно последний раздел материала. И таки да, ребята - это обращение, и его следует выделять запятыми.
  • 2018-08-22 10:47:58
    Будет достаточно на последней, если прошиваете все страницы в один файл
  • 2018-08-22 12:17:39
    Это пример номенклатуры дела
  • 2018-09-19 06:52:50
    Значит и не пишите
  • 2018-10-23 08:58:52
    Да, это образец)))
  • 2018-11-06 09:42:00
    если у него будет оригинал заверит копию, копию с копии он заверять не будет
  • 2018-12-10 12:21:13
    Некоторые банки требуют такую запись, по большому счету ГОСТ рекомендует
  • 2018-12-10 13:58:08
    Диля, Вы где живете? Если в России, то банк Вам ничего не должен, ГОСТ не есть закон, кадры тоже молодцы, им по большому счету запись эту сделать труда не составит... Что сказать...
  • 2018-09-18 19:51:02
    А что обозначает ин. № 12345? А если у меня нет инв. № 12345?
  • 2018-09-21 07:40:33
    Уже пять лет я пользуюсь штампом, в котором моя должность и фамилия, и штампом Копия верна - время, затраченное на заверение копии, уменьшилось в пять раз. Теперь надо заказать новый штамп о хранении подлинника. Будем делать, другого выхода нет.
  • 2018-08-14 18:00:21
    Если бы вы ребята, подробно читали текст нового ГОСТа, то знали, что он не обязателен к исполнению. См. 5 пункт Предисловия.
Кто вправе расписаться и выдать трудовую книжку при увольнении

Законодательство предусматривает взаимодействие двух сторон — работодателя и работника. Но четко не указано, кто подписывает трудовую книжку при увольнении работника — кадровик, директор, бухгалтер или, может, секретарь.

Трудовые книжки

16 Июня 2022 в 15:00

Вносится ли декретный отпуск в трудовую книжку

Находясь в отпуске по уходу за ребенком, женщина фактически прерывает работу на 3 года. Разбираемся, вносится ли запись в трудовую на время декретного отпуска и как учитывается стаж новоиспеченных родителей.   

19 Мая 2022 в 11:24

Ответственность работодателя за потерю трудовой книжки работника

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника: 

  • направить запросы в организации, где работал сотрудник, для получения сведений о периодах его деятельности;
  • собрать комиссию по установлению стажа с участием заинтересованных организаций;
  • при необходимости заслушать свидителей;
  • составить акт;
  • оформить дубликат.

Трудовые книжки

21 Марта 2022 в 14:05

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку:

  1. На титульном листе указать персональные данные работника, его должность и образование, дату заведения.
  2. Записи на титуле заверить подписью владельца документа и работника, ответственного за заполнение.
  3.  Начиная с первой страницы вписывать порядковые номера записей, даты, кадровые события и реквизиты приказов, которыми они утверждены.

Трудовые книжки

24 Февраля 2022 в 13:36

Запись в трудовую книжку индивидуального предпринимателя

Как правильно записать в трудовую запись по индивидуальному предпринимателю:   

  1. Вписать наименование ИП полностью.
  2. Вписать необходимые сведения о приеме, переводах, увольнении работника.
  3. Заверить подписью ИП.

В целом процедура такая же, как и при заполнении ТК любого другого работника.

Трудовые книжки

04 Января 2022 в 10:35

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА