рубрики

Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу? Разъяснения Роструда

Заверенная копия трудовой книжки — документ, чаще всего необходимый для предъявления в организациях, занимающихся вопросами социального обеспечения, а также в банках для получения кредита. Бывают и другие варианты, когда трудящегося могут попросить подтвердить таким образом свой рабочий стаж. Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу — читайте в нашем материале.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Новый ГОСТ и новые правила заверения документов

В Кадровый совет сайта ClubTK.ru все чаще стали поступать вопросы: где почитать Приказ Роструда от 25 мая 2017 г. 435 ст, в котором описан новый порядок заверения документов, в том числе и основной головной боли всех кадровых специалистов — трудовых книжек (ТК). На самом деле требуется уточнение — приказ с этим номером выпустил, конечно же, не Роструд, а Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), а Роструд этот документ прокомментировал, то есть существует определенная путаница в понятиях.

Итак, интересующий нас Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст ввел в действие новый ГОСТ по документообороту в организациях. Документ достаточно объемный и касается:

  • уставов и положений;
  • правил, инструкций и регламентов;
  • постановлений, распоряжений и приказов;
  • решений и протоколов;
  • договоров, актов и писем;
  • справок, а также других документов, в том числе включенных в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Но нас прежде всего интересует, как заверить трудовую по новому ГОСТу.

По новому ГОСТу (п. 5.26), если заверенная копия трудовой книжки выдается для предоставления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинник. В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год. Стоит отметить, что писать многострадальное «Верно» вовсе не обязательно, теперь разрешено использовать штамп «Верно» по новому ГОСТу, который можно заказать либо в специальной фирме или набрать его самостоятельно.

Но не во всех компаниях официальные бумаги хранятся в номенклатурных делах, у многих — в сейфах. А альтернативы новый ГОСТ р 7.0.97-2016 (как заверяем трудовую книжку) не предоставляет. Что делать?

Как указать в копии трудовой книжки место хранения подлинника

По этому поводу в Роструде напомнили, что по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче ТК и вкладышей в них отвечают работодатели. Организациям разрешено хранить их в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В то же время документы национальной системы стандартизации, коим является и новый ГОСТ, применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

Таким образом, если ТК хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то при оформлении копий достаточно указать только место хранения оригинала, без указания номера дела и года. Но так, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала документа. Т. е. избежать приписки о месте хранения подлинников трудовых книжек не получится.

Вот пример заверения копии трудовой книжки по новому ГОСТу. При подготовке примеров использовались записи из официального разъяснения инспекторов в двух случаях, когда оригиналы хранятся в номенклатурном деле и когда в ином месте, например, в сейфе:

Пример 1:

Верно
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2020 год
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

Пример 2:

Верно
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация», ин. № 12345
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Записи в трудовой книжке совместителя

Внесение записей в трудовую книжку о работе по совместительству осуществляет только работодатель по основному месту работы. На работников, которые трудятся на условиях внешнего совместительства, по требованиям законодательства, работодатель не имеет право вести трудовые книжки.

Трудовые книжки Совместительство

28 Января 2020 в 11:47

Как вести электронные трудовые книжки с 2020: правила для работодателей

Электронные трудовые книжки в России заработают с 2020 года. Нормативные акты подписаны, в ближайшее время традиционные бумажные документы учета рабочего стажа отдадут работникам, а сведения из них передадут в ПФР. Чтобы переход на новые правила был безболезненным, реформа пройдет в несколько этапов.

Актуально Трудовые книжки

24 Января 2020 в 17:50

Когда отменят трудовые книжки

Отмена трудовых книжек в России начнется поэтапно уже с 2020 года. Этот вопрос давно обсуждался на всех уровнях. Попытки уйти от бумажного документооборота совершались не раз, и не находили должного отклика у работодателей и работников. Но законодатели приняли решение, закон о переводе в электронный формат подписан, организации перестанут оформлять привычные бланки, а сведения о стаже подчиненных начнут передавать непосредственно в ПФР.

Трудовые книжки Актуально

24 Декабря 2019 в 15:16

Что делать при потере трудовой книжки

Что делать при потере трудовой книжки, если утрата произошла в период официального трудоустройства, ясно — обратиться к работодателю за дубликатом. Если гражданин официально не трудоустроен, необходимо:

  1. Обратиться к последнему работодателю за новой трудовой.
  2. Запросить данные о прежних местах работы у предыдущих работодателей, в государственном Архиве или в Пенсионном фонде РФ.
  3. При необходимости обратиться в суд с заявлением  о восстановлении данных.

Трудовые книжки

16 Декабря 2019 в 14:48

Недействительная запись в трудовой книжке

Как сделать запись в трудовой книжке о недействительной записи, зависит от того, в какой части документа возникла необходимость в исправлении и на каком этапе его ведения: на титульном листе ошибочные сведения зачеркиваются, при исправлении данных о работе информация об их ложности указывается отдельной строкой. Существуют и другие нюансы.

Трудовые книжки

13 Декабря 2019 в 09:26

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА