Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу? Разъяснения Роструда

Новый ГОСТ и новые правила заверения документов

В Кадровый совет сайта ClubTK.ru все чаще стали поступать вопросы: где почитать Приказ Роструда от 25 мая 2017 г. 435 ст, в котором описан новый порядок заверения документов, в том числе и основной головной боли всех кадровых специалистов — трудовых книжек (ТК). На самом деле требуется уточнение — приказ с этим номером выпустил, конечно же, не Роструд, а Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), а Роструд этот документ прокомментировал, то есть существует определенная путаница в понятиях.

Итак, интересующий нас Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст ввел в действие новый ГОСТ по документообороту в организациях. Документ достаточно объемный и касается:

• уставов и положений;
• правил, инструкций и регламентов;
• постановлений, распоряжений и приказов;
• решений и протоколов;
• договоров, актов и писем;
• справок, а также других документов, в том числе включенных в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Но нас прежде всего интересует, как заверить трудовую по новому ГОСТу.

По новому ГОСТу (п. 5.26), если заверенная копия трудовой книжки выдается для предоставления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинник. В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год. Стоит отметить, что писать многострадальное «Верно» вовсе не обязательно, теперь разрешено использовать штамп «Верно» по новому ГОСТу, который можно заказать либо в специальной фирме или набрать его самостоятельно.

Но не во всех компаниях официальные бумаги хранятся в номенклатурных делах, у многих — в сейфах. А альтернативы новый ГОСТ р 7.0.97-2016 (как заверяем трудовую книжку) не предоставляет. Что делать?

Как указать в копии трудовой книжки место хранения подлинника

По этому поводу в Роструде напомнили, что по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче ТК и вкладышей в них отвечают работодатели. Организациям разрешено хранить их в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В то же время документы национальной системы стандартизации, коим является и новый ГОСТ, применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

Таким образом, если ТК хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то при оформлении копий достаточно указать только место хранения оригинала, без указания номера дела и года. Но так, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала документа. Т. е. избежать приписки о месте хранения подлинников трудовых книжек не получится.

Вот пример заверения копии трудовой книжки по новому ГОСТу. При подготовке примеров использовались записи из официального разъяснения инспекторов в двух случаях, когда оригиналы хранятся в номенклатурном деле и когда в ином месте, например, в сейфе:

Пример 1:

Верно
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2018 год
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

Пример 2:

Верно
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация», ин. № 12345
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018