Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу, если документы – в сейфе? Разъяснения Роструда

24 Октября 2017 в 10:29
Не во всех организациях трудовые книжки хранятся в номенклатурных делах. И сейчас это не играет никакой роли. Но совсем скоро кадровикам придется заверять копии трудовых книжек работников по требованиям нового ГОСТа Р 7.0.97-2016 и указывать место нахождения подлинника документа, в том числе номер и год дела. Как быть, если трудовые хранятся в сейфе? Консультацию относительно нового ГОСТа и изменений в правила заверения копий трудовых книжек подготовили в ГИТ.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter
Подпишитесь на новости
Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять
самые важные статьи вам на
электронную почту

Новый ГОСТ и новые правила заверения копий трудовых книжек

Согласно приказам Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст и от 25 мая 2017 г. N 435-ст, с 1 июля 2018 года на территории РФ станет обязательным новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Документ будет распространяться на следующие организационно-распорядительные документы:

  • уставы и положения;
  • правила, инструкции и регламенты;
  • постановления, распоряжения и приказы;
  • решения и протоколы;
  • договоры, акты и письма;
  • справки, а также другие документы, в том числе, включенные в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299).

По новому ГОСТу (см. п. 5.26), если заверенная копия трудовой книжки выдается для представления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинный документ. В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год.

Но не во всех компаниях трудовые книжки хранятся в номенклатурных делах, у многих – в сейфах. А альтернативы указания месторасположения документов в самом ГОСТе нет. Что делать?

Рекомендации эксперта по оформлению записей на копиях

В Роструде напомнили, что по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них отвечают работодатели. Организациям разрешено хранить трудовые книжки в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В то же время документы национальной системы стандартизации, коим является и новый ГОСТ, применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

Таким образом, если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то при оформлении копий достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки, без указания номера дела и года. Но так, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала трудовой книжки.

Вот примеры записей из официального разъяснения инспекторов в двух случаях, когда трудовые книжки хранятся в номенклатурном деле и когда в ином месте, например, в сейфе:

Пример 1:

Верно
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле N 01 за 2017 год
Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.
02.07.2018

Пример 2:

Верно
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация», ин. № 12345
Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.
02.07.2018

Задайте вопрос экспертам
Можно ли отказаться забирать трудовую книжку?

Иногда обиженные работники при увольнении отказываются забирать свою трудовую, чтобы потом иметь возможность пожаловаться на работодателя. Получится ли таким образом насолить начальнику?

Кадровики советуют Разбираем на примерах Трудовые книжки

04 Декабря 2017 в 14:02

Законно ли иметь две трудовые книжки?

Можно ли иметь две трудовые книжки и работать на двух работах — разрешается ли это законодательно? Расскажем об ответственности, и с чем может столкнуться человек при оформлении пенсии в этом случае.

Трудовые книжки Кадровики советуют

07 Ноября 2017 в 13:00

Исправления в трудовой книжке

Все время от времени ошибаются, кадровики не исключение. Случаются ошибки и при заполнении трудовых книжек. Но страшного ничего нет, любую оплошность можно исправить. Разберем подробнее, как правильно внести исправления в трудовую книжку (2017 г.).

Трудовые книжки

06 Сентября 2017 в 15:51

Можно ли завести третью трудовую книжку

По разным причинам у людей иногда находится не одна трудовая книжка, а две или более. Является ли это нарушением Трудового кодекса и какое грозит наказание владельцу нескольких трудовых или его работодателям?

Разбираем на примерах Трудовые книжки

06 Сентября 2017 в 13:37

Трудовая книжка

Трудовая книжка — это основной документ работающего человека в России. Основное назначение — подтверждение стажа и трудовой деятельности работника.

Трудовые книжки Документооборот

25 Августа 2017 в 14:56

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА