Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу? Разъяснения Роструда

Новый ГОСТ и новые правила заверения документов

В Кадровый совет сайта ClubTK.ru все чаще стали поступать вопросы: где почитать Приказ Роструда от 25 мая 2017 г. 435 ст, в котором описан новый порядок заверения документов, в том числе и основной головной боли всех кадровых специалистов — трудовых книжек (ТК). На самом деле требуется уточнение — приказ с этим номером выпустил, конечно же, не Роструд, а Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), а Роструд этот документ прокомментировал, то есть существует определенная путаница в понятиях.

Итак, интересующий нас Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст ввел в действие новый ГОСТ по документообороту в организациях. Документ достаточно объемный и касается:

• уставов и положений;
• правил, инструкций и регламентов;
• постановлений, распоряжений и приказов;
• решений и протоколов;
• договоров, актов и писем;
• справок, а также других документов, в том числе включенных в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Но нас прежде всего интересует, как заверить трудовую по новому ГОСТу.

По новому ГОСТу (п. 5.26), если заверенная копия трудовой книжки выдается для предоставления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинник. В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год. Стоит отметить, что писать многострадальное «Верно» вовсе не обязательно, теперь разрешено использовать штамп «Верно» по новому ГОСТу, который можно заказать либо в специальной фирме или набрать его самостоятельно.

Но не во всех компаниях официальные бумаги хранятся в номенклатурных делах, у многих — в сейфах. А альтернативы новый ГОСТ р 7.0.97-2016 (как заверяем трудовую книжку) не предоставляет. Что делать?

Как указать в копии трудовой книжки место хранения подлинника

По этому поводу в Роструде напомнили, что по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче ТК и вкладышей в них отвечают работодатели. Организациям разрешено хранить их в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В то же время документы национальной системы стандартизации, коим является и новый ГОСТ, применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

Таким образом, если ТК хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то при оформлении копий достаточно указать только место хранения оригинала, без указания номера дела и года. Но так, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала документа. Т. е. избежать приписки о месте хранения подлинников трудовых книжек не получится.

Вот пример заверения копии трудовой книжки по новому ГОСТу. При подготовке примеров использовались записи из официального разъяснения инспекторов в двух случаях, когда оригиналы хранятся в номенклатурном деле и когда в ином месте, например, в сейфе:

Пример 1:

Верно
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2020 год
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

Пример 2:

Верно
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация», ин. № 12345
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-08-22 10:46:35
  Приписку о месте хранения трудовой книжки необходимо на каждой странице копии делать? Или достаточно на последней странице, на которой наклейка на прошивке? Спасибо
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-08-22 12:05:01
  А что значит в первом образце приписки за 2018 год? А если сотрудник с 2017-ого года работает?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-08-22 12:24:13
  Тогда нам надо указывать 2017 года, если он принят в 2017г.?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-10-23 08:57:39
  Добрый день, а что такое ин. № 12345 инвентарный номер сейфа?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-11-03 15:06:10
  Может ли натариус заверить КОПИЮ трудовой книжки
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-12-10 09:40:34
  нужно ли прописывать фразу работает по настоящее время как делали раньше?
• Светлана Черных (Кузнецова)
  2018-12-10 12:37:05
  банк требует, а отдел кадров отказывают в этой надписи, ссылаясь на закон. Банк в этом случае должен принять, раз по закону такие изменения?
• Никита Костров
  2018-08-15 07:43:37
  Александр, добрый день! Читали мы внимательно и даже написали об этом, почитайте внимательно, особенно последний раздел материала. И таки да, ребята - это обращение, и его следует выделять запятыми.
• Никита Костров
  2018-08-22 10:47:58
  Будет достаточно на последней, если прошиваете все страницы в один файл
• Никита Костров
  2018-08-22 12:17:39
  Это пример номенклатуры дела
• Никита Костров
  2018-09-19 06:52:50
  Значит и не пишите
• Никита Костров
  2018-10-23 08:58:52
  Да, это образец)))
• Никита Костров
  2018-11-06 09:42:00
  если у него будет оригинал заверит копию, копию с копии он заверять не будет
• Никита Костров
  2018-12-10 12:21:13
  Некоторые банки требуют такую запись, по большому счету ГОСТ рекомендует
• Никита Костров
  2018-12-10 13:58:08
  Диля, Вы где живете? Если в России, то банк Вам ничего не должен, ГОСТ не есть закон, кадры тоже молодцы, им по большому счету запись эту сделать труда не составит... Что сказать...
• Борис Кудрин Кудрин
  2018-09-18 19:51:02
  А что обозначает ин. № 12345? А если у меня нет инв. № 12345?
• Сусанна Мирзаханова
  2018-09-21 07:40:33
  Уже пять лет я пользуюсь штампом, в котором моя должность и фамилия, и штампом Копия верна - время, затраченное на заверение копии, уменьшилось в пять раз. Теперь надо заказать новый штамп о хранении подлинника. Будем делать, другого выхода нет.
• Alexandr Sozinov
  2018-08-14 18:00:21
  Если бы вы ребята, подробно читали текст нового ГОСТа, то знали, что он не обязателен к исполнению. См. 5 пункт Предисловия.