рубрики

Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу? Разъяснения Роструда

30 Июля 2018 в 16:29
Заверенная копия трудовой книжки — документ, чаще всего необходимый для предъявления в организациях, занимающихся вопросами социального обеспечения, а также в банках для получения кредита. Бывают и другие варианты, когда трудящегося могут попросить подтвердить таким образом свой рабочий стаж. Как заверить копию трудовой по новому ГОСТу — читайте в нашем материале.
Оглавление
Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter

Новый ГОСТ и новые правила заверения документов

В Кадровый совет сайта ClubTK.ru все чаще стали поступать вопросы: где почитать Приказ Роструда от 25 мая 2017 г. 435 ст, в котором описан новый порядок заверения документов, в том числе и основной головной боли всех кадровых специалистов — трудовых книжек (ТК). На самом деле требуется уточнение — приказ с этим номером выпустил, конечно же, не Роструд, а Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт), а Роструд этот документ прокомментировал, то есть существует определенная путаница в понятиях.

Итак, интересующий нас Приказ Росстандарта от 25 мая 2017 г. № 435-ст ввел в действие новый ГОСТ по документообороту в организациях. Документ достаточно объемный и касается:

  • уставов и положений;
  • правил, инструкций и регламентов;
  • постановлений, распоряжений и приказов;
  • решений и протоколов;
  • договоров, актов и писем;
  • справок, а также других документов, в том числе включенных в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299).

Но нас прежде всего интересует, как заверить трудовую по новому ГОСТу.

По новому ГОСТу (п. 5.26), если заверенная копия трудовой книжки выдается для предоставления в другую организацию, кадровый работник должен не только написать традиционное «Верно» и расписаться, но и указать, где хранится подлинник. В частности, необходимо уточнить наименование организации, номер дела и год. Стоит отметить, что писать многострадальное «Верно» вовсе не обязательно, теперь разрешено использовать штамп «Верно» по новому ГОСТу, который можно заказать либо в специальной фирме или набрать его самостоятельно.

Но не во всех компаниях официальные бумаги хранятся в номенклатурных делах, у многих — в сейфах. А альтернативы новый ГОСТ р 7.0.97-2016 (как заверяем трудовую книжку) не предоставляет. Что делать?

Как указать в копии трудовой книжки место хранения подлинника

По этому поводу в Роструде напомнили, что по Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче ТК и вкладышей в них отвечают работодатели. Организациям разрешено хранить их в специальных лотках, ящиках, в сейфах. В то же время документы национальной системы стандартизации, коим является и новый ГОСТ, применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством РФ (ч. 1 ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»).

Таким образом, если ТК хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то при оформлении копий достаточно указать только место хранения оригинала, без указания номера дела и года. Но так, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала документа. Т. е. избежать приписки о месте хранения подлинников трудовых книжек не получится.

Вот пример заверения копии трудовой книжки по новому ГОСТу. При подготовке примеров использовались записи из официального разъяснения инспекторов в двух случаях, когда оригиналы хранятся в номенклатурном деле и когда в ином месте, например, в сейфе:

Пример 1:

Верно
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2019 год
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

Пример 2:

Верно
Подлинник документа находится в сейфе отдела кадров ООО «Организация», ин. № 12345
Инспектор по кадрам /подпись/ И.И. Иванова
02.07.2018

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
Подпишитесь на новости Клуба кадровиков
Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.
Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес.
Как заверять копии трудовой книжки

Как заверить копию трудовой книжки в 2019 году — этот вопрос кадровики обсуждают снова и снова, несмотря на то, что написано на эту тему уже достаточно много. Дело в том, что 01.07.2018 в силу вступил ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он определил новые правила оформления документов и заверения трудовых книжек (ТК). Собрали в одну статью все, что необходимо помнить кадровому специалисту в связи с изменениями.

Трудовые книжки Актуально

25 Января 2019 в 17:15

Увольнение в трудовой книжке

Запись в трудовой книжке об увольнении по собственному желанию — это одна из тех рабочих ситуаций, которые происходят и в которых принципиальное значение имеет каждое слово. Ошибка, допущенная при заполнении этого документа, может привести к серьезным правовым последствиям как для уволенного работника, так и для работодателя. О том, как сделать правильную запись в трудовой книжке при увольнении, что и как писать в каждой графе, расскажем в статье. Здесь же вы сможете найти образец записи увольнения в трудовой книжке 2019 и, как самый частый вариант, образец записи в трудовой при увольнении по собственному желанию 2019.

Трудовые книжки Увольнение

28 Декабря 2018 в 13:18

Конфликтное увольнение. Как расстаться со скандалистом

Очень неприятные сюрпризы могут подстерегать кадровиков при любом действии. Например, выдаче трудовой книжки.

Разбираем на примерах Трудовые книжки Увольнение

21 Декабря 2018 в 11:48

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк для занесения сведений о работе. Вкладыш используется, когда заканчиваются чистые страницы в основной части ТК.

Трудовые книжки

19 Декабря 2018 в 15:58

Правила заполнения трудовой книжки

Порядок заполнения трудовой книжки — это последовательность действий при внесении записей в основной документ о трудовом стаже работника. Как заполняется трудовая книжка, кто вносит записи и в какой последовательности — читайте в нашей статье и смотрите образцы записей.

Трудовые книжки

20 Ноября 2018 в 11:32

Грамотно решаем профессиональные кадровые вопросы
На ваши вопросы отвечают опытные кадровики и юристы
Вы можете задать
вопрос бесплатно
Есть вопрос? Задайте его прямо сейчас.
Ответ гарантируем!

ОШИБКА В ТЕКСТЕ

Коротко опишите суть
ошибки (например: опечатка)
и нажмите "Отправить"

Сообщение отправлено. Спасибо!

ОТМЕНА