Как заверить выписку из документа
Практически вся наша жизнь регламентируется всевозможной документацией. Каждому человеку или организации постоянно требуется представлять в различные инстанции тот или иной документ. Но многие из них достаточно объемны, имеют несколько страниц, которые содержат лишнюю информацию, а требуется лишь часть его содержания. В таких ситуациях целесообразно представлять выписку из документа. Разберем, как ее правильно оформить и заверить.
Скачать бланк заверенной выписки из протокола общего собрания
Скачать образец заполнения заверенной выписки из трудового договора
Из каких документов делают выписки
Выписку делают из любого документа, когда необходима часть изложенного в нем содержания, а не весь он целиком. К примеру, это:
- приказы — о приеме на работу, увольнении, переводе, премировании или поощрении сотрудников организации;
- договоры — из трудовых договоров и хозяйственных (например, поставки, купли-продажи, подряда, перевозки и т.д.);
- протоколы, решения (протокол общего собрания ООО, АО, различных комиссий);
- учредительная документация (устав, положение);
- локальные нормативные акты организации (коллективный договор, правила, положения);
- журнал регистрации (например, входящей и исходящей корреспонденции);
- медицинская карта пациента и т.д.
Как оформить выписку из документов
Выписка из документа представляет собой копию части содержания ее текста, надлежащим образом заверенную. Т.о., чтобы правильно ее оформить, необходимо придерживаться следующего алгоритма действий:
- Используйте при оформлении фирменный бланк организации.
- Укажите реквизиты документации, копия содержания которой готовится. К примеру, дату и номер приказа, дату принятия решения общего собрания ООО и т.д.
- Сделайте копию части текста первоначального документа, исходя из того, какие сведения из его содержания необходимо представить (к примеру, о приеме на работу или увольнении сотрудника, принятии общим собранием ООО решения, конкретный пункт устава).
- Укажите сведения о лице (лицах), который(е) подписал(и) исходник: его(их) должность и ФИО.
Как заверить выписку из документов
Отметка о заверении подтверждает, что копия соответствует содержанию подлинника. Чтобы правильно заверить подготовленную выдержку из документации, после копии ее содержания укажите следующие данные:
- Напишите слово «Верно».
- Укажите сведения о лице, который заверяет документ: его должность, ФИО и собственноручную подпись. Заверять документацию уполномочен руководитель организации или иной сотрудник, которому такое право делегировано доверенностью или приказом.
- Дату, когда документ заверен.
- Надпись, что подлинный экземпляр находится в вашем учреждении, с указанием номера дела, в котором он хранится, и года. Такую отметку требуется проставлять в случаях, когда документация направляется в другую организацию.
- Проставляется оттиск печати. Печать необходимо проставлять, если она используется в деятельности организации. Когда печать не используется, то заверить необходимо только подписью уполномоченного лица. Оттиск какой печати проставлять в таких случаях — организация решает самостоятельно. Например, устанавливается, что кадровую документацию необходимо заверять печатью отдела кадров.
Некоторым организациям в ходе их хозяйственной деятельности достаточно часто требуется оформлять выписки из различной документации. В связи с этим у них возникает вопрос, на который мне приходилось отвечать по роду своей адвокатской деятельности: допускается ли оформить заверение выдержки из документации путем проставления оттиска соответствующего штампа. Да, отметку о заверении не запрещено проставлять путем использования специально изготовленного для таких целей штампа. Нормативных запретов для этого не установлено.
Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы оформить выписку из приказа.
Чтобы правильно заверить выписку из документации, предлагаем воспользоваться нашими шаблоном:
|
_____________________________________________________ (наименование, адрес, ОГРН, ИНН ООО) Выписка из протокола общего собрания участников ООО «___________» от «__»________ ___ г. № ___ «___»_________ ___ г. по адресу: ______________________________ с ___ часов ___ минут до ___ часов ___ минут состоялось общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью «_______________________» (далее — Общество), на котором присутствовали: ______________________________________________________________________, (наименование или ФИО участников, их реквизиты и размер доли) ______________________________________________________________________, ______________________________________________________________________, что составляет _____% от общего числа всех участников Общества. Пунктом ___ протокола постановили: «Создать филиал Общества в ______________________________________________». (место нахождения филиала (представительства)) Выписка верна. Руководитель ООО «___________»: _________________/__________________ |
и образцом заполнения:
Часто задаваемые вопросы, как правильно заверить выписку из документа
-
Из какой документации делают выписки?
Из любой, при необходимости передачи части ее содержания (приказы, распоряжения, договоры, протоколы, уставы ЛНА и т.д.).
-
Что такое выписка из документа?
Это копия части содержания его текста, надлежащим образом заверенная.
-
Как ее правильно оформить?
Изготовить ее на бланке организации. Сделайте копию части текста первоначального документа и укажите сведения о лице, которое его подписало (его должность и ФИО).
-
Как правильно заверить выписку?
После изложения необходимой части содержания указать слово «Верно», должность и ФИО лица, которое ее заверяет, его подпись, дату заверения, обозначить, где хранится оригинальный экземпляр, проставить оттиск печати, если она используется организацией при осуществлении ее деятельности.
