Какие документы считаются основаниями для приказов по личному составу
Какие основания используют для приказов по личному составу, и как правильно их оформить, чтобы не возникало претензий от проверяющих органов? С такими вопросами к нам обратился читатель «Clubtk.ru». Чтобы ответить на них, я рассмотрю тему подробнее и покажу способы оформления на примерах.
НПА, регулирующие основания для приказов по личному составу
Приказы личного состава — это распорядительные акты, которые регулируют взаимоотношения работодателя с сотрудниками компании (п. 3 ст. 3 ФЗ № 125 от 22.10.2004). К ним относятся следующие распоряжения по личному составу: о приеме на работу, увольнении, переводе, отпуске, оплате труда, возложении новых обязанностей, наложении взысканий, награждениях и т. д.
Издают их на основе определенных документов, которые составляют по инициативе одного из сотрудников, руководителя структурного подразделения, главы компании и т. д.
Какой инициативный документ использовать для издания распоряжения по личному составу, регулирует Трудовой кодекс РФ. Например, один из таких документов — заявление от работника. По ТК РФ, его надо писать в разных ситуациях:
- увольнение по инициативе работника (по собственному желанию) — ст. 80;
- перевод на другую должность — ст. 72.1;
- уход в ежегодный отпуск — ст. 122;
- получение отпуска за собственный счет сотрудника — ст. 128;
- согласие на выполнение дополнительных обязанностей — ст. 60.2;
- приостановление действия трудового договора из-за мобилизации — 351.7;
- получение копий документов, связанных с работой в компании, — ст. 62 и др.
Еще один документ, который предусматривает ТК РФ в качестве основания для приказов по личному составу, — уведомление руководства организации. Его используют, например, при увольнении по инициативе работодателя (ст. 81 и 180), изменении условий трудового договора из-за технологических преобразований (ст. 74), о расторжении срочного трудового соглашения с работником (ст. 79), дате начала ежегодного отпуска (ст. 123) и т. д.
Какие документы являются основаниями для приказов по личному составу
Чтобы издание приказа по личному составу стало обоснованным, понадобятся разные письменные документы, в зависимости от того, какого события касается приказ:
- заявление от сотрудника;
- уведомление от работодателя;
- трудовой договор;
- коллективный договор;
- служебная или докладная записка руководителя подразделения (например, о награждении или отправке в служебную поездку);
- акт о нарушении трудовой дисциплины;
- запрос от руководителя другой компании о переводе сотрудника и др.
Например, при приеме на работу основание для приказа — трудовой договор. Если на подчиненного возложили дополнительные обязанности, то допсоглашение к трудовому договору. Сотрудник увольняется, основанием станет заявление. Руководитель издает распоряжение о наказании сотрудника за прогул, основание — докладная записка от его непосредственного руководителя, акт о невыходе на работу нарушителя и объяснительная записка прогульщика.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие приказы входят в состав личных дел и каковы сроки их хранения (в том числе приказов на отпуск). Используйте эти инструкции бесплатно.
Как указать основание в приказе по личному составу
Как указать основание в приказе по личному составу, зависит от того, о каком приказе идет речь.
Из-за удобства многие компании продолжают использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя сейчас они не обязательны. В них строка основания размещена через одну пустую строчку после текста, до подписи руководителя компании.
Бесплатно скачать бланк или образец этого документа в КонсультантПлюс! Скачать бесплатно
Учтите, что слово «Основание» надо всегда писать в единственном числе, независимо от того, сколько документов после него перечисляют, даже если их несколько. Документы указывают по хронологии или в логическом порядке через запятую, нумеровать их не надо.
Например, если это приказ о расторжении договора за прогул, то здесь важно следовать процедуре по выяснению обстоятельств и вины сотрудника, предусмотренной в ТК РФ. Следовательно, документы-основания перечислять надо по этой логике: сначала — служебная записка от начальника, акт о неявке на работу, объяснительная и т. д.
Если вы составляете приказ в произвольном виде, то слово «Основание» размещаем под текстом, отступив от левого края листа (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Рекомендуется разместить его, отступив ниже текста одну пустую строчку.
